Chuyển nhà ở Nhật Bản là trải nghiệm mà hầu hết người nước ngoài đều sẽ trải qua ít nhất một lần trong thời gian học tập, làm việc hay sinh sống tại đây. Khác với nhiều quốc gia, việc đổi chỗ ở tại Nhật không chỉ dừng lại ở việc dọn đồ, ký hợp đồng thuê nhà mới mà còn gắn liền với một loạt thủ tục hành chính bắt buộc.
Người Nhật vốn sống trong môi trường rất quy củ, nên những quy định liên quan đến chuyển nhà được áp dụng chặt chẽ. Nếu bạn là người nước ngoài, việc không nắm rõ quy định có thể dẫn đến những rắc rối: không nhận được thư từ quan trọng, mất quyền lợi bảo hiểm, thậm chí vi phạm quy định cư trú.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng đi sâu vào toàn bộ thủ tục cần thiết khi chuyển nhà ở Nhật, từ lúc chuẩn bị rời nơi ở cũ, đến khi ổn định ở địa chỉ mới. Nội dung cũng sẽ kèm theo các ví dụ thực tế từ cuộc sống của người Việt tại Nhật, giúp bạn dễ hình dung hơn.
Mục lục
Tổng quan về thủ tục chuyển nhà ở Nhật
Chuyển nhà tại Nhật được gọi là “転居” (tenkyo). Quá trình này gồm nhiều thủ tục bắt buộc mà bạn cần hoàn thành:
Thông báo thay đổi địa chỉ với chính quyền địa phương (市役所/区役所 – Shiyakusho/Kuyakusho).
Cập nhật thông tin trên các giấy tờ quan trọng, đặc biệt là thẻ cư trú (在留カード).
Hủy hoặc đăng ký lại dịch vụ tiện ích như điện, nước, ga, internet.
Cập nhật địa chỉ cho ngân hàng, thẻ tín dụng, công ty bảo hiểm, trường học hoặc nơi làm việc.
Kiểm tra và điều chỉnh các hợp đồng cá nhân khác như điện thoại, bảo hiểm xe, dịch vụ mua sắm online.
Điểm quan trọng nhất đối với người nước ngoài chính là cập nhật thẻ cư trú trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến địa chỉ mới. Đây là nghĩa vụ bắt buộc, nếu không thực hiện đúng hạn, bạn có thể bị cảnh cáo hoặc gặp rắc rối trong các thủ tục cư trú sau này.
Thủ tục cần làm trước khi chuyển đi
Thông báo với chính quyền địa phương nơi ở cũ
Khi chuẩn bị rời khỏi một thành phố hoặc quận, bạn cần đến tòa thị chính (市役所 hoặc 区役所) để nộp Giấy thông báo chuyển đi (転出届 – Tenshutsu Todoke).
Thời điểm hợp lý: khoảng 1–2 tuần trước ngày dọn nhà.
Giấy tờ cần mang: thẻ cư trú (在留カード), hộ chiếu, My Number Card hoặc giấy thông báo số cá nhân, con dấu (印鑑 – Inkan, một số nơi cho phép ký tay).
Sau khi hoàn tất, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận chuyển đi (転出証明書 – Tenshutsu Shōmeisho). Đây là giấy tờ quan trọng cần nộp tại nơi ở mới để đăng ký nhập hộ khẩu.
Ví dụ: Một bạn du học sinh Việt Nam tại Tokyo khi chuyển sang Yokohama đã quên làm thủ tục này. Khi đến tòa thị chính ở Yokohama, bạn không thể đăng ký địa chỉ mới do thiếu giấy chứng nhận. Kết quả là phải quay lại nơi cũ để bổ sung, mất thời gian và ảnh hưởng đến lịch nhập học.
Hủy hoặc thông báo tạm ngừng dịch vụ tiện ích
Trước khi dọn đi, bạn cần liên hệ để chốt hợp đồng với các dịch vụ sinh hoạt:
Điện: Gọi điện cho công ty điện lực để hẹn ngày chốt công tơ. Hóa đơn cuối cùng có thể được gửi về địa chỉ mới hoặc thanh toán ngay tại nhà khi nhân viên đến kiểm tra.
Nước: Liên hệ trung tâm cấp nước của thành phố. Nhiều nơi cho phép đăng ký trực tuyến.
Khí gas: Công ty gas sẽ cử nhân viên đến nhà vào ngày bạn rời đi. Họ sẽ khóa van, đọc chỉ số và thanh toán chi phí còn lại.
Internet, điện thoại cố định: Nếu bạn chuyển trong cùng một khu vực, có thể yêu cầu chuyển hợp đồng. Nếu không, bạn cần hủy và ký lại hợp đồng mới.
Một mẹo nhỏ là nên gọi điện trước ít nhất 1–2 tuần. Đặc biệt với dịch vụ gas, bạn cần hẹn lịch cụ thể và phải có mặt ở nhà khi nhân viên đến.
Thông báo cho chủ nhà hoặc công ty bất động sản
Ở Nhật, hợp đồng thuê nhà thường yêu cầu người thuê thông báo trước khi chuyển đi, thông thường là 1 tháng, nhưng có nơi yêu cầu đến 2 tháng. Nếu không báo trước, bạn có thể phải trả thêm tiền thuê nhà ngoài dự kiến.
Khi trả nhà (退去 – Taikyo), bạn sẽ bàn giao chìa khóa và để công ty bất động sản kiểm tra tình trạng phòng. Nếu có hư hỏng, chi phí sửa chữa sẽ được trừ vào tiền đặt cọc (敷金 – Shikikin).
Thực tế, nhiều bạn du học sinh Việt chia sẻ rằng việc vệ sinh kỹ phòng trước khi trả sẽ giúp giảm bớt chi phí khấu trừ. Có người đã tiết kiệm được vài man yên (tương đương vài triệu đồng) chỉ nhờ lau chùi sạch sẽ và sơn lại vài chỗ nhỏ.
Thủ tục khi đến nơi ở mới
Đăng ký nhập hộ khẩu tại tòa thị chính
Trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển đến, bạn cần đến tòa thị chính nơi ở mới để nộp Giấy chứng nhận chuyển đi và làm thủ tục nhập hộ khẩu (転入届 – Tennyū Todoke).
Giấy tờ cần mang theo gồm:
Giấy chứng nhận chuyển đi.
Thẻ cư trú.
Hộ chiếu.
My Number Card hoặc giấy thông báo số cá nhân.
Sau khi hoàn tất, địa chỉ mới sẽ được in trên thẻ cư trú. Đây là bước quan trọng nhất đối với người nước ngoài. Nếu bỏ sót, bạn có thể gặp rắc rối khi xin gia hạn visa, đi làm thủ tục hành chính hoặc mở tài khoản ngân hàng.
Đăng ký bảo hiểm y tế quốc dân
Nếu bạn đang tham gia bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険 – Kokumin Kenkō Hoken), cần đăng ký lại tại tòa thị chính nơi ở mới. Việc này đảm bảo bạn vẫn được hưởng quyền lợi khám chữa bệnh với mức chi trả 70% như bình thường.
Trong trường hợp bạn thuộc diện công ty chi trả bảo hiểm xã hội (社会保険 – Shakai Hoken), thủ tục này sẽ do công ty xử lý nên bạn không cần tự đăng ký.
Cập nhật thông tin cho các dịch vụ và hợp đồng
Khi đã có địa chỉ mới chính thức, bạn cần thông báo thay đổi cho nhiều bên liên quan:
Ngân hàng: để đảm bảo thư từ, sổ tiết kiệm, thẻ ngân hàng không bị thất lạc.
Thẻ tín dụng: tránh tình trạng thông báo thanh toán gửi sai địa chỉ.
Nơi làm việc hoặc trường học: để cập nhật hồ sơ nhân sự, hồ sơ học tập.
Cơ quan thuế, bảo hiểm, hưu trí: tùy từng trường hợp.
Các dịch vụ online như Amazon, Rakuten, Mercari: để đảm bảo hàng hóa được gửi đúng nơi.
Đăng ký lại dịch vụ tiện ích tại nơi ở mới
Ngay khi chuyển đến, bạn cần mở lại các dịch vụ cơ bản:
Gas: nhân viên công ty gas sẽ trực tiếp đến nhà để mở van và kiểm tra độ an toàn. Bạn cần có mặt để ký xác nhận.
Điện và nước: có thể tự đăng ký online hoặc gọi điện, thủ tục thường đơn giản.
Internet: đây là dịch vụ mất thời gian nhất. Thông thường, phải chờ từ vài ngày đến vài tuần tùy công ty và khu vực. Vì vậy, bạn nên liên hệ sớm ngay khi ký hợp đồng thuê nhà.
Lưu ý quan trọng khi chuyển nhà ở Nhật
Vứt rác và đồ cũ đúng quy định
Khi dọn nhà, bạn sẽ có rất nhiều rác và đồ dùng không còn cần thiết. Ở Nhật, việc xử lý rác phải tuân thủ chặt chẽ quy định phân loại.
Những đồ cồng kềnh (粗大ゴミ – Sodai Gomi) như bàn, ghế, tủ lạnh… cần đăng ký thu gom với chính quyền thành phố.
Bạn phải mua tem dán (粗大ごみ処理券 – Sodai Gomi Shoriken) tại cửa hàng tiện lợi, dán lên đồ vật trước khi đem ra điểm tập kết.
Không được tự ý bỏ ra ngoài mà chưa đăng ký, nếu không có thể bị phạt.
Nhiều người Việt ở Nhật thường chia sẻ kinh nghiệm: trước khi bỏ đi, có thể rao tặng đồ cũ trên các nhóm Facebook hoặc ứng dụng như Jimoty. Vừa tiết kiệm phí rác cồng kềnh, vừa giúp ích cho người khác.
Tại Nhật có rất nhiều công ty chuyển nhà (引っ越し業者 – Hikkoshi Gyōsha) với dịch vụ đa dạng:
Gói cơ bản: chỉ vận chuyển đồ đạc.
Gói trọn gói: bao gồm đóng gói, vận chuyển, lắp đặt, thậm chí dọn dẹp nhà cũ.
Chi phí dao động từ 20,000 yên đến trên 100,000 yên tùy khoảng cách và số lượng đồ. Vào mùa cao điểm (tháng 3–4), giá thường tăng cao do nhiều người thay đổi chỗ ở để nhập học hoặc nhận công việc mới.
Mẹo tiết kiệm là sử dụng các website so sánh giá dịch vụ chuyển nhà. Bạn chỉ cần nhập địa chỉ cũ và mới, số lượng đồ, hệ thống sẽ đưa ra báo giá từ nhiều công ty để lựa chọn.
Cập nhật địa chỉ trên các giấy tờ cá nhân
Ngoài thẻ cư trú, bạn cần chú ý đến những giấy tờ khác cũng cần thay đổi địa chỉ:
Bằng lái xe Nhật (運転免許証 – Unten Menkyoshō).
Sổ ngân hàng, thẻ ATM.
Hợp đồng điện thoại di động.
Bảo hiểm xe, bảo hiểm nhân thọ, hợp đồng thuê dịch vụ.
Việc cập nhật giúp đảm bảo mọi giấy tờ, thông báo và dịch vụ liên quan đều chính xác, tránh rắc rối về sau.
Lời khuyên để chuyển nhà thuận lợi
Chuẩn bị kế hoạch từ sớm, lý tưởng là ít nhất 1–2 tháng trước khi dọn nhà.
Hoàn thành đầy đủ các thủ tục hành chính, đặc biệt là cập nhật địa chỉ trên thẻ cư trú trong vòng 14 ngày.
Giữ lại hóa đơn, giấy tờ đã làm thủ tục để tránh rắc rối sau này.
Vệ sinh nhà cũ trước khi bàn giao để giảm chi phí khấu trừ từ tiền đặt cọc.
Tận dụng các nhóm cộng đồng người Việt tại Nhật để trao đổi, tặng hoặc bán lại đồ không dùng nữa.
Nếu có nhiều đồ đạc hoặc bận rộn, nên thuê dịch vụ chuyển nhà chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và công sức.
Kết luận
Chuyển nhà ở Nhật Bản là một quá trình không hề đơn giản. Bên cạnh việc vận chuyển đồ đạc, bạn cần thực hiện hàng loạt thủ tục hành chính và cập nhật thông tin cá nhân. Với người nước ngoài, việc cập nhật địa chỉ mới trên thẻ cư trú là điều bắt buộc, nếu không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tình trạng pháp lý.
Một kế hoạch rõ ràng, bắt đầu chuẩn bị từ sớm, tuân thủ đúng quy định sẽ giúp bạn chuyển nhà một cách nhẹ nhàng, tiết kiệm thời gian và công sức. Hy vọng bài viết này mang lại cho bạn cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất để quá trình chuyển nhà tại Nhật diễn ra suôn sẻ.
