Visa Vĩnh trