Cách sử dụng Hello Work (ハローワーク) để tìm việc miễn phí tại Nhật

Giới thiệu về Hello Work – “Cầu nối việc làm” của Nhật Bản

Hello Work (ハローワーク), tên đầy đủ là 公共職業安定所 (Kōkyō Shokugyō Anteijo – Cơ quan an ninh việc làm công cộng), là hệ thống văn phòng do Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (厚生労働省) quản lý. Đây là nơi mà bất kỳ ai – người Nhật hay người nước ngoài – đều có thể đến tìm kiếm việc làm miễn phí.

Ngoài việc cung cấp thông tin việc làm, Hello Work còn hỗ trợ:

• Hướng dẫn viết sơ yếu lý lịch (履歴書 – rirekisho) và lý lịch nghề nghiệp (職務経歴書 – shokumukeirekisho).
• Tư vấn phỏng vấn thử.
• Cung cấp thông tin về chế độ bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険 – koyohoken).
• Hỗ trợ đào tạo nghề (職業訓練).
• Tư vấn chuyển việc, đổi ngành, định hướng nghề nghiệp.

Điểm đặc biệt: Hello Work là dịch vụ công, nên hoàn toàn miễn phí và không thu bất kỳ loại phí môi giới nào, khác với các công ty tuyển dụng tư nhân.

Vì sao người Việt tại Nhật nên sử dụng Hello Work?

Đối với cộng đồng người Việt ở Nhật, Hello Work mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Miễn phí hoàn toàn: Không cần trả tiền cho công ty môi giới hay tuyển dụng.
• Nguồn tin cậy: Thông tin việc làm được kiểm chứng bởi cơ quan nhà nước.
• Nhiều lựa chọn ngành nghề: Từ công việc văn phòng, dịch vụ, nhà hàng, IT, sản xuất, đến điều dưỡng, chăm sóc người già.
• Có hỗ trợ tiếng nước ngoài: Một số văn phòng Hello Work lớn tại Tokyo, Osaka, Nagoya, Fukuoka… có nhân viên nói tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Việt (tùy nơi).
• Hỗ trợ chế độ thất nghiệp: Khi nghỉ việc, nếu đủ điều kiện, bạn có thể nhận trợ cấp thất nghiệp qua Hello Work.
• Tạo uy tín khi xin visa: Khi chuyển việc, hồ sơ xin gia hạn hoặc đổi visa thường được chấp nhận dễ dàng hơn nếu có bằng chứng tìm việc thông qua Hello Work.

 Ví dụ thực tế: Một bạn người Việt làm việc ngành may mặc nhưng công ty phá sản. Bạn này đăng ký tại Hello Work, vừa nhận trợ cấp thất nghiệp, vừa được giới thiệu đến công ty điều dưỡng, sau đó tham gia đào tạo 6 tháng và có việc làm ổn định.

Địa điểm và cách tìm Hello Work gần bạn

Hiện nay, trên khắp Nhật Bản có hơn 500 văn phòng Hello Work. Bạn có thể tìm văn phòng gần mình bằng cách:

• Truy cập website chính thức: https://www.hellowork.mhlw.go.jp/
• Gõ từ khóa “ハローワーク + [tên thành phố]” trên Google Maps.
• Gọi đến tổng đài hỗ trợ người nước ngoài (外国人在留総合インフォメーションセンター) để được hướng dẫn.

Ngoài ra, một số thành phố lớn còn có Hello Work chuyên biệt cho người nước ngoài (外国人雇用サービスセンター) tại Tokyo, Nagoya, Osaka, Fukuoka. Ở đây, nhân viên có thể hỗ trợ bạn bằng tiếng Anh hoặc tiếng khác.

Điều kiện và giấy tờ cần chuẩn bị

Để sử dụng Hello Work, bạn chỉ cần:

• Thẻ cư trú (在留カード – zairyū kādo).
• Thẻ My Number hoặc giấy chứng nhận My Number (マイナンバー通知カード).
• Sổ bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険被保険者証) nếu bạn đã từng đi làm và tham gia bảo hiểm.
• Sổ ngân hàng (通帳) và con dấu (印鑑) nếu đăng ký nhận trợ cấp thất nghiệp.
• Sơ yếu lý lịch (履歴書) và lý lịch nghề nghiệp (職務経歴書) nếu muốn nộp đơn xin việc ngay.

Người chưa từng đi làm tại Nhật cũng có thể sử dụng Hello Work để tìm việc lần đầu.

Quy trình sử dụng Hello Work để tìm việc

Hello Work (ハローワーク) là cơ quan công lập thuộc Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (厚生労働省), chuyên hỗ trợ người lao động tìm việc miễn phí. Người nước ngoài, trong đó có người Việt Nam, cũng có thể đăng ký và sử dụng dịch vụ này. Dưới đây là quy trình chi tiết, chia thành 2 hình thức đăng ký: trực tiếp và trực tuyến.

Đăng ký trực tiếp tại Hello Work

Bước 1: Tìm văn phòng Hello Work gần bạn

Bạn có thể tìm địa chỉ Hello Work gần nhất tại đây:

https://www.hellowork.mhlw.go.jp/info/location_list.html
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/hellowork.html#whereishellowork

Bước 2: Thủ tục ban đầu

• Mang theo thẻ cư trú (在留カード), hộ chiếu (nếu cần), và nếu có 履歴書 (CV tiếng Nhật) hoặc giấy tờ liên quan.
• Tại quầy tiếp nhận, bạn sẽ được hướng dẫn điền đơn đăng ký sử dụng dịch vụ tìm việc (求職申込書, Kyūshoku mōshikomisho). Các bạn có thể tham khảo cách viết đơn theo đường link dưới đây (có hướng dẫn bằng nhiều thứ tiếng, trong đó có cả tiếng Việt):

https://www.mhlw.go.jp/content/000616354.pdf

• Sau đó, nhân viên Hello Work sẽ tạo thẻ thông tin cá nhân (求職カード, Kyūshoku kādo) cho bạn.

Bước 3: Đăng ký thông tin cá nhân

Trong quá trình đăng ký, bạn sẽ được hỏi về:

• Thông tin cá nhân (họ tên, tuổi, tình trạng visa).
• Trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc.
• Mong muốn công việc (ngành nghề, mức lương, địa điểm).

💡 Hướng dẫn viết đơn xin việc (履歴書・職務経歴書):

• Hello Work thường có mẫu CV tiếng Nhật chuẩn. Bạn có thể xin trực tiếp tại văn phòng hoặc tải mẫu về trước.
• Họ cũng có dịch vụ hướng dẫn chỉnh sửa CV, đơn xin việc và luyện phỏng vấn miễn phí.
• Nếu tiếng Nhật chưa tốt, hãy hỏi về dịch vụ hỗ trợ bằng tiếng nước ngoài hoặc xin nhân viên phiên dịch (một số văn phòng lớn có hỗ trợ).

Bước 4: Tra cứu và giới thiệu việc làm

• Sau khi đăng ký, bạn có thể sử dụng máy tính tại Hello Work để tìm việc.
• Nếu tìm thấy công việc phù hợp, nhân viên Hello Work sẽ in chi tiết tuyển dụng và có thể gọi điện trực tiếp cho công ty để giới thiệu bạn.
• Bạn nhận được giấy giới thiệu (紹介状, Shōkaijō), dùng để nộp cho công ty khi ứng tuyển.

Đăng ký trực tuyến qua Hello Work Internet Service

Nếu bạn bận rộn hoặc muốn tìm hiểu trước khi đến trực tiếp, bạn có thể sử dụng dịch vụ online.

https://www.hellowork.mhlw.go.jp/member/mem_top.html

Bước 1: Mở tài khoản người tìm việc (求職者マイページアカウント登録)

Mở trang theo đường link bên dưới (求職者マイページアカウント):

https://kyushoku.hellowork.mhlw.go.jp/kyushoku/GEAA020020.do?screenId=GEAA020020&action=execRedirect&nextScreenId=GEAA010010

Các bước thực hiện:

1. Vào link như bên trên → trang アカウント登録 (đăng ký tài khoản My Page) xuất hiện.
   
2. Nhập địa chỉ email của bạn (メールアドレス).

   

3. Đồng ý các điều khoản sử dụng (利用規約) và chính sách bảo mật.
4. Sau khi gửi email, bạn sẽ nhận “メール仮登録完了通知” (thông báo đăng ký tạm thời hoàn tất). Trong email có 認証キー (chìa khóa xác nhận).
5. Bạn dùng link trong email và mã xác nhận để hoàn tất đăng ký mật khẩu. Lưu ý: mã chỉ có hiệu lực trong khoảng thời gian giới hạn (ví dụ 50 phút) sau khi email được gửi.
6. Sau khi tài khoản được thiết lập, bạn cần đăng ký thông tin tìm việc (求職情報登録) trong vòng 14 ngày để mở full quyền sử dụng My Page.

Bước 2: Giới thiệu qua “Hướng dẫn xin việc / App Entry Guide”

Vào link bên dưới:

https://www.hellowork.mhlw.go.jp/member/app_entryguide.html

• Mục này là hướng dẫn chính thức từ Hello Work giải thích rõ các thủ tục xin việc: làm thế nào để đăng ký tìm việc, đăng ký hồ sơ tìm việc, ứng tuyển.
  
• Bạn nên vào những mục sau để xem hướng dẫn như:
  • Khi nào nên đăng ký tìm việc (求職申込み).
  • Thủ tục cần chuẩn bị CV, hợp đồng lao động cũ nếu có, thẻ cư trú.
  • Những bước để ứng tuyển online hoặc yêu cầu giấy giới thiệu khi công việc đòi hỏi.

Bước 3: Đăng nhập My Page – dùng chức năng trang cá nhân

Bạn đăng nhập vào trang cá nhân (My Page) theo đường link bên dưới:

https://kyushoku.hellowork.mhlw.go.jp/kyushoku/GEAA040010.do?action=initDisp&screenId=GEAA040010

• Sau khi đăng ký tài khoản và đăng ký thông tin tìm việc, bạn dùng email + mật khẩu để đăng nhập vào trang My Page.
  
• Trên My Page bạn có thể làm các việc:
  • Lưu công việc yêu thích, đặt yêu cầu thông báo việc mới theo tỉnh, ngành nghề.
  • Xem danh sách công việc, ứng tuyển online nếu công việc hỗ trợ nộp đơn trực tuyến.

Bước 4: Những gì bạn có thể làm trên trang cá nhân – My Page (求職者マイページでできること)

Bạn vào đường link của Hello Work như bên dưới:

https://www.hellowork.mhlw.go.jp/member/mem_possible.html

Các chức năng chính:

• 求人情報検索 (Tìm thông tin tuyển dụng): tìm việc theo khu vực, ngành nghề, mức lương hay từ khoá.
• 保存 (Lưu các tin tuyển dụng): bạn có thể đánh dấu các công việc muốn xem sau này.
• お気に入り登録 (Favorite): có danh sách việc bạn thích để dễ quản lý.
• 通知設定 (Cài đặt thông báo): đặt để nhận email khi có việc mới phù hợp.

Các loại trợ cấp và hỗ trợ liên quan trong bảo hiểm việc làm (雇用保険)

基本手当 (Kihon Teate – Trợ cấp cơ bản / Trợ cấp thất nghiệp)

Đây là trợ cấp phổ biến nhất khi người lao động mất việc.

• Điều kiện:
  • Phải là người có tham gia bảo hiểm việc làm (雇用保険).
  • Có ít nhất 12 tháng làm việc trong vòng 2 năm gần nhất trước khi nghỉ việc (trường hợp thôi việc tự nguyện).
  • Trường hợp mất việc ngoài ý muốn (công ty phá sản, sa thải, hết hợp đồng…), chỉ cần 6 tháng làm việc trong vòng 1 năm gần nhất.
  • Đăng ký tìm việc tại Hello Work và tham gia các buổi hướng dẫn, khai báo định kỳ.
• Số tiền trợ cấp:
  • Khoảng 50% ~ 80% mức lương trung bình 6 tháng gần nhất trước khi nghỉ việc.
  • Người lương thấp (dưới 250,000 yên/tháng) thì tỷ lệ nhận cao hơn, có thể tới gần 80%.
• Có mức trần tối đa thay đổi theo tuổi:
  • <30 tuổi: ~6,850 yên/ngày
  • 30–44 tuổi: ~7,605 yên/ngày
  • 45–59 tuổi: ~8,370 yên/ngày
  • 60–64 tuổi: ~7,186 yên/ngày
• Thời gian nhận:
  • Tùy tuổi và số năm tham gia bảo hiểm, thường từ 90 ngày (3 tháng) đến tối đa 330 ngày (11 tháng).
  • Ví dụ: người dưới 30 tuổi và đóng bảo hiểm <1 năm → 90 ngày. Người trên 45 tuổi, đóng >20 năm → 330 ngày.
• Cách thức nhận:
  • Phải đi khai báo định kỳ tại Hello Work (mỗi 4 tuần).
  • Trợ cấp sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng bạn đã đăng ký.

就職促進給付 (Shūshoku Sokushin Kyūfu – Trợ cấp thúc đẩy việc làm)

Dành cho người tìm được việc mới sớm trong thời gian đang hưởng trợ cấp thất nghiệp.

• Điều kiện:
  • Đã được công nhận đủ tư cách nhận trợ cấp thất nghiệp.
  • Tìm được công việc chính thức (正社員 hoặc hợp đồng dài hạn) trong thời gian chưa hưởng hết số ngày trợ cấp cơ bản.
  • Thời gian hợp đồng mới phải tối thiểu 1 năm.
• Số tiền trợ cấp:
  • Bạn sẽ nhận một phần số tiền trợ cấp chưa sử dụng.
  • Cụ thể: khoảng 30% – 60% số ngày còn lại (tối đa khoảng 200,000–300,000 yên).
• Cách thức nhận:
  • Sau khi đi làm, nộp giấy xác nhận việc làm từ công ty mới cho Hello Work.
  • Sau khi xác minh, khoản tiền hỗ trợ sẽ được chuyển vào tài khoản.

教育訓練給付金 (Kyōiku Kunren Kyūfukin – Trợ cấp đào tạo nghề)

Hỗ trợ chi phí học nghề hoặc học thêm kỹ năng.

• Điều kiện:
  • Người đã tham gia bảo hiểm việc làm ít nhất 3 năm liên tục (trường hợp mới lần đầu thì 1 năm).
  • Đăng ký khoá học được Hello Work công nhận (chẳng hạn học tiếng Nhật, IT, kế toán, điều dưỡng…).
• Số tiền trợ cấp:
  • Hoàn trả 20% chi phí khoá học (tối đa 100,000 yên).
  • Một số khoá đặc biệt (chuyên môn cao, dài hạn) có thể hoàn trả đến 50% chi phí, tối đa 200,000 yên.
• Thời gian hỗ trợ:
  • Tùy độ dài khoá học (từ vài tháng đến 2 năm).
  • Chỉ được nhận trợ cấp này một lần trong vòng 3 năm.
• Cách thức nhận:
  • Đăng ký tại Hello Work trước khi nhập học.
  • Nộp hoá đơn, giấy chứng nhận hoàn thành khoá học để được hoàn tiền.

雇用継続給付 (Koyō Keizoku Kyūfu – Trợ cấp tiếp tục việc làm)

Dành cho người vẫn đi làm nhưng thu nhập bị giảm.

• Điều kiện:
  • Thu nhập hiện tại giảm còn dưới 75% so với mức trước đây.
  • Vẫn đang làm việc và tham gia bảo hiểm việc làm.
• Số tiền trợ cấp:
  • Trợ cấp khoảng 15% mức lương hiện tại để bù đắp chênh lệch.
• Thời gian hỗ trợ:
  • Có thể nhận tối đa trong 4 năm (tính từ khi bắt đầu giảm lương).
• Cách thức nhận:
  • Nộp đơn tại Hello Work thông qua công ty bạn đang làm việc.

育児休業給付金 (Ikuji Kyūgyō Kyūfukin – Trợ cấp nghỉ nuôi con)

Hỗ trợ tài chính cho lao động nghỉ làm để chăm sóc con nhỏ.

• Điều kiện:
  • Đang tham gia bảo hiểm việc làm.
  • Nghỉ làm để nuôi con dưới 1 tuổi (có thể kéo dài đến 1 tuổi rưỡi hoặc 2 tuổi nếu không tìm được nhà trẻ).
  • Trước khi nghỉ phải có thời gian làm việc liên tục trên 12 tháng trong vòng 2 năm gần nhất.
• Số tiền trợ cấp:
  • 6 tháng đầu: 67% lương trung bình 6 tháng trước khi nghỉ.
  • Sau 6 tháng: 50% lương trung bình.
• Thời gian hỗ trợ:
  • Tối đa đến khi con đủ 1 tuổi (có thể kéo dài đến 1,5 hoặc 2 tuổi trong một số trường hợp).
• Cách thức nhận:
  • Nộp đơn xin tại Hello Work thông qua công ty.
  • Tiền được chuyển định kỳ vào tài khoản.

Các dịch vụ đặc biệt của Hello Work

• Hello Work dành cho người mới tốt nghiệp (新卒ハローワーク): Hỗ trợ sinh viên tìm việc đầu tiên.
• Hello Work dành cho người khuyết tật: Có tư vấn chuyên biệt.
• Hello Work hỗ trợ phụ nữ (マザーズハローワーク): Dành cho phụ nữ sau khi sinh con muốn quay lại làm việc.
• Hello Work Online: Một số dịch vụ có thể sử dụng trực tuyến qua Hello Work Internet Service.

Ưu điểm và hạn chế của Hello Work

Ưu điểm:

• Miễn phí, minh bạch, đáng tin cậy.
• Có nhiều thông tin việc làm địa phương.
• Có thể nhận trợ cấp thất nghiệp.
• Có nhân viên hỗ trợ tận tình.

Hạn chế:

• Thường yêu cầu tiếng Nhật khá (tối thiểu N3).
• Ít việc lương cao so với các công ty headhunter tư nhân.
• Một số văn phòng không có nhân viên hỗ trợ tiếng Việt.
• Thủ tục có thể mất thời gian vì nhiều giấy tờ.

Kết luận – Người Việt có nên dùng Hello Work?

Câu trả lời là CÓ. Hello Work là một kênh an toàn, miễn phí và uy tín để tìm việc tại Nhật, đặc biệt với người Việt đang gặp khó khăn khi thất nghiệp hoặc muốn tìm việc gần nơi ở.

Nếu bạn giỏi tiếng Nhật và muốn tìm việc lương cao, có thể kết hợp Hello Work với các trang web như Indeed, Mynavi, Rikunabi. Nhưng nếu bạn muốn một nơi vừa hỗ trợ tìm việc, vừa được tư vấn trực tiếp, lại có chế độ thất nghiệp, thì Hello Work chắc chắn là lựa chọn số 1.

👉 Lời khuyên: Người Việt mới sang Nhật hoặc còn hạn chế tiếng Nhật nên tận dụng Hello Work để vừa học hỏi, vừa tạo hồ sơ chính thống, sau đó mở rộng thêm các kênh khác để tăng cơ hội.