Việc thuê nhà ở Nhật thường gắn liền với hợp đồng có thời hạn rõ ràng, thường là 1–2 năm. Tuy nhiên, trong quá trình sinh sống, không ít người rơi vào tình huống cần phải trả nhà sớm hơn dự kiến, chẳng hạn như đổi chỗ làm, chuyển trường, về nước, hoặc tìm được chỗ ở phù hợp hơn. Vậy khi muốn trả nhà, bạn cần chuẩn bị những gì và xử lý ra sao để tránh phát sinh rắc rối và mất tiền oan?
Hãy cùng Sống Nhật tìm hiểu nhé!

Kiểm tra kỹ hợp đồng thuê nhà (賃貸契約書)

Trước tiên, bạn cần lấy lại bản hợp đồng thuê nhà để xem các điều khoản liên quan đến việc hủy hợp đồng sớm (解約・退去). Trong hợp đồng thường có ghi rõ:

• Thời hạn thông báo trước: Thông thường là 1 tháng (30 ngày) trước ngày muốn trả phòng. Một số hợp đồng yêu cầu báo trước 2 tháng, đặc biệt là với căn hộ do công ty lớn quản lý.
• Tiền phạt hủy hợp đồng sớm (違約金): Có hợp đồng quy định nếu bạn trả nhà trước 1 năm sẽ bị phạt 1 tháng tiền nhà, hoặc trước 2 năm thì bị phạt 2 tháng tiền nhà.
• Ngày chốt tiền thuê: Nhiều nơi tính tiền thuê theo tháng tròn, có nghĩa là dù bạn trả phòng giữa tháng thì vẫn phải đóng hết tiền cả tháng đó.

Việc đọc kỹ hợp đồng giúp bạn nắm rõ quyền lợi và nghĩa vụ, từ đó tránh tranh cãi không cần thiết.

Thông báo cho công ty quản lý hoặc chủ nhà

Khi đã quyết định trả nhà, bạn cần liên hệ với công ty quản lý bất động sản (管理会社) hoặc trực tiếp với chủ nhà (大家さん) để thông báo. Cách thông báo phổ biến là:

• Gọi điện thoại trước để báo miệng.

Câu mẫu khi gọi điện trực tiếp

1. 〇〇アパート〇〇号室に住んでいる”名前”ですが、退去について相談したくてお電話しました。
   → Tôi là [Tên], đang sống ở phòng .., chung cư …. Tôi gọi để trao đổi về việc trả nhà.
2. 〇月末で退去を希望しています。手続きについて教えていただけますか？
   → Tôi muốn trả nhà vào cuối tháng …. Anh/chị có thể hướng dẫn giúp tôi thủ tục không?

• Gửi đơn xin trả phòng (退去届/解約通知書) bằng văn bản hoặc email theo yêu cầu.

Bạn nên thực hiện điều này càng sớm càng tốt, ít nhất là trước 1 tháng theo đúng quy định hợp đồng. Nếu báo muộn, bạn có thể phải chịu thêm 1 tháng tiền nhà không ở.

Chuẩn bị ngày bàn giao nhà (退去立会い)

Sau khi thông báo trả nhà, công ty quản lý sẽ hẹn ngày để nhân viên đến kiểm tra tình trạng phòng (立会い). Vào ngày này, bạn cần:

• Mang trả lại chìa khóa.
• Đảm bảo đã dọn dẹp cơ bản: hút bụi, lau sạch bếp, nhà vệ sinh, phòng tắm.
• Nếu có hỏng hóc do bạn gây ra (ví dụ: tường trầy xước, kính vỡ, sàn cháy do thuốc lá), bạn sẽ phải chịu chi phí sửa chữa.

Ngược lại, các hư hỏng do hao mòn tự nhiên (経年劣化) như giấy dán tường ố vàng theo thời gian hay bóng đèn cháy thì thường thuộc trách nhiệm của chủ nhà.

Thanh toán các chi phí liên quan

Khi rời nhà sớm, bạn sẽ cần thanh toán một số chi phí sau:

• Tiền thuê nhà còn lại: Tính đến ngày bàn giao theo quy định trong hợp đồng.
• Phí hủy hợp đồng sớm (nếu có): Ví dụ, trả nhà trong vòng 1 năm thì mất 1 tháng tiền nhà.
• Chi phí dọn dẹp (クリーニング費用): Hầu hết hợp đồng yêu cầu người thuê phải trả phí vệ sinh chuyên nghiệp khi trả phòng, dao động từ 20,000 – 50,000 yên tùy căn.
• Chi phí sửa chữa hư hỏng: Nếu có phần bạn làm hỏng.

Vấn đề tiền đặt cọc (敷金)

Một trong những lý do chính khiến các công ty bất động sản và chủ nhà ở Nhật luôn yêu cầu người thuê nộp tiền đặt cọc (敷金 – shikikin) là để hạn chế tình trạng người thuê bỏ trốn hoặc trả nhà mà không chịu thanh toán phí dọn dẹp và sửa chữa. Thực tế cho thấy, điều này xảy ra khá phổ biến, đặc biệt với người nước ngoài. Nhiều người do không quen với văn hóa thuê nhà của Nhật, hoặc cho rằng việc vệ sinh, sửa chữa sau khi rời đi là trách nhiệm của chủ nhà, nên đã để lại căn hộ trong tình trạng bẩn, hư hỏng mà không trả thêm chi phí nào.

Chính vì vậy, tiền đặt cọc được xem như một biện pháp phòng ngừa. Chủ nhà sẽ giữ khoản tiền này và sau khi người thuê trả phòng, họ sẽ dùng nó để thanh toán chi phí dọn vệ sinh (清掃費), khử mùi, thay giấy dán tường, sửa chữa các thiết bị bị hỏng hóc hoặc thậm chí thay mới một số đồ nội thất nếu cần. Chỉ khi nào căn hộ được trả lại trong tình trạng gần như ban đầu, người thuê mới có thể nhận lại toàn bộ hoặc một phần số tiền đã đặt cọc.

Điều này cũng phản ánh một khía cạnh văn hóa Nhật Bản: họ coi trọng sự trách nhiệm cá nhân (責任 – sekinin) và sự tôn trọng người đến sau. Một căn hộ cần phải được bàn giao trong tình trạng sạch sẽ, gọn gàng, để người thuê mới có thể vào ở ngay. Tuy nhiên, do một bộ phận người nước ngoài chưa quen với chuẩn mực này, dẫn đến nhiều tranh chấp trong quá khứ, và kết quả là các công ty buộc phải áp dụng hình thức đặt cọc như một cách đảm bảo quyền lợi.

Ngắt hợp đồng tiện ích (điện, nước, gas, internet)

Trước khi chuyển đi, bạn cần liên hệ với các công ty cung cấp dịch vụ điện, nước, gas và internet để thông báo ngày ngừng sử dụng. Nhân viên có thể đến kiểm tra đồng hồ điện, gas hoặc gửi hóa đơn cuối cùng. Nếu không báo ngừng dịch vụ, bạn vẫn phải tiếp tục trả tiền dù không ở.

Dưới đây là các mẫu câu cơ bản nhất để gọi điện huỷ hợp đồng tiện ích, các bạn có thể tham khảo:

Công ty Điện (電気会社 – でんきがいしゃ)

「〇〇アパート〇〇号室に住んでいる[名前]です。〇月〇日で退去する予定ですので、その日で電気を止めていただきたいです。」
👉 Tôi là [Tên], đang ở phòng 〇〇, chung cư 〇〇. Tôi dự định trả nhà vào ngày 〇 tháng 〇, nên muốn dừng hợp đồng điện từ ngày đó.

Công ty Nước (水道局 – すいどうきょく)

「[名前]と申します。〇月〇日に退去しますので、その日で水道を止めていただけますか？」
👉 Tôi tên là [Tên]. Tôi sẽ trả nhà vào ngày 〇 tháng 〇, xin nhờ dừng sử dụng nước vào ngày đó.

Công ty Gas (ガス会社 – がすがいしゃ)

「〇〇号室の[名前]です。〇月〇日に退去する予定ですので、その日にガスの停止手続きをお願いしたいです。」
👉 Tôi là [Tên], phòng số 〇〇. Tôi dự định trả nhà ngày 〇 tháng 〇, xin làm thủ tục dừng gas vào ngày hôm đó.

Công ty Internet (プロバイダー – provider)

「[名前]です。〇月〇日に引っ越しますので、インターネットの契約を解約したいと思います。解約手続きを教えていただけますか？」
👉 Tôi là [Tên]. Tôi sẽ chuyển nhà vào ngày 〇 tháng 〇, nên muốn hủy hợp đồng internet. Xin vui lòng hướng dẫn thủ tục hủy.

Ngoài ra, đừng quên đổi địa chỉ nhận thư (転居届) tại bưu điện để thư từ được chuyển sang chỗ ở mới.

Một số lưu ý quan trọng

• Đọc kỹ hợp đồng trước khi ký từ đầu

Khi thuê nhà ở Nhật, nhiều người thường quá chú ý đến tiền thuê hàng tháng mà bỏ qua những điều khoản quan trọng trong hợp đồng, đặc biệt là các quy định liên quan đến việc trả nhà sớm. Trên thực tế, hầu hết hợp đồng thuê nhà đều có ghi rõ về thời gian tối thiểu phải ở (thường là 1–2 năm) cũng như mức phí phạt khi muốn chấm dứt hợp đồng trước hạn. Nếu bạn không để ý, đến khi cần chuyển đi gấp vì lý do công việc hoặc gia đình thì sẽ phải bất ngờ đối diện với khoản phí cao, đôi khi bằng một hoặc hai tháng tiền nhà.

• Luôn giữ liên lạc với công ty quản lý

Trong quá trình thuê nhà, việc giữ liên lạc thường xuyên và thẳng thắn với công ty quản lý (管理会社 kanri gaisha) hoặc chủ nhà có thể giúp bạn giải quyết nhanh chóng nhiều vấn đề. Ví dụ, nếu có hư hỏng trong căn hộ như vòi nước bị rò rỉ, điều hòa hoạt động kém, bạn nên báo ngay thay vì tự ý sửa hoặc để mặc tình trạng kéo dài. Điều này không chỉ giúp bạn bảo vệ quyền lợi của mình, mà còn tránh bị quy trách nhiệm khi trả nhà.

• Giữ nhà sạch sẽ trong thời gian ở

Một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền đặt cọc (敷金 shikikin) mà bạn được hoàn lại khi trả nhà chính là tình trạng vệ sinh của căn hộ. Nếu bạn duy trì việc dọn dẹp thường xuyên, tránh để rác ứ đọng, lau chùi bếp và nhà tắm định kỳ, thì khi rời đi, công ty quản lý sẽ ít phải tốn chi phí cho việc vệ sinh chuyên sâu. Ngược lại, nếu để căn hộ bẩn thỉu, nhiều vết ố hay mùi hôi khó xử lý, họ sẽ khấu trừ nhiều tiền từ tiền đặt cọc để chi trả cho dịch vụ dọn dẹp.

• Chọn thời điểm trả nhà hợp lý

Khi có kế hoạch rời khỏi căn hộ, bạn cũng nên tính toán thời điểm trả nhà sao cho phù hợp để tránh bị mất tiền thuê một cách lãng phí. Ở Nhật, tiền thuê nhà thường được tính theo tháng và hiếm khi hoàn lại nếu bạn trả phòng vào giữa tháng. Do đó, nếu có thể chủ động, bạn nên sắp xếp lịch chuyển nhà trùng với ngày cuối cùng của tháng, như vậy sẽ tối ưu được chi phí. Ngoài ra, một số công ty quản lý yêu cầu phải thông báo trước 1–2 tháng về việc trả phòng, nên bạn cũng cần cân nhắc thời điểm gửi thông báo sao cho khớp với ngày rời đi mong muốn.

Kết luận

Trả nhà sớm ở Nhật thực tế không phải là một thủ tục quá phức tạp, nhưng sẽ trở thành gánh nặng nếu bạn không nắm rõ các quy định trong hợp đồng cũng như những bước cần thực hiện. Nhiều người do chủ quan hoặc thiếu kinh nghiệm đã phải trả thêm một khoản chi phí không nhỏ, từ phí hủy hợp đồng, phí vệ sinh, cho đến việc mất gần như toàn bộ tiền đặt cọc. Vì vậy, việc đọc kỹ hợp đồng ngay từ đầu, chú ý đặc biệt đến điều khoản về thời hạn thuê và quy định khi trả nhà, là bước quan trọng giúp bạn tránh rắc rối về sau.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần đảm bảo thông báo cho công ty quản lý hoặc chủ nhà trong thời gian quy định (thường là 1–2 tháng trước khi rời đi). Sự minh bạch và chủ động trong giao tiếp sẽ giúp đôi bên dễ dàng thống nhất, đồng thời giảm thiểu nguy cơ tranh chấp. Ngoài ra, việc giữ cho căn hộ sạch sẽ trong suốt thời gian ở không chỉ giúp bạn có môi trường sống thoải mái hơn mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền đặt cọc được hoàn lại sau khi trả nhà.