Các Rắc Rối Khi Gia Hạn Visa Và Cách Giải Quyết

25 August, 2025

URLをコピーしました！

Nhu cầu gia hạn thời gian lưu trú (hay còn gọi là Visa) ở Nhật (在留期間更新許可申請) ngày một tăng cao vì nhiều lý do. Việc này tưởng đơn giản nhưng thực chất, đây lại là một bài kiểm tra của Đại sứ quán hoặc Cục Quản lý xuất nhập cảnh về sự chỉn chu và trong sạch trong hồ sơ của bạn. Những trường hợp như thời hạn nộp quá sớm hay quá muộn, thiếu giấy tờ thuế, chuyển việc chưa báo, không khai báo đúng nơi cư trú hoặc đi lại đúng dịp cần gia hạn,… đều có thể khiến hồ sơ của bạn bị trì hoãn hoặc không được chấp thuận.

Hãy cùng Sống Nhật điểm tên những trục trặc mà mọi người thường hay gặp phải khi gia hạn visa theo từng trường hợp (theo diện lao động, du học, phụ thuộc,…) kèm giải pháp xử lý, checklist giấy tờ cũng như một số bí kíp để tối ưu thời gian hay cách “cứu nguy” khi bạn có lỡ nộp muộn một cách hiệu quả, đúng luật nhé.

Mục lục

Điều kiện để được gia hạn Visa

Nhiều người tưởng rằng chỉ cần nộp hồ sơ đúng hạn là sẽ được gia hạn Visa, nhưng thực tế vẫn có nhiều người bị đánh trượt hoặc chỉ được gia hạn trong thời gian ngắn vì Cục Xuất nhập cảnh sẽ xem xét vô cùng kỹ lưỡng từng trường hợp dựa trên nhiều yếu tố (mục đích lưu trú, khả năng tài chính, tình trạng công việc hoặc học tập, mức độ tuân thủ pháp luật,…) trong thời gian bạn ở Nhật. Nếu điều kiện của bạn không đủ đáp ứng những điều kiện mà chính phủ Nhật xem xét, hồ sơ của bạn rất dễ bị từ chối.

Điều kiện để được gia hạn Visa với mỗi loại không hoàn toàn giống nhau nhưng vẫn có những logic chung. Dưới đây là những điều kiện điển hình mà Cục Xuất nhập cảnh thường xem xét khi xử lý hồ sơ xin gia hạn Visa.

Mục đích lưu trú còn phù hợp

Du học sinh: Phải chứng minh vẫn còn theo học chính thức tại trường (nộp giấy chứng nhận học tập, bảng điểm hoặc thời khóa biểu cho kỳ tiếp theo). Nếu đã nghỉ học, bỏ học hoặc bị đuổi học, khả năng gia hạn gần như bằng 0.
Lao động: Hợp đồng lao động phải còn hiệu lực, công việc đúng ngành nghề đã đăng ký trong Visa. Nếu chuyển việc, phải chứng minh công việc mới vẫn nằm trong phạm vi Visa cho phép.
Người phụ thuộc: Vẫn phải sống chung với người bảo lãnh, và người bảo lãnh cần có khả năng tài chính ổn định để tiếp tục hỗ trợ.

Đạt đủ yêu cầu về học tập hoặc công việc

Du học sinh:
- Điểm số không quá thấp (GPA duy trì từ mức trung bình trở lên).
- Tỉ lệ chuyên cần thường phải đạt từ 70–80% trở lên. Trường hợp nghỉ học nhiều hoặc không đủ điều kiện tốt nghiệp, hồ sơ có thể bị đánh giá tiêu cực.
Người đi làm:
- Cần có giấy xác nhận từ công ty đang làm việc.
- Không được nghỉ việc dài hạn hoặc mất việc mà chưa tìm được công việc mới.
- Nếu công ty sử dụng lao động bất hợp pháp hoặc trả lương dưới chuẩn, khả năng gia hạn Visa cũng bị ảnh hưởng.

Tuân thủ pháp luật

Không có hành vi vi phạm pháp luật trong thời gian cư trú.
Những vi phạm nhỏ (như vi phạm giao thông) có thể được xem xét, nhưng nếu tái phạm nhiều lần thì sẽ bất lợi khi xin gia hạn.
Du học sinh: Không làm thêm quá số giờ cho phép (tối đa 28 giờ/tuần, 40 giờ/tuần trong kỳ nghỉ dài). Nếu bị phát hiện làm thêm quá giờ, có thể bị từ chối gia hạn hoặc chỉ được cấp Visa ngắn hạn.
Không có tiền án, tiền sự liên quan đến cư trú bất hợp pháp hoặc làm việc trái phép.

Khả năng tài chính hoặc bảo trợ rõ ràng

Tự chủ tài chính: Người nộp đơn phải chứng minh có đủ tiền trang trải chi phí sinh hoạt, học tập hoặc sinh hoạt gia đình. Thường yêu cầu nộp sổ tiết kiệm, sao kê ngân hàng hoặc giấy tờ chứng minh thu nhập hàng tháng.
Có người bảo lãnh: Nếu được bảo lãnh bởi cha mẹ, vợ/chồng hoặc công ty thì cần có giấy tờ chứng minh năng lực tài chính của người bảo lãnh (giấy chứng nhận thu nhập, giấy nộp thuế, bảo hiểm xã hội, sổ tiết kiệm,…).

Hoàn thành nghĩa vụ xã hội tại Nhật

Người cư trú tại Nhật có nghĩa vụ đóng thuế cư trú, bảo hiểm y tế quốc dân, lương hưu quốc dân (nếu thuộc diện).
Khi xin gia hạn, Cục Xuất nhập cảnh thường yêu cầu nộp giấy chứng nhận đã đóng thuế và bảo hiểm.
Trường hợp nợ thuế hoặc bảo hiểm, hoặc chỉ đóng bổ sung sát ngày nộp hồ sơ sẽ khiến hồ sơ bị đánh giá không tốt, dễ bị từ chối hoặc chỉ được cấp Visa ngắn hạn (3 tháng – 1 năm thay vì 2–5 năm).

Có thể nói, điều kiện để được gia hạn Visa giống như những tiêu chí chấm điểm để xét duyệt tư cách lưu trú của bạn. Nếu kết quả học tập và công việc của bạn tốt, kết hợp với việc hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ xã hội, bạn thường được gia hạn dài hạn tiếp trong 1-2 năm. Nếu có vấn đề xảy ra, nghĩa là hồ sơ của bạn đang bị thiếu sót hoặc sai lệch thông tin ở đâu đó, thời gian gia hạn sẽ bị rút ngắn hoặc bạn sẽ bị yêu cầu bổ sung giải trình.

Những vấn đề dẫn đến rắc rối khi xin gia hạn Visa

Để tiếp tục sinh sống, học tập và làm việc tại Nhật, chúng ta chắc chắn cần phải nộp hồ sơ xin gia hạn Visa trước khi hết hạn. Mỗi lần như vậy, nhiều người thường ví đó như một “bài kiểm tra” bất ngờ mà chính phủ Nhật đặt ra. Tuy đã có sự chuẩn bị từ trước, nhưng chỉ một sơ suất nhỏ hay thiếu sót một chút thôi cũng đã đủ khiến bạn bị “trừ điểm” và khiến hồ sơ bị treo.

Những vấn đề phát sinh khi gia hạn thường không đến từ những quy định mà bạn tưởng chừng phức tạp, mà nó đến từ việc hệ thống của Nhật Bản yêu cầu sự đồng nhất, chính xác và minh bạch tuyệt đối. Ngoài ra, mỗi loại tư cách lưu trú cũng yêu cầu một số tài liệu nhấn vào một điểm tin cậy khác nhau (thu nhập, điểm số,…). Hiểu rõ về những rắc rối và điểm tin cậy của từng loại Visa cũng là một chìa khóa giúp quá trình gia hạn của bạn trở nên mượt mà hơn.

Thời hạn và lịch nộp không hợp lý (quá muộn hoặc nộp vào sát kỳ cao điểm). Thời điểm thích hợp nhất để nộp giấy tờ xin gia hạn là trong vòng 3 tháng trước ngày hết hạn, vừa đủ để hồ sơ của bạn có thời gian được xử lý.
Giấy tờ thuế hoặc bảo hiểm của bạn chưa được đóng đầy đủ.
Chuyển việc, đổi địa chỉ nhưng bạn không thông báo lại trong 14 ngày theo quy định.
Mô tả công việc không khớp với tư cách: Kỹ thuật (技術 – gijutsu), Trí thức nhân văn (人文知識 – jinbun chishiki) hay Kinh doanh quốc tế (国際業務 – kokusai gyōmu).
Đối với những sinh viên đi du học, bạn có thể không được gia hạn Visa nếu không đáp ứng đủ yêu cầu về thành tích hoặc điểm danh của trường, không chứng minh được nguồn tài chính đầy đủ hoặc làm thêm quá thời gian cho phép.
Ngoài ra, khi hồ sơ của bạn có yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ, việc bạn phản hồi chậm cũng sẽ dẫn đến rắc rối.

Mốc thời gian quan trọng và một số lưu ý

Nếu muốn dễ hiểu hơn, bạn có thể hình dung quy trình gia hạn Visa như một chuyến tàu hỏa: có giờ khởi hành, thời gian lấy vé, check in và thời gian chờ, nếu bạn ra sân ga quá muộn sẽ bị từ chối check in và lỡ chuyến. Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản có những quy định rất rõ ràng và họ kiểm tra vô cùng nghiêm ngặt về khung thời gian nộp hồ sơ, nhưng nếu là lần đầu bạn xin gia hạn Visa, có thể bạn sẽ không nắm vững.

Nhiều trường hợp do nộp quá sát hạn, hồ sơ rơi vào đúng mùa cao điểm,… khiến thời gian xử lý hồ sơ của bạn sẽ bị kéo dài hơn dự kiến. Việc nắm chắc các mốc thời gian chính là phương pháp rẻ nhất để tránh rắc rối, giúp bạn an tâm hơn. Trong thời gian đợi kết quả Visa, bạn có thể lên kế hoạch học tập, công việc hay đi du lịch quốc tế một cách chủ động. Sau khi bạn nộp hồ sơ thành công và hồ sơ của bạn được chấp thuận, thông thường sau khoảng từ 2 tuần đến 2 tháng, bạn sẽ được thông báo gia hạn, bạn sẽ cần mang hộ chiếu và lệ phí để nhận Visa gia hạn.

Bạn nên bắt đầu chuẩn bị cho việc xin gia hạn Visa tối thiểu 6-8 tuần trước thời hạn trên thẻ lưu trú. Nếu nộp đúng hạn, bạn vẫn được ở lại hợp pháp trong thời gian đặc biệt khi chờ xét (特例期間 – tokurei kikan) kể cả khi thẻ cư trú của bạn đã hết hạn. Không chỉ vậy, trong thời gian xét duyệt, nếu đáp ứng đủ điều kiện của Cục xuất nhập cảnh, bạn vẫn có thể xuất nhập cảnh bằng giấy phép “みなし再入国許可”.
Trong thời gian hồ sơ của bạn đang được xét, nếu bạn có nhu cầu cần nhập cảnh hoặc ra khỏi Nhật Bản, bạn cần mang theo giấy tiếp nhận (受理票 – jūrihyou) và biên nhận hồ sơ.
Thời gian để xử lý cho hồ sơ gia hạn tiêu chuẩn thường kéo dài trong khoảng 2 tuần – 1 tháng nhưng có thể thay đổi theo từng giai đoạn.
Vì số lượng nhu cầu cao, kèm theo thời gian xét duyệt, kiểm tra cũng như xử lý hồ sơ, bạn nên nộp sớm nhất trong vòng 3 tháng trước ngày hết hạn.
Khi được Cục xuất nhập cảnh duyệt hồ sơ, bạn sẽ cần nộp tem thuế (収入印紙 – shūnyū inshi) trị giá 4.000 yên dán vào hồ sơ để hoàn tất việc cấp phép. Đây là lệ phí hành chính để nhận được con dấu chấp thuận và cấp lại thẻ lưu trú với thời gian gia hạn mới. Nếu hồ sơ của bạn bị từ chối, bạn sẽ không cần nộp khoản lệ phí 4.000 yên này.
Ngoài trường hợp gia hạn, mức phí 4.000 yên này cũng áp dụng cho việc bạn xin đổi tư cách lưu trú hoặc xin tư cách hoạt động ngoài phạm vi Visa của bạn cho một số trường hợp.

