Thủ tục chuyển việc tại Nhật – những lưu ý cần biết dành cho người Việt

Ở Nhật Bản, chuyển việc (転職 – tenshoku) là điều khá phổ biến, không chỉ với người Nhật mà còn với người nước ngoài, trong đó có cộng đồng người Việt Nam. Nhiều bạn sang Nhật ban đầu làm công việc trái ngành, sau vài năm tích lũy kinh nghiệm, học thêm tiếng Nhật thì muốn tìm việc mới phù hợp hơn. Cũng có người đổi việc do mức lương, phúc lợi, môi trường làm việc hoặc đơn giản là muốn thử thách bản thân.

Tuy nhiên, không giống như ở Việt Nam, chuyển việc tại Nhật liên quan nhiều đến thủ tục pháp lý và visa. Nếu không nắm rõ quy trình, bạn có thể gặp rắc rối như bị gián đoạn tư cách lưu trú, mất quyền lợi bảo hiểm, hoặc thậm chí bị từ chối gia hạn visa sau này. Vì vậy, hiểu rõ những thủ tục cần thiết và các lưu ý quan trọng sẽ giúp bạn chuyển việc suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro không đáng có.

Các thủ tục cần làm khi chuyển việc tại Nhật

Nên chuyển việc vào thời gian nào?

Nhiều lao động khi cảm thấy áp lực hoặc chán nản với công việc hiện tại thường muốn nghỉ ngay lập tức. Tuy nhiên, việc nghỉ ngang không chỉ gây khó khăn cho doanh nghiệp Nhật Bản, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của chính bạn như visa, bảo hiểm xã hội, lương hưu, hay cả quá trình đóng thuế. Thay vì đưa ra quyết định vội vàng, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng và lựa chọn thời điểm hợp lý để chuyển việc. Cụ thể:

• Hoàn thành hợp đồng hoặc báo trước đúng thời hạn: Thông thường, người lao động nên báo trước ít nhất 1 tháng để công ty có thời gian sắp xếp nhân sự thay thế. Điều này cũng giúp bạn giữ được hình ảnh chuyên nghiệp.
• Xem xét chu kỳ tuyển dụng của Nhật Bản: Các doanh nghiệp Nhật thường tuyển dụng nhiều vào tháng 3 – 4 (đầu năm tài chính) và tháng 9 – 10 (giữa năm tài chính). Đây là thời điểm bạn dễ tìm được nhiều cơ hội việc làm hơn.
• Xem xét thời hạn lưu trú: chỉ nên chuyển việc khi visa còn tư cách lưu trú trên 6 tháng. Thông thường ở Nhật, khi sắp hết hạn lưu trú, người lao động sẽ cần công ty đứng ra bão lãnh, chuẩn bị giấy tờ. Do đó, nếu visa hết hạn vào đúng thời gian nghỉ việc hay chuyển việc thì sẽ rất khó khăn khi nhờ công ty cũ đứng ra làm thủ tục.

Thông báo nghỉ việc tại công ty cũ

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Ở Nhật, luật lao động quy định người lao động phải báo trước ít nhất 2 tuần nếu muốn nghỉ việc (theo Bộ luật Dân sự). Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều công ty yêu cầu báo trước 1 – 3 tháng tùy hợp đồng. Vì vậy, hãy đọc kỹ hợp đồng lao động (雇用契約書 – koyou keiyakusho) để biết chính xác thời hạn báo trước.

👉 Một số câu tiếng Nhật dùng khi thông báo nghỉ việc:

• 私は退職したいと考えております。 (Watashi wa taishoku shitai to kangaete orimasu.) – Tôi đang có ý định nghỉ việc.
• 退職希望日についてご相談させていただきたいです。 (Taishoku kibōbi ni tsuite gosōdan sasete itadakitai desu.) – Tôi muốn thảo luận về ngày nghỉ việc mong muốn.

Khi nộp đơn, hãy viết bằng tiếng Nhật theo mẫu “退職届” (taishoku todoke – đơn xin nghỉ việc).

Nhận giấy tờ từ công ty cũ

Sau khi nghỉ việc, công ty sẽ cung cấp cho bạn một số giấy tờ quan trọng:

• 離職票 (Rishokuhyo – Giấy chứng nhận thôi việc): Dùng để đăng ký trợ cấp thất nghiệp (nếu cần).
• 源泉徴収票 (Gensen Choshu Hyo – Chứng từ khấu trừ thuế): Cần thiết khi khai thuế hoặc nộp cho công ty mới.
• 雇用保険被保険者証 (Koyou Hoken Hihokensha Sho – Giấy chứng nhận bảo hiểm lao động): Chuyển sang công ty mới để tiếp tục tham gia bảo hiểm.
• 年金手帳 (Nenkin Techou – Sổ hưu trí): Nếu chưa có, công ty cũ phải bàn giao lại cho bạn.

Hãy kiểm tra đầy đủ trước khi rời công ty để tránh phiền phức sau này.

Đăng ký với công ty mới

Khi bắt đầu làm việc ở công ty mới, bạn sẽ cần cung cấp:

• Thông tin cá nhân, địa chỉ, số tài khoản ngân hàng.
• Các giấy tờ từ công ty cũ (như Gensen Choshu Hyo, sổ hưu trí, giấy bảo hiểm).
• Thông tin về visa và thẻ cư trú (在留カード – Zairyuu Card).

Công ty mới sẽ tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và thuế thu nhập cho bạn.

Thủ tục liên quan đến visa

Đây là phần quan trọng nhất đối với người nước ngoài. Khi bạn chuyển việc, tư cách lưu trú (在留資格 – Zairyuu Shikaku) của bạn phải phù hợp với công việc mới.

Ví dụ:

• Nếu bạn có visa Kỹ thuật – Nhân văn – Quốc tế (技術・人文知識・国際業務) và chuyển sang công việc IT khác → hợp lệ.
• Nếu bạn có visa Tokutei Ginou (特定技能)  mà chuyển công ty → phải xin lại visa mới.

**Trong vòng 14 ngày sau khi chuyển việc, bạn cần thông báo cho Cục Xuất Nhập Cảnh (入管 – Nyukan) về việc thay đổi công ty. Thủ tục gọi là 「契約機関に関する届出」. Có thể nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện.

Trường hợp nộp trực tuyến (インターネットによる場合)

Sử dụng Hệ thống nộp hồ sơ điện tử của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁電子届出システム), bạn có thể thực hiện thủ tục online 24 giờ mỗi ngày, 365 ngày trong năm mà không cần phải đến trực tiếp văn phòng Cục Quản lý Xuất nhập cảnh tại địa phương.
Ngoài ra, bạn có thể kiểm tra lịch sử nộp hồ sơ và tình trạng xử lý trực tuyến.
Khi sử dụng lần đầu, cần thực hiện đăng ký thông tin người dùng.
※ Không cần nộp các tài liệu chứng minh thông tin đã khai báo.

Trường hợp nộp trực tiếp tại quầy (窓口に持参する場合)

Mang thẻ cư trú (在留カード) đến văn phòng Cục Quản lý Xuất nhập cảnh tại địa phương gần nhất và nộp mẫu thông báo (届出書).
Giờ tiếp nhận có thể được quy định theo từng thủ tục, ngày hoặc giờ cụ thể. Vì vậy, hãy liên hệ trước với văn phòng Cục Quản lý Xuất nhập cảnh tại địa phương hoặc Trung tâm Thông tin tổng hợp dành cho người nước ngoài (外国人在留総合インフォメーションセンター – 0570-013904) để biết chi tiết.

Trường hợp nộp qua bưu điện (郵送の場合)

Kèm theo bản sao thẻ cư trú (在留カード), cho vào phong bì và viết bằng mực đỏ trên bìa ngoài “届出書在中” hoặc “NOTIFICATION ENCLOSED”, sau đó gửi tới địa chỉ sau:

Địa chỉ gửi:
〒160-0004
Tokyo, Quận Shinjuku, Yotsuya 1-chome 6-1, Tầng 14, Tòa nhà Yotsuya Tower
Bộ phận tiếp nhận thông báo, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Tokyo (東京出入国在留管理局在留調査部門届出受付担当)

Nếu công việc mới khác ngành với visa hiện tại, bạn cần xin Chuyển đổi tư cách lưu trú (在留資格変更申請).

Những lưu ý quan trọng khi chuyển việc:
– Đọc kỹ hợp đồng lao động mới: Xem xét mức lương, giờ làm, phúc lợi, ngày nghỉ. Nhiều người vì vội vàng mà bỏ qua, dẫn đến sau khi vào làm mới thấy bất lợi.
– Không nghỉ việc đột ngột: Nếu nghỉ mà không báo trước, bạn có thể bị mất quyền lợi, khó xin giấy tờ từ công ty cũ và ảnh hưởng xấu đến hồ sơ xin việc sau này.x
– Kiểm tra visa: Công việc mới phải đúng với loại visa hiện tại. Nếu không chắc, hãy hỏi trực tiếp Cục Xuất Nhập Cảnh hoặc nhờ dịch vụ tư vấn.
– Giữ liên lạc với công ty cũ: Trong một số trường hợp cần bổ sung giấy tờ, việc giữ liên lạc sẽ giúp giải quyết nhanh chóng.Chuẩn bị tài chính: Việc chuyển việc có thể khiến bạn bị gián đoạn lương trong 1–2 tháng. Hãy chuẩn bị trước một khoản dự phòng để tránh khó khăn.

Kinh nghiệm thực tế từ cộng đồng người Việt tại Nhật

Trong quá trình làm việc và sinh sống tại Nhật, cộng đồng người Việt đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu liên quan đến thủ tục thông báo về cơ quan ký hợp đồng (契約機関に関する届出) và việc chuyển việc nói chung. Những kinh nghiệm này không chỉ giúp giảm rủi ro vi phạm pháp luật, mà còn tiết kiệm thời gian và tránh những phiền toái không cần thiết.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi chuyển việc

Một trong những kinh nghiệm quan trọng mà nhiều bạn Việt chia sẻ là luôn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi bắt đầu công việc mới. Điều này bao gồm việc nhận hợp đồng lao động chính thức từ công ty mới, sao y thẻ cư trú, chuẩn bị thông tin cá nhân, và đặc biệt là kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng. Nhiều người mới sang Nhật hoặc mới chuyển việc thường không để ý rằng hợp đồng lao động cần thể hiện rõ ràng chức danh, lương cơ bản, số giờ làm việc, vì những thông tin này sẽ được nhập vào mẫu 届出書 khi nộp cho Cục Xuất Nhập Cảnh. Nếu thông tin không chính xác hoặc thiếu, bạn sẽ phải sửa đổi lại hồ sơ, gây tốn thời gian và có nguy cơ nộp trễ hạn 14 ngày.

Sử dụng mạng lưới cộng đồng để xin lời khuyên

Cộng đồng người Việt tại Nhật rất năng động trên các nền tảng như Facebook, Zalo. Nhiều người đã chia sẻ kinh nghiệm về cách điền mẫu, các chi tiết cần chú ý, thậm chí cung cấp hình ảnh mẫu đã điền để tham khảo. Một kinh nghiệm thực tế là nếu lần đầu làm thủ tục, nên nhờ bạn bè hoặc những người đã có kinh nghiệm kiểm tra trước khi nộp, tránh sai sót về chữ kanji hoặc thông tin công ty.

Ngoài ra, một số nhóm cộng đồng còn cập nhật thông tin về giờ làm việc, số điện thoại liên hệ của các văn phòng Cục Xuất Nhập Cảnh, điều này rất hữu ích vì giờ tiếp nhận hồ sơ có thể thay đổi tùy theo từng địa phương hoặc từng loại thủ tục.

Kinh nghiệm khi nộp trực tuyến

Hiện nay, việc nộp online qua hệ thống điện tử của Cục Xuất Nhập Cảnh (電子届出システム) đang được nhiều người Việt ưa chuộng vì tiện lợi, có thể nộp bất cứ lúc nào, 24/7. Một số kinh nghiệm thực tế từ cộng đồng:

• Đăng ký tài khoản trước: Nhiều người mất thời gian vì chưa đăng ký tài khoản người dùng trước khi cần nộp hồ sơ. Bạn nên thực hiện bước này sớm, chuẩn bị sẵn email và các thông tin cá nhân.
• Lưu file PDF hợp đồng lao động: Một số mẫu yêu cầu đính kèm file chứng minh thông tin công việc. Chuẩn bị sẵn file PDF hợp đồng, giấy xác nhận lương, hoặc thông tin công ty sẽ giúp thủ tục nhanh chóng.
• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi: Hệ thống không cho phép sửa hồ sơ sau khi đã nộp, nên cần chắc chắn tất cả thông tin đều chính xác.

Những bạn Việt đã sử dụng hệ thống online cho biết rằng việc nộp trực tuyến giúp họ tránh xếp hàng chờ đợi lâu tại văn phòng, đồng thời dễ dàng theo dõi lịch sử nộp hồ sơ và tình trạng xử lý.

Kinh nghiệm khi nộp trực tiếp tại văn phòng

Một số người vẫn thích nộp trực tiếp, đặc biệt là khi không tự tin về tiếng Nhật hoặc cần xác nhận ngay. Kinh nghiệm thực tế từ cộng đồng:

• Mang theo bản gốc và bản sao thẻ cư trú: Một số nhân viên sẽ yêu cầu đối chiếu bản gốc nên mang theo bản gốc để tránh phải quay về lấy thêm giấy tờ.
• Chuẩn bị mực đỏ hoặc bút ký: Khi điền thông tin bổ sung hoặc ký tên trên mẫu, việc chuẩn bị sẵn bút sẽ giúp bạn tránh phải mượn tại chỗ, tiết kiệm thời gian.
• Đến sớm để tránh giờ cao điểm: Một số văn phòng rất đông vào buổi sáng hoặc cuối tuần. Người Việt trong cộng đồng khuyên nên đi ngay khi mở cửa để hoàn tất thủ tục nhanh chóng.

Kinh nghiệm nộp qua bưu điện

Với những ai ở xa văn phòng Cục Xuất Nhập Cảnh hoặc bận công việc, nộp qua bưu điện là một lựa chọn tiện lợi. Kinh nghiệm từ cộng đồng:

• Ghi rõ bằng mực đỏ “届出書在中” hoặc “NOTIFICATION ENCLOSED” trên phong bì để hồ sơ không bị thất lạc.
• Gửi bằng hình thức có chứng nhận (書留 – Kakutome) để đảm bảo có thể theo dõi quá trình gửi và nhận.
• Đính kèm bản sao thẻ cư trú và giữ lại bản sao hồ sơ để đối chiếu nếu có vấn đề phát sinh.

Lời khuyên quan trọng từ người đi trước

• Nộp đúng hạn 14 ngày: Đây là kinh nghiệm vàng. Nhiều trường hợp người mới quên hoặc chờ hợp đồng công ty mới được ký, dẫn đến nộp muộn và nhận cảnh cáo từ Cục Xuất Nhập Cảnh.
• Giữ liên lạc với công ty mới: Một số công ty sẽ hỗ trợ điền mẫu, xác nhận thông tin, giúp người nước ngoài thực hiện thủ tục dễ dàng hơn.
• Luôn lưu hồ sơ: Giữ bản sao hợp đồng lao động cũ và mới, biên nhận nộp hồ sơ, giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình gia hạn hoặc chuyển đổi visa.
• Học hỏi kinh nghiệm cộng đồng: Tham gia các nhóm người Việt tại khu vực bạn sinh sống để cập nhật các thay đổi về thủ tục, giờ tiếp nhận, giấy tờ cần thiết, đặc biệt trong mùa cao điểm như cuối tháng hoặc đầu năm.
• Hãy cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định, đừng chuyển việc chỉ vì cảm xúc nhất thời.
• Học tiếng Nhật càng tốt càng có lợi. Nhiều công ty đánh giá cao khả năng giao tiếp, điều này quyết định mức lương và cơ hội thăng tiến.
• Tận dụng các kênh tìm việc uy tín như Hello Work, Indeed, Rikunabi, GaijinPot Jobs, hoặc nhờ các công ty nhân sự chuyên hỗ trợ người nước ngoài.
• Đảm bảo tuân thủ luật pháp Nhật Bản. Việc chuyển việc không sai, nhưng nếu làm sai quy trình, bạn có thể gặp rắc rối lớn về visa và cư trú.
• Luôn chuẩn bị hồ sơ cá nhân chỉn chu (履歴書 – rirekisho, 職務経歴書 – shokumu keirekisho). Đây là “bộ mặt” của bạn khi xin việc mới.

Nếu áp dụng đầy đủ các kinh nghiệm trên, thủ tục 「契約機関に関する届出」 sẽ trở nên nhẹ nhàng, nhanh chóng và an toàn, giúp người Việt ở Nhật chuyển việc suôn sẻ mà không gặp rắc rối pháp lý. Đây cũng là cách để bảo vệ tư cách lưu trú và đảm bảo quyền lợi lâu dài tại Nhật Bản.

Kết luận

Chuyển việc tại Nhật không phải là điều quá phức tạp, nhưng lại liên quan chặt chẽ đến visa, bảo hiểm, thuế và nhiều thủ tục pháp lý khác. Nếu nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thông báo đúng thời hạn, bạn hoàn toàn có thể chuyển việc suôn sẻ, mở ra cơ hội tốt hơn cho sự nghiệp.

Đối với cộng đồng người Việt tại Nhật, chuyển việc cũng là một cách để tìm kiếm sự ổn định, nâng cao thu nhập và hướng tới cuộc sống lâu dài tại xứ sở hoa anh đào. Hãy nhớ rằng: mỗi bước đi cẩn trọng hôm nay sẽ giúp bạn vững vàng hơn trong tương lai.