Hướng dẫn từ A – Z thủ tục xin Visa thăm thân

Đối với nhiều người Việt Nam đang sinh sống, học tập hoặc làm việc tại Nhật Bản, mong muốn được đoàn tụ gia đình hoặc mời bố mẹ, vợ/chồng, con cái sang thăm là điều rất đỗi tự nhiên và chính đáng. Không chỉ để chia sẻ niềm vui, nỗi buồn trong cuộc sống xa quê, mà còn là dịp để đưa người thân đi thăm quan Nhật Bản.

Để thực hiện hóa mong muốn ấy, thủ tục xin visa thăm thân (親族訪問ビザ – shinzoku hōmon visa) là con đường chính thống và hợp pháp nhất. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn băn khoăn trước khi bắt đầu làm hồ sơ: “Thủ tục thế nào?”, “Cần chuẩn bị giấy tờ gì?”, “Mất bao lâu mới có kết quả?”…

Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết những thắc mắc đó và hướng dẫn từng bước cụ thể, giúp bạn có thể tự tin hoàn thiện hồ sơ mời gia đình sang Nhật theo diện visa thăm thân, tránh những sai sót thường gặp và tiết kiệm thời gian xử lý.

Visa thăm thân là gì?

Visa thăm thân (短期滞在ビザ – tạm trú ngắn hạn) là loại visa được cấp cho người thân của những người đang sinh, học tập và làm việc tại Nhật Bản như du học sinh, kỹ sư, lao động hoặc người có visa dài hạn khác. Mục đích chính của loại visa này là để:

• Thăm thân nhân, gia đình.
• Có thể kết hợp du lịch, tham quan.
• Trong một số trường hợp đặc biệt, người thân sang để chăm sóc con cái, phụ nữ mang thai, hoặc hỗ trợ trong thời gian sinh nở.

Thời gian lưu trú của visa thăm thân thường kéo dài 15 ngày, 30 ngày hoặc tối đa 90 ngày. Đây là loại visa ngắn hạn, chỉ cho phép thăm thân hoặc du lịch và Không cho phép đi làm tại Nhật Bản.

Đối tượng có thể xin visa và các loại visa thăm thân

Đối tượng có thể xin visa thăm thân

Theo quy định của chính phủ Nhật Bản, visa thăm thân áp dụng cho những người có quan hệ huyết thống hoặc quan hệ hôn nhân hợp pháp với người đang cư trú tại Nhật. Cụ thể, nhóm đối tượng thường được chấp nhận gồm:

• Vợ/chồng.
• Con ruột, con nuôi hợp pháp.
• Bố mẹ ruột, bố mẹ vợ/chồng.
• Anh chị em ruột (chỉ trong một số trường hợp đặc biệt và cần lý do hợp lý).
• Ông bà, cháu (ít phổ biến, thường chỉ cấp nếu có lý do chính đáng, ví dụ trông nom, chăm sóc con cháu).

Trong thực tế, bố mẹ ruột và vợ/chồng và con cái là nhóm đối tượng dễ xin visa nhất, vì đây là những mối quan hệ huyết thống và hôn nhân trực tiếp, dễ chứng minh và phù hợp với mục đích thăm thân theo đúng tinh thần của loại visa này.

Ngoài ra, Chính phủ Nhật Bản có thể cấp visa thăm thân cho những đối tượng có mối quan hệ là bạn bè, người yêu hoặc người có quan hệ họ hàng huyết thống hôn nhân quá 3 đời với người đang sinh sống và làm việc tại Nhật. Điều kiện và thủ tục sẽ phức tạp hơn.

Các loại visa thăm thân

Visa thăm thân tại Nhật thường phổ biến với 2 loại visa sau:

Visa thăm thân 1 lần (Single Visa): chỉ cho phép nhập cảnh vào Nhật Bản 1 lần duy nhất trong thời gian visa còn hiệu lực. Sau khi rời Nhật, nếu muốn quay lại phải xin visa mới và thông thường phải chờ từ 3 – 6 tháng sau khi xuất cảnh.

Visa thăm thân nhiều lần (Multiple Visa): cho phép nhập cảnh vào Nhật Bản nhiều lần trong thời gian visa còn hiệu lực mà không cần xin lại, thời hạn visa lên đến 5 năm.

 Lưu ý: dù là visa 1 lần hay nhiều lần đều thuộc diện visa ngắn hạn (短期滞在ビザ), không được phép đi làm tại Nhật.

Hồ sơ xin visa thăm thân cần chuẩn bị những gì?

Hồ sơ được chia thành hai nhóm:

1. Hồ sơ phía người mời (ở Nhật).
2. Hồ sơ phía người được mời (ở Việt Nam).

Hồ sơ phía người mời/ bảo lãnh (ở Nhật)

Phía người mời/ bảo lãnh đang sinh sống tại Nhật cần chuẩn bị:

1. Thư mời (招へい理由書 – Shōhei Riyūsho): bản gốc
   • Giải thích lý do mời, thời gian dự định ở Nhật, mối quan hệ.
   • Trong phần mục đích nhập cảnh, không chỉ ghi chung chung là “thăm thân” mà hãy ghi hoạt động cụ thể tại Nhật Bản.
   • Trường hợp có 2 người trở lên đồng xin visa, hãy kèm theo danh sách người xin visa
2. Bản cam kết bảo lãnh (身元保証書 – Mimotohoshōsho) – bản gốc: Người mời cam kết chịu trách nhiệm chi phí ăn ở, đi lại và tuân thủ pháp luật Nhật cho người thân.
3. Giấy chứng minh tư cách lưu trú tại Nhật – Thẻ cư trú (在留カード – Zairyū kādo) – bản photo (photo 2 mặt).
4. Hộ chiếu (passport) – bản photo.
5. Giấy chứng nhận cư trú (住民票 – Jūminhyō) – bản gốc. Có thể cần thêm hợp đồng thuê nhà (nếu cần).
6. Bản sao hộ tịch/hộ khẩu: Trường hợp người mời là người Nhật hoặc vợ/ chồng của người mời là người Nhật.
7. Lịch trình dự kiến (滞在予定表 – Taizai Yoteihyō) – bản gốc hoặc bản photo.
   • Phía mời bên Nhật bắt buộc phải làm tài liệu này. Nếu Đại sứ quán nhận định là phía người xin visa làm tài liệu này sẽ từ chối cấp visa.
   • Bắt buộc phải điền ngày nhập cảnh, ngày xuất cảnh Nhật Bản. Bắt buộc điền tên chuyến bay và sân bay xuất nhập cảnh nếu đã quyết định.
   • Lịch trình cần viết theo từng ngày. Không chỉ ghi tên thành phố chung chung như “Tokyo”, “Kyoto” mà cần ghi cụ thể địa điểm và nội dung hoạt động thực tế.
   • Hãy điền cụ thể nơi sẽ nghỉ lại (trường hợp khách sạn ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại).
8. Giấy chứng minh công việc và thu nhập:
   • Nếu là du học sinh: giấy chứng nhận đang học (在学証明書) – bản gốc, bảng điểm hoặc giấy xác nhận học bổng – bản photo (nếu có).
   • Nếu là người đi làm:
     • Giấy chứng nhận đang làm việc (在職証明書): bản gốc.
     • Giấy chứng minh thu nhập (源泉徴収票): bản photo.
     • Giấy xác nhận đóng thuế (納税証明書 và 課税証明書) của năm gần nhất: bản gốc.
     • Hợp đồng lao động hoặc bảng lương 3 tháng gần nhất: bản photo.
     • Giấy xác nhận số dư ngân hàng (残高証明書): bản gốc (Nếu đầu Việt Nam có thì không cần).

Hồ sơ của người được mời/ được bảo lãnh (ở Việt Nam)

Người thân tại Việt Nam cần chuẩn bị:

1. Hộ chiếu (passport) – bản gốc: Còn hạn ít nhất 6 tháng, có ký tên.
2. Thẻ căn cước công dân – photo công chứng.
3. Tờ khai xin cấp visa Nhật Bản (theo mẫu của Đại sứ quán/ Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam, có dán ảnh 4,5×3,5 cm nền trắng, không đeo kính) – bản gốc
   • Phần cuối cùng của tờ khai xin visa, người xin visa chính chủ phải ký giống trùng với chữ ký trên hộ chiếu.
   • Mặt sau ảnh phải ghi rõ họ tên.
   • Hồ sơ sẽ không được tiếp nhận nếu có chỉnh sửa ảnh.
   • Hồ sơ cần xử lý trên máy và không dập ghim.
4. Giấy tờ chứng minh mối quan hệ:
   • Giấy khai sinh (nếu mời bố mẹ hoặc con cái) – photo công chứng.
   • Giấy đăng ký kết hôn (nếu mời vợ/chồng) – photo công chứng.
   • Sổ hộ khẩu – photo công chứng.
5. Chứng minh tài chính (nếu cần): Thông thường, người bảo lãnh bên Nhật sẽ lo chi phí, nhưng một số trường hợp ĐSQ/ LSQ Nhật vẫn yêu cầu người ở Việt Nam cung cấp thêm giấy tờ để chứng minh khả năng quay về:
   • Giấy tờ chứng minh công việc (hợp đồng lao động, bảng lương, giấy xác nhận đang làm việc) – bản photo.
   • Giấy xác nhận số dư ngân hàng – bản gốc: Nếu phía Nhật Bản có thì không cần.
   • Giấy tờ xác minh tài sản (nếu có) – photo công chứng.
   • Đơn xin nghỉ phép để đi thăm thân (nếu đang đi làm).
6. Giấy tờ xác nhận đặt chỗ máy bay hoặc hành trình: bản gốc
   • Vé tàu cũng được chấp nhận.
   • Khuyến cáo không được mua vé khi chưa nhận được visa.
   • Hành trình không phải là văn bản mà người xin visa/người mời làm mà là bản in “hành trình bay” trong đó có ghi thông tin ngày xuất phát/đến nơi, thời gian, họ tên, địa điểm xuất phát/đến nơi.

 Lưu ý:

• Trừ các giấy tờ đã ghi rõ thời hạn hiệu lực, tất cả giấy tờ trong hồ sơ trình nộp phải trong vòng 3 tháng kể từ ngày phát hành.
• Đối với trường hợp xin Visa thăm thân nhiều lần: Ngoài những hồ sơ cần phải chuẩn bị nêu trên. Những người muốn xin visa thăm thân nhiều lần trong 3 năm gần đây, có trên 1 lần lưu trú ngắn hạn tại Nhật, trong thời gian ở Nhật không có vấn đề về nhập cảnh, lưu trú, vi phạm pháp luật. Trong 3 năm gần đây, nhiều lần đi đến các nước G7 (Mỹ, Hàn, EU…, trừ Nhật) với mục đích lưu trú ngắn hạn.
• Các bạn có thể tham khảo thêm thông tin và tải các mẫu đơn/ tờ khai tại website của Đại sứ quán Nhật Bản qua đường link sau:
  • https://www.vn.emb-japan.go.jp/itpr_ja/VN_SVisaFAM.html
  • https://www.vn.emb-japan.go.jp/itpr_ja/VN_SVisaFR.html

Quy trình nộp hồ sơ xin visa thăm thân

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người mời/ bảo lãnh ở Nhật chuẩn bị toàn bộ giấy tờ như hướng dẫn phía trên rồi gửi bản gốc về Việt Nam (thư mời, bản cam kết bảo lãnh, lịch trình…). Người thân ở Việt Nam (người được mời/ được bảo lãnh) tập hợp đầy đủ hồ sơ để tiến hành các bước tiếp theo.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại nơi tiếp nhận

• Từ năm 2016, visa thăm thân ngắn hạn bắt buộc phải nộp qua các công ty du lịch/đại lý ủy thác được Đại sứ quán Nhật Bản chỉ định. Các công ty này sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và gửi đến LSQ/ĐSQ.
• Người xin visa không thể tự nộp trực tiếp tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán trừ một số trường hợp đặc biệt (ví dụ: quan chức nhà nước, trường hợp khẩn cấp về y tế hoặc tang lễ).
• Nơi nộp hồ sơ cụ thể theo hộ khẩu:
  • Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội: là cơ quan đại diện chính, phụ trách toàn quốc, thuận tiện cho các bạn tại khu vực phía Bắc nộp hồ sơ.
  • Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. HCM: phục vụ khu vực phía Nam.
  • Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng: phục vụ khu vực miền Trung.
• Các công ty ủy thác sẽ hướng dẫn bạn: lịch hẹn nộp hồ sơ, kiểm tra giấy tờ, thu lệ phí dịch vụ và gửi hồ sơ đến LSQ/ĐSQ Nhật Bản.

Bước 3: Nộp lệ phí xin visa

Sau khi nộp hồ sơ, bạn sẽ cần thanh toán lệ phí xin visa.

Bước 4: Chờ xét duyệt

Thời gian xét duyệt visa thăm thân Nhật Bản thường từ 5 – 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, có thể lâu hơn nếu hồ sơ cần xác minh thêm.

Bước 5: Nhận kết quả

• Visa được cấp: Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, người xin visa sẽ được cấp visa thăm thân Nhật Bản dán trong hộ chiếu, với thời hạn lưu trú 15, 30 hoặc 90 ngày.
• Visa bị từ chối: Nếu hồ sơ không đáp ứng yêu cầu hoặc có sai sót, bạn có thể bị từ chối cấp visa. Tuy nhiên, bạn có thể nộp hồ sơ xin lại visa trong tương lai nếu không có sai sót nghiêm trọng (như gian lận…), và thường phải chờ 6 tháng sau.

Chi phí xin visa thăm thân

Khi nộp hồ sơ qua công ty ủy thác, bạn sẽ phải trả 2 khoản phí:

1. Lệ phí visa nộp cho Đại sứ quán/LSQ Nhật Bản: (cập nhật cho các hồ sơ được thụ lý từ 1/4/2025 – 31/3/2026)

• Visa nhập cảnh 1 lần: 500.000 VNĐ.
• Visa nhập cảnh nhiều lần: 1.000.000 VNĐ.

2. Phí dịch vụ cho công ty ủy thác:

• Dao động từ 150.000 – 400.000 VNĐ/hồ sơ tùy công ty.
• Một số công ty trọn gói dịch vụ (soát hồ sơ, dịch thuật, đi nộp hộ) có thể thu cao hơn, khoảng 500.000 – 800.000 VNĐ.

👉 Tổng chi phí cho mỗi hồ sơ visa thăm thân thường rơi vào khoảng 800.000 – 2.000.000 VNĐ.

Những lưu ý quan trọng khi xin visa thăm thân

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác: Thiếu giấy tờ có thể bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xét duyệt.
• Chứng minh tài chính: Nếu người mời ở Nhật có thu nhập thấp hoặc là du học sinh, nên chuẩn bị thêm giấy tờ chứng minh tài chính của người thân ở Việt Nam.
• Lịch trình rõ ràng: Nên có kế hoạch cụ thể từng ngày, tránh chỉ ghi chung chung “tham quan” mà không có nội dung thăm thân chi tiết.
• Không khai gian thông tin: Nếu bị phát hiện, khả năng bị từ chối visa hoặc cấm xin visa trong thời gian dài là rất cao.
• Người mời nên có thời gian lưu trú tại Nhật ổn định: Nếu vừa mới sang Nhật chưa lâu hoặc chưa có việc làm ổn định, tỷ lệ được cấp visa cho người thân sẽ thấp hơn.
• Nên làm visa trước ngày đi ít nhất 2 tháng để tránh trễ kế hoạch.

Những trường hợp thường bị từ chối

• Hồ sơ thiếu giấy tờ quan trọng, không chứng minh được mối quan hệ.
• Người mời ở Nhật có thu nhập thấp, không chứng minh được khả năng bảo lãnh tài chính.
• Người xin visa tại Việt Nam không có ràng buộc rõ ràng (công việc, tài chính…), dễ bị nghi ngờ có ý định ở lại Nhật bất hợp pháp.
• Thông tin khai trong hồ sơ không khớp hoặc có dấu hiệu gian dối.

Nếu bị từ chối, đương đơn không được giải thích lý do cụ thể. Thông thường, phải chờ 6 tháng sau mới có thể nộp lại hồ sơ xin visa.

Kinh nghiệm tăng tỷ lệ đậu visa thăm thân

• Người mời ở Nhật nên có công việc ổn định, thu nhập rõ ràng (tốt nhất từ 250 man – 300 man yên/năm trở lên).
• Hồ sơ nên dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh (nếu hồ sơ tiếng Việt thì cần bản dịch kèm theo).
• Trong lịch trình, nên sắp xếp hợp lý: vừa tham quan vừa ở nhà cùng gia đình.
• Nếu mời bố mẹ sang chăm con, nên nêu rõ lý do: ví dụ vợ sinh nở, không có người trông con.
• Người ở Việt Nam nên có công việc ổn định, giấy xác nhận nhân viên, đơn xin nghỉ phép… để chứng minh chắc chắn sẽ quay lại.

Kết luận

Thủ tục xin visa thăm thân Nhật Bản tuy nhiều giấy tờ, nhưng nếu chuẩn bị đầy đủ và đúng cách thì không quá khó. Điều quan trọng nhất là:

• Chứng minh được mối quan hệ gia đình hợp pháp.
• Người mời có năng lực tài chính và địa vị cư trú rõ ràng.
• Người được mời có ràng buộc tại Việt Nam, đảm bảo quay về sau khi hết hạn lưu trú.

Nếu bạn đang có ý định mời bố mẹ, vợ/chồng hay con cái sang Nhật, hãy bắt đầu chuẩn bị hồ sơ càng sớm càng tốt để quá trình được suôn sẻ. Đoàn tụ cùng gia đình nơi đất khách là một niềm hạnh phúc lớn. Hy vọng bài viết này giúp bạn nắm rõ toàn bộ thủ tục và tự tin thực hiện thành công.