Hồ sơ theo từng tư cách lưu trú

Một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối là không phân biệt rõ yêu cầu của từng loại Visa khác nhau. Mỗi tư cách lưu trú sẽ yêu cầu làm rõ những yếu tố khác nhau.

Với Visa lao động, cơ quan xuất nhập cảnh muốn biết rõ mối quan hệ giữa công việc, bằng cấp, hợp đồng, thu nhập và thuế của bạn. Rõ ràng hơn, đó chính là việc bạn có đang làm công việc phù hợp với bằng cấp và tư cách bạn đã được cấp hay không. Với tư cách là sinh viên hay du học sinh, bạn cần chứng minh được tiến độ học tập và nguồn tài chính của mình. Còn với Visa phụ thuộc, họ kiểm tra năng lực bảo trợ và tình trạng thu nhập của người bảo lãnh.

Việc nắm rõ những trọng tâm của từng loại Visa sẽ giúp bạn chuẩn bị giấy tờ đúng trọng điểm thay vì chuẩn bị quá nhiều thứ mà không đúng với những gì mà nội dung kiểm tra yêu cầu. Dưới đây là khung hồ sơ phổ biến dành cho với từng tư cách khác nhau, bản chất là chứng minh tính liên tục và hợp pháp của cuộc sống hay hoạt động của bạn tại Nhật.

Visa lao động (技術・人文知識・国際業務, 経営管理,…) cần chuẩn bị những gì?

Hiện nay, đối với Visa lao động ở Nhật Bản của Việt Nam gồm có 19 loại như Visa Kinh doanh/Quản lý, Giáo dục, Kỹ sư, Thực tập sinh,… Với loại thị thực này, các nhà chức trách sẽ xem xét những yếu tố sau: (1) công việc của bạn có phù hợp với tư cách không; (2) điều kiện lao động (lương, hình thức tuyển dụng, sự ổn định); (3) thực hiện đầy đủ nghĩa vụ xã hội, thuế; (4) nếu có thay đổi tổ chức tiếp nhận (công ty) đã báo chưa. Nếu bạn lo lắng về việc khớp visa khi chuyển việc, bạn có thể xin giấy chứng nhận việc làm được phép (就労資格証明書 – shūrō shikaku shōmeisho) để chứng minh tính hợp lệ và giảm rủi ro khi gia hạn thị thực.

Bộ hồ sơ: đơn xin gia hạn, ảnh thẻ 4×3 cm, hộ chiếu, thẻ lưu trú (在留カード – zairyu card), hợp đồng lao động (在職証明書 – Zaishoku shōmeisho), bảng lương hoặc chứng minh tổng thu nhập, giấy chứng nhận miễn thuế (非課税証明書 – hikazei shōmeisho) hoặc giấy chứng nhận nộp thuế (納税証明書 – nōzei shōmeisho) năm gần nhất.
Nếu bạn chuyển việc trong thời hạn visa: nộp giấy thông báo về việc thay đổi tổ chức tiếp nhận trong vòng 14 ngày sau khi chuyển.
Nếu bạn muốn thay đổi tư cách lưu trú dựa trên nội dung công việc, hãy chuẩn bị trước mô tả nhiệm vụ, bằng cấp liên quan và cân nhắc về giấy chứng nhận việc làm hợp lệ khi cần.

Visa du học (留学) – câu chuyện về chuyên cần, tiến độ và tài chính

Với sinh viên đang du học tại Nhật Bản, câu hỏi trọng tâm chính là: liệu bạn có thực sự học? Khi đến thời điểm gia hạn Visa, ngôi trường nơi bạn đang theo học (có thể là trường đại học, trường tiếng hoặc trường nghề) thường sẽ cấp giấy chứng nhận nhập học, bảng điểm và hồ sơ điểm danh của bạn, đồng thời bạn cần chứng minh nguồn tài chính và độ ổn định. Nếu bạn có chứng nhận làm thêm và có một công việc làm thêm (アルバイト), bạn phải làm theo đúng quy định của chính phủ như tổng thời gian làm việc, loại công việc,… Thiếu hoặc sai sót các điểm này hồ sơ của bạn sẽ dễ bị yêu cầu bổ sung hoặc bị rút ngắn thời hạn.

Bộ hồ sơ điển hình: đơn gia hạn, ảnh thẻ 4×3 cm, hộ chiếu, thẻ lưu trú, giấy chứng nhận nhập học, bảng điểm và hồ sơ điểm danh, chứng minh tài chính (sổ tiết kiệm, sao kê tài khoản, chứng minh bảo trợ, chứng minh thu nhập của người bảo lãnh, chứng nhận học bổng), lưu ý của trường.
Lưu ý của trường chính là phần nhận xét hoặc trình bày của trường về tư cách học tập của bạn, có thể bao gồm giấy chứng nhận đang theo học, giấy chứng nhận thành tích, điểm số, tình hình chuyên cần và ý kiến hoặc thư xác nhận từ trường. Các trường tiếng Nhật hoặc trường nghề thường chỉ cấp giấy xác nhận học tập và chuyên cần, có khi ngắn gọn hơn.
Trong trường hợp bạn chuyển cấp hoặc gián đoạn học tập: cần thông báo kịp thời và sẵn sàng giải trình kế hoạch học tập tiếp theo.
Nếu bạn chuyển từ trường tiếng lên đại học hoặc trường nghề hay chuyển từ hệ cử nhân lên hệ cao học, cần phải nộp thêm giấy nhập học mới (入学許可書 – Nyūgaku kyokasho) và kế hoạch học tập trong tương lai của bạn.

Visa phụ thuộc (家族滞在) – trọng tâm ở người bảo lãnh

Một hồ sơ đẹp của Visa phụ thuộc là sự kết hợp giữa tư cách hợp pháp và mức thu nhập hợp lý và ổn định của người bảo lãnh cộng với giấy tờ chứng minh quan hệ với người được bảo lãnh. Nếu người bảo lãnh vừa thay đổi công việc hoặc thu nhập có biến động, bạn hãy chuẩn bị giải trình lý do và bổ sung giấy tờ chứng minh ổn định như hợp đồng công việc mới, bảng lương gần nhất và chứng từ thuế.

Tài liệu tiêu biểu: đơn gia hạn, ảnh thẻ 4×3 cm, hộ chiếu, thẻ cư trú, thẻ đăng ký thường trú và giấy chứng nhận nộp thuế của người bảo lãnh, giấy chứng nhận việc làm, giấy chứng minh quan hệ (thường là giấy tờ hôn nhân hoặc giấy khai sinh của con cái), giấy chứng nhận đang cư trú của cả gia đình.
Nếu giấy tờ của một trong hai bên bằng tiếng nước ngoài, phải dịch sang tiếng Nhật.

Quy trình nộp hồ sơ gia hạn Visa và các kênh tiếp nhận

Nhiều bạn khi gia hạn Visa lần đầu thường không biết bắt đầu từ đâu, các bạn trở nên bối rối và có những thắc mắc chung như: “Mình nên bắt đầu từ đâu và nộp như thế nào?”, “Mình phải đi đâu để nộp hay được nộp online?” hay “Công ty/trường có thể nộp thay mình không?”. Để trả lời cho những câu hỏi này, khi gia hạn Visa tại Nhật, bạn cần nắm rõ quy trình cơ bản: chuẩn bị giấy tờ, điền đơn, nộp cho Cục Xuất nhập cảnh, chờ xét duyệt và cuối cùng là nhận kết quả. Quy trình này tưởng chừng đơn giản nhưng cũng có nhiều chi tiết cần lưu ý để hồ sơ của bạn tránh bị kéo dài thời gian.

Ngoài ra, cách bạn nộp hồ sơ cũng sẽ ảnh hưởng đáng kể đến trải nghiệm và quá trình gia hạn của bạn. Hiện nay, việc nộp gia hạn Visa được chấp nhận thông qua 3 phương tiện: trực tiếp, ủy quyền đại diện và online. Mỗi kênh đều có ưu và nhược điểm riêng, vì vậy trước khi quyết định phương tiện nộp hồ sơ bạn hãy tìm hiểu kỹ để tránh bất tiện nhé. Việc nộp trực tiếp mang đến sự chủ động nhưng tốn thời gian, ủy quyền thì tiện vì bạn chỉ cần cung cấp đủ giấy tờ mà không cần làm gì thêm nhưng nhiều khả năng sẽ mất phí, nộp đơn online thì nhanh chóng và thuận tiện nhưng lại chưa áp dụng cho tất cả các loại hồ sơ. Nhìn chung, việc lựa chọn kênh nộp đơn cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình nộp, vì vậy hãy kiểm tra kỹ loại hồ sơ và cân nhắc.

Các kênh nộp hồ sơ – Thông tin và sự khác biệt

Tùy vào loại tư cách lưu trú trên Visa của bạn mà bạn nên cân nhắc lựa chọn nộp đơn xin gia hạn của mình thông qua đâu cho phù hợp. Dưới đây sẽ là những ưu nhược điểm của từng loại kênh để bạn dễ dàng tham khảo.

Nộp trực tiếp tại Cục Xuất nhập cảnh (地方出入国在留管理局)

Ưu điểm: Chủ động; không tốn tiền và phụ thuộc trung gian; có thể hỏi trực tiếp với nhân viên khi cần tìm hiểu thêm về thông tin hay khi thiếu sót giấy tờ.
Nhược điểm: Thường đông và phải xếp hàng đợi đến lượt, đặc biệt vào mùa cao điểm (tháng 3-4 và tháng 9); tốn thời gian đi lại, nhất là nếu bạn sống ở những thành phố nhỏ vì không phải tất cả các thành phố đều có trụ sở của Cục Xuất nhập cảnh.
Lưu ý: Bạn có thể đặt lịch trước nếu trụ sở văn phòng đó cho phép (một số nơi chỉ nhận trực tiếp theo số thứ tự được rút ngay tại Cục); nên kiểm tra giờ tiếp nhận hồ sơ để không mất công đến nhưng không làm được hay mất nhiều thời gian hơn (thường từ 9 giờ sáng đến 4 giờ chiều, giờ nghỉ trưa vẫn có người trực nhưng ít nhân viên làm việc).

Ủy quyền cho đại diện hợp pháp (取次者)

Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian và công sức, không cần đích thân bạn đến nộp hồ sơ; đại diện thường là người đã có kinh nghiệm (công ty, trường học hoặc luật sư hành chính) nên sẽ giảm sai sót và có kinh nghiệm để giải quyết nhiều trường hợp hơn.
Nhược điểm: Một số trường và công ty chỉ nhận hỗ trợ trong một phạm vi nhất định, những việc còn lại bạn vẫn cần lo; nếu bạn thuê luật sư hành chính sẽ phát sinh chi phí dịch vụ (thường vài man, khá đắt, nhất là đối với du học sinh hay thực tập sinh).
Lưu ý: Người đại diện phải có chứng nhận hợp pháp, không phải ai cũng có quyền được nộp thay; nếu bên đại diện hỗ trợ bạn, bạn vẫn cần nộp đủ hồ sơ gốc của mình để họ thực hiện các bước tiếp theo.

Nộp qua hệ thống trực tuyến (在留申請オンラインシステム)

Ưu điểm: Bạn không cần tốn thời gian và công sức vào việc di chuyển qua lại; có thể theo dõi tình trạng hồ sơ online; có thể để ý thông báo và nộp bổ sung hồ sơ online.
Nhược điểm: Chỉ áp dụng cho một số loại Visa và đối tượng; một số giấy tờ vẫn bắt buộc phải nộp bản gốc bổ sung.
Lưu ý: Bạn phải chuẩn bị trước tài khoản trên website của Cục Xuất nhập cảnh, xác minh và chữ ký điện tử; hệ thống online thường được dùng nhiều bởi doanh nghiệp hoặc trường học đăng ký thay cho người nước ngoài.
Hầu hết các loại Visa hiện đã có thể xin gia hạn trực tuyến (lao động, du học, phụ thuộc hay định cư dài hạn). Tuy nhiên những loại Visa sau đây vẫn cần phải nộp trực tiếp để xin gia hạn: Visa xin vĩnh trú (永住許可申請), Visa ngắn hạn/thăm thân/du lịch (短期滞在), Visa ngoại giao (外交), Visa công vụ (公用) và một số trường hợp đặc biệt (chuẩn bị xuất cảnh, điều dưỡng đặc biệt,…).

Loại thủ tục/Visa	Có hỗ trợ nộp online?	Ghi chú
Gia hạn visa (在留期間更新)	Có	Áp dụng rộng các visa lao động, du học, phụ thuộc
Đổi tư cách lưu trú (在留資格変更)	Có	Bao gồm chuyển sang visa lao động, du học…
Xin COE (在留資格認定証明書)	Có
Xin tư cách mới trong nước (在留資格取得)	Có
Xin chứng nhận tư cách làm việc (就労資格証明書)	Có
Xin phép tái nhập cảnh (再入国許可)	Có nếu kèm hồ sơ khác	Chỉ khi xin cùng lúc cập nhật visa
Xin phép làm thêm ngoài visa (資格外活動許可)	Có nếu kèm hồ sơ khác	Chỉ khi xin cùng lúc cập nhật visa
Xin vĩnh trú (永住許可申請)	Không	Phải nộp trực tiếp
Visa ngoại giao/ngắn hạn/特定活動 đặc biệt	Không	Không hỗ trợ nộp online, phải nộp trực tiếp

Quy trình chuẩn từng bước

Sau khi đã lựa chọn được nơi mình sẽ nộp đơn xin gia hạn, bạn sẽ cần thực hiện các bước tiếp theo để hoàn thiện việc xin gia hạn Visa. Như đã được nêu qua bên trên, một quy trình cơ bản của việc xin gia hạn Visa gồm có 5 bước chính. Nhưng nếu do sơ xuất mà bạn chuẩn bị thiếu giấy tờ hay chọn kênh nộp chưa phù hợp, hồ sơ của bạn sẽ dễ bị treo lâu hơn, gây áp lực về mặt cư trú hợp pháp. Vì vậy, bạn nên cân nhắc kỹ tư cách Visa của mình và hỗ trợ sẵn có đến từ công ty hoặc trường học để lựa chọn cho thích hợp.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新許可申請書).
Bên cạnh đó là ảnh thẻ, hộ chiếu, thẻ lưu trú.
Các giấy tờ chứng minh tùy theo loại visa (bảng điểm, hợp đồng lao động, chứng minh tài chính,…).

Bước 2: Kiểm tra giấy tờ và hồ sơ

Kiểm tra thông tin cá nhân và chính tả trong đơn xin gia hạn Visa.
So sánh với danh sách những tài liệu cần chuẩn bị của Cục Xuất nhập cảnh.
Đảm bảo các giấy tờ đều được viết bằng tiếng Nhật, nếu giấy tờ bằng tiếng nước ngoài cần dịch sang tiếng Nhật. Một số tài liệu cần đem đi công chứng.

Bước 3: Chọn kênh nộp hồ sơ

Nộp trực tiếp tại Cục Xuất nhập cảnh địa phương.
Ủy quyền cho người đại diện hợp pháp nộp thay.
Nộp trực tuyến qua hệ thống đăng ký cư trú trực tuyến.

Bước 4: Chờ xét duyệt

Nếu hồ sơ của bạn đầy đủ, hợp lý và đã được chấp thuận, thời gian để xử lý thường từ 2 tuần đến 2 tháng, tùy loại Visa và thời điểm nộp.
Bạn có thể bị yêu cầu bổ sung hồ sơ nên cần theo dõi thông báo thường xuyên. Nếu bạn nộp bổ sung quá muộn sẽ ảnh hưởng đến thời gian xét duyệt hồ sơ của bạn.

Bước 5: Nhận kết quả và đóng lệ phí

Nếu đã được chấp thuận, bạn sẽ nhận được giấy báo, sau đó bạn cần mang theo hộ chiếu và lệ phí (4.000 yên) đến Cục Xuất nhập cảnh để nhận thẻ lưu trú mới.

Bạn có thể tra cứu thông tin cũng như đăng ký thủ tục tại website chính thức của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản.

Những rắc rối phổ biến và cách xử lý

Việc hiểu rõ những rắc rối phổ biến và chủ động phòng tránh sẽ giúp bạn giảm thiểu căng thẳng và tự tin hơn khi chuẩn bị hồ sơ, cũng như tự tin về tỉ lệ gia hạn thành công hơn. Sống Nhật sẽ tổng hợp những rắc rối thường gặp nhất khi gia hạn Visa kèm cách xử lý cụ thể giúp bạn và bạn có thể áp dụng ngay trong quá trình chuẩn bị hồ sơ của mình. Nhiều vấn đề sẽ trở nên dễ dàng hơn và có thể xử lý nhanh nếu bạn chủ động hỏi cửa sổ tư vấn của Cục hoặc sử dụng mã số tiếp nhận để theo dõi đó, vậy nên đừng ngại mà không “tận dụng” hết mọi quyền lợi của mình nhé.

Nộp muộn, nộp sát hạn: Vẫn nên nộp trước ngày hết hạn để nhận giấy cho phép cư trú trong thời gian đặc biệt (特例期間 – tokurei kikan). Nếu bạn cần xuất ngoại, hãy xem điều kiện để nhận giấy phép và mang theo giấy tiếp nhận hồ sơ. Tìm hiểu kỹ hơn tại đây.
Không có giấy thuế: Xin giấy chứng nhận nộp thuế (納税証明書) hoặc giấy chứng nhận miễn thuế (非課税証明書) tại quầy thủ tục hoặc tự in ở cửa hàng tiện lợi bằng thẻ My Number.
Chuyển việc mà chưa đăng ký: Nộp giấy thông báo (届出) trong vòng 14 ngày. Nếu bạn lo lắng về việc “khớp Visa” có thể cân nhắc xin giấy chứng nhận tư cách lao động được cấp bởi Cục Xuất nhập cảnh.
Đổi địa chỉ mà chưa thông báo hoặc đăng ký đổi: Nhanh chóng thông báo hoặc đến tòa thị chính nơi bạn chuyển đến để thay đổi địa chỉ trong vòng 14 ngày sau khi chuyển (vì thủ tục đổi địa chỉ là nghĩa vụ bắt buộc).
Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung: Đừng lo lắng, hãy đọc kỹ danh sách cần nộp bổ sung và nộp trước thời hạn yêu cầu. Nếu bạn không nộp, khả năng cao đơn xin gia hạn Visa của bạn sẽ bị từ chối.
Đi công tác hoặc du lịch khi hồ sơ đang trong giai đoạn xét duyệt: Kiểm tra giấy phép tái nhập cảnh mặc định (みなし再入国許可), hộ chiếu còn hạn và giấy tiếp nhận hồ sơ. Tránh đổi hộ chiếu giữa chừng nếu không cần thiết và đọc kỹ điều khoản của giấy phép bạn đã xin.
Mất, mờ chữ hoặc hỏng thẻ lưu trú khi gần tới hạn nộp đơn: Nộp tái cấp (再交付) và hoàn thành việc làm lại thẻ trong 14 ngày kể từ khi biết thẻ bị mất hoặc hỏng theo hướng dẫn của cơ quan. Bạn có thể tìm hiểu rõ hơn tại trang web của Cục Xuất nhập cảnh.
Sinh viên thiếu điểm chuyên cần hoặc điểm thấp: Nộp bổ sung kế hoạch học tập trong tương lai, chứng minh rằng bản thân tiến bộ trong kỳ tiếp theo. Bạn có thể hỏi văn phòng trường và sẽ được các thầy cô hướng dẫn cụ thể.
Thay đổi nội dung công việc: Mô tả công việc, nội dung nhiệm vụ, sơ đồ tổ chức, lý do của việc thay đổi (mở rộng quy mô,…) để chứng minh tính hợp lệ với tư cách trên Visa. Bạn cũng có thể xin giấy chứng nhận phạm vi công việc được phép làm theo visa nếu cần thiết.
Không rõ thông tin của hồ sơ: Theo dõi tình hình của hồ sơ sau khi nộp trên kênh trực tuyến, tra cứu thông tin về thời gian xử lý tiêu chuẩn và báo cáo thời gian xử lý thực tế, từ đó tính toán và ước lượng thời gian xử lý hồ sơ của mình, tránh lo lắng sốt ruột.
Lo lắng về chế tài khi lỡ quá hạn: Ở quá hạn khi Visa của bạn chưa/không được gia hạn là vi phạm pháp luật. Bạn có thể chủ động làm việc với Cục Xuất nhập cảnh để có phương án hợp pháp (đổi tư cách/rời Nhật).

Làm gì khi bị rút ngắn thời hạn hoặc bị từ chối?

Sau một thời gian chờ đợi hồ sơ được xử lý và nhận được thông báo rút ngắn thời hạn cư trú hoặc tệ hơn là không được chấp thuận, tâm lý chung của mọi người sẽ là hoang mang không biết tại sao hay chán nản. Nhưng bạn cũng đừng mất bình tĩnh vì trong nhiều trường hợp vẫn có thể tái nộp hồ sơ sau khi khắc phục nguyên nhân. Bạn có thể trao đổi trực tiếp với Cục Xuất nhập cảnh để hiểu rõ lý do hoặc xem xét đổi tư cách cư trú nếu tình hình thực tế thay đổi (ví dụ, chuyển sang Visa 特定活動 – tokutei katsudō cho cá nhân ở lại tìm việc sau khi tốt nghiệp). Việc quan trọng nhất của bạn chính là xác định và hiểu rõ sai sót của lần trước và chứng minh cho Cục Xuất nhập cảnh thấy rằng mình đã khắc phục.

Bạn có thể hỏi rõ hoặc giải thích lý do tại Cục, sau khi được chấp thuận tái nộp hồ sơ, chuẩn bị tài liệu bổ sung thật kỹ càng và cẩn thận hoặc cân nhắc đổi tư cách cư trú nếu phù hợp.
Một khi hồ sơ của bạn đã bị từ chối, Cục sẽ nâng cao tiêu chuẩn và kiểm tra kỹ hơn vào lần sau, vì vậy bạn cần phải chứng minh rõ ràng những điểm mình đã khắc phục.

Rắc rối khi chuyển đổi tư cách lưu trú

Nếu đã quyết định chuyển đổi tư cách lưu trú của bản thân (在留資格変更許可申請), bạn cần nắm rõ những rắc rối sau đây để chủ động phòng tránh. Một số lý do chuyển đổi có thể là từ du học (留学) sang lao động (就労), từ phụ thuộc (家族滞在) sang du học (留学),… Nghe có vẻ chỉ là thay đổi giấy tờ nhưng trên thực tế, đây lại là một trong những thủ tục gây nhiều khó khăn nhất cho người nước ngoài tại Nhật. Nguyên nhân là vì yêu cầu của Cục Xuất nhập cảnh không chỉ dựa trên hồ sơ bạn nộp mà còn xét đến mức độ hợp lý và tính liên tục của quá trình bạn cư trú. Nếu hồ sơ và lý do của bạn không đủ rõ ràng và thuyết phục, hồ sơ của bạn có thể bị từ chối.

Lý do chuyển đổi không thuyết phục

Bạn cần có cho mình một lý do hợp lý và đủ thuyết phục để xin chuyển đổi tư cách lưu trú.
Để làm được điều đó, bạn cần chuẩn bị bản kế hoạch và định hướng tương lai rõ ràng, kèm theo thư giải thích lý do hợp lý.

Hồ sơ chứng minh năng lực và kinh nghiệm chưa đủ

Khi từ diện du học sinh sang diện lao động, bạn phải chứng minh được mình đủ khả năng để tiếp tục ở lại.
Bạn cần phải chứng minh bằng bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ, ngôn ngữ hoặc kinh nghiệm làm việc. Nếu thiếu những thứ này, hồ sơ của bạn rất dễ bị từ chối.

Thiếu giấy tờ tài chính

Đối với diện chuyển từ phụ thuộc sang du học: Bạn phải chứng minh được khả năng chi trả học phí và sinh hoạt phí. Nếu có học bổng thì phải nộp bằng chứng.
Đối với diện chuyển sang lao động: Công ty cần giấy xác nhận tài chính và hợp đồng lương.

Thời gian xét duyệt kéo dài

Thời gian xét duyệt cho Visa đổi tư cách thường lâu hơn Visa xin gia hạn thông thường (trung bình 1-3 tháng, có thể lâu hơn), vì vậy bạn cần quyết định sớm và nộp đơn sớm trước khi thời gian cư trú hết hạn.
Trong thời gian xét duyệt, bạn chỉ có thể ở lại Nhật với giấy tiếp nhận hồ sơ được Cục Xuất nhập cảnh phát.

Chuyển đổi nhiều lần gây nghi ngờ

Nếu bạn xin chuyển đổi tư cách quá nhiều lần trong thời gian ngắn, Cục Xuất nhập cảnh có thể đánh giá bạn là “thiếu ổn định” và “né tránh” việc rời Nhật, họ cho rằng bạn đang lách luật để ở lại Nhật lâu hơn nên quá trình xét duyệt sẽ khắt khe và khó khăn hơn.

Nguy cơ bị cấp ngắn hạn hoặc bị từ chối

Nếu hồ sơ của bạn chưa rõ ràng, bạn chỉ được cấp từ 3-6 tháng thay vì 1 năm hoặc 3 năm.
Trong trường hợp xấu, bạn có thể bị yêu cầu rời Nhật Bản để xin lại từ đầu.
Trước khi xin đổi tư cách lưu trú, bạn nên tham khảo tư vấn từ trường học, công ty hoặc luật sư để chắc chắn hơn, đồng thời giúp cho việc chuẩn bị hồ sơ rõ ràng và đầy đủ hơn.

Kinh nghiệm và mẹo giúp giảm rủi ro

Rất nhiều rắc rối khi gia hạn Visa thực chất có thể phòng tránh nếu bạn tìm hiểu thông tin và có sự chuẩn bị từ sớm. Việc để đến sát hạn mới nộp hồ sơ, thiếu giấy tờ hoặc không chú ý đến việc nộp thuế là những thiếu sót phổ biến. Việc chuẩn bị sớm, rõ ràng và có tổ chức không chỉ giúp hồ sơ của bạn suôn sẻ trong cả quá trình xét duyệt mà còn giảm bớt áp lực tâm lý khi bạn chờ đợi kết quả.

Bắt đầu sớm: Bạn nên chú ý đến thời hạn trên thẻ cư trú của mình và bắt tay vào tìm hiểu thông tin kết hợp lên kế hoạch từ khoảng 8 tuần trước hạn, đặt lịch xin giấy thuế, giấy tờ từ trường và công ty từ sớm.
Nếu phương án bạn lựa chọn là nộp online, bạn nên đặt tên file và nộp bản scan rõ ràng. Tên file tài liệu nên theo cú pháp tên bạn + loại giấy tờ, gộp các loại giấy tờ vào file PDF theo nhóm (thông tin cá nhân, thuế, học tập, việc làm,…).
Minh họa tính liên tục và nhu cầu ở lại Nhật: Ví dụ, nếu bạn là du học sinh, cần chuẩn bị giấy tờ bày tỏ kế hoạch vào học kỳ tới hoặc trong tương lai và các chứng chỉ đã đạt được. Nếu bạn là người lao động, hãy nộp thêm bản mô tả nhiệm vụ và sơ đồ tổ chức,…

Một số cụm từ tiếng Nhật thường gặp trong Visa

Khi làm thủ tục Visa tại Nhật, bạn sẽ gặp hàng loạt các thuật ngữ và từ Kanji chuyên môn mà có thể bạn chưa gặp bao giờ. Việc không hiểu rõ ý nghĩa sẽ khiến bạn dễ bị hoang mang, nhầm lẫn hoặc bỏ sót giấy tờ quan trọng. Vì vậy, nắm vững những từ ngữ này không chỉ giúp bạn tự tin, điền đơn chính xác hơn mà còn làm quá trình trao đổi với nhân viên Cục Xuất nhập cảnh dễ dàng hơn.

Dưới đây là danh sách những cụm từ quan trọng, kèm theo giải thích ngắn gọn bằng tiếng Việt để bạn tham khảo và ghi nhớ.

在留カード (ざいりゅうカード – Zairyū kādo)
Thẻ lưu trú – giấy tờ chính chứng minh tư cách cư trú tại Nhật.
在留期間更新許可申請 (ざいりゅうきかんこうしんきょかしんせい – Zairyū kikan kōshin kyoka shinsei)
Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú (gia hạn visa).
在留資格変更許可申請 (ざいりゅうしかくへんこうきょかしんせい – Zairyū shikaku henkō kyoka shinsei)
Đơn xin chuyển đổi tư cách lưu trú.
資格外活動許可 (しかくがいかつどうきょか – Shikakugai katsudō kyoka)
Giấy phép hoạt động ngoài phạm vi visa (ví dụ: du học sinh xin làm thêm tối đa 28 giờ/tuần).
就労資格証明書 (しゅうろうしかくしょうめいしょ – Shūrō shikaku shōmeisho)
Giấy chứng nhận tư cách lao động – chứng minh công việc phù hợp với visa.
収入印紙 (しゅうにゅういんし – Shūnyū inshi)
Tem thuế – nộp kèm khi trả phí xử lý hồ sơ (thường 4.000 yên).
受理票 (じゅりひょう – Jurihyō)
Giấy tiếp nhận hồ sơ – chứng minh bạn đã nộp đơn và đang chờ xét duyệt.
みなし再入国許可 (みなしさいにゅうこくきょか – Minashi sainyūkoku kyoka)
Tái nhập cảnh mặc định – rời Nhật dưới 1 năm mà không cần xin tái nhập cảnh chính thức.
再入国許可 (さいにゅうこくきょか – Sainyūkoku kyoka)
Giấy phép tái nhập cảnh chính thức – cho phép ở ngoài Nhật tối đa 5 năm.

Bảng lệ phí các thủ tục Visa tại Nhật

Chi phí là yếu tố không thể bỏ qua nếu bạn muốn gia hạn hoặc thay đổi Visa. Mỗi loại thủ tục có mức phí khác nhau và bạn chỉ cần đóng khi hồ sơ của bạn đã được chấp thuận. Tại Nhật, khoản phí này thường được thanh toán bằng tem thuế mua tại bưu điện hoặc một số cửa hàng tiện lợi. Việc nắm rõ bảng lệ phí giúp bạn chủ động tài chính, không bị bất ngờ khi đến ngày nhận kết quả.

Loại thủ tục	Nội dung	Lệ phí	Lưu ý
在留期間更新許可申請 (Gia hạn thời gian lưu trú)	Gia hạn thêm thời hạn của visa hiện tại (1, 3, 5 năm,…)	4.000 yên	Chỉ nộp khi được chấp thuận
在留資格変更許可申請 (Thay đổi tư cách lưu trú)	Ví dụ: từ Du học → Lao động	4.000 yên	Cấp thẻ lưu trú mới
在留資格取得許可申請 (Xin tư cách lưu trú mới trong nước)	Áp dụng cho trường hợp đặc biệt, không nhập cảnh từ ngoài	4.000 yên	Ít phổ biến
就労資格証明書交付申請 (Cấp chứng nhận tư cách lao động)	Chứng minh công việc phù hợp với tư cách visa	1.200 yên	Thường dùng khi đổi việc mới
資格外活動許可申請 (Xin phép hoạt động ngoài tư cách)	Ví dụ: Du học sinh xin làm thêm	Miễn phí	Không phải loại nào cũng miễn phí
再入国許可申請 (Xin phép tái nhập cảnh)	Cho phép ra/vào Nhật trong thời hạn xét Visa	3.000 yên một lần/6.000 yên nhiều lần	Nhiều người dùng “みなし再入国許可” miễn phí
永住許可申請 (Xin vĩnh trú – 永住権)	Được ở Nhật không giới hạn	8.000 yên	Khó khăn và đắt nhất
在留カード再交付申請 (Xin cấp lại thẻ lưu trú khi mất/hỏng)	Thay thẻ mới giống nội dung cũ	Miễn phí	Phải nộp trong vòng 14 ngày sau khi mất/hỏng

Kết luận

Gia hạn Visa tại Nhật không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mà đây còn là một quá trình để kiểm tra việc bạn sống và làm việc tại Nhật như thế nào, có đúng với tư cách lưu trú đã được cấp hay không, có tuân thủ pháp luật không, có nộp thuế đầy đủ không,… Những rắc rối thường gặp như việc chuẩn bị thiếu sót hồ sơ, bị yêu cầu bổ sung giấy tờ hay nguy cơ bị rút ngắn thời gian lưu trú đều có thể xuất phát từ sự thiếu hiểu biết, không chỉn chu hoặc chủ quan trong quá trình chuẩn bị hồ sơ của bạn. Bởi vậy, tìm hiểu kỹ các thông tin chính xác, nắm rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ thật cẩn thận chính là chìa khóa giúp bạn vượt qua sự kiểm tra gắt gao và thành công tiếp tục ở lại Nhật Bản.

Và bạn cũng hãy nhớ rằng, tấm thẻ cư trú được Cục Xuất nhập cảnh phát cho bạn đồng nghĩa với việc chính phủ Nhật đã ghi nhận việc bạn đang sinh sống, học tập và làm việc hợp pháp, có trách nhiệm nơi đây. Có ý thức, chuẩn bị tốt, chủ động và minh bạch sẽ đảm bảo cho hành trình tại Nhật Bản của bạn được suôn sẻ, bền vững và lâu dài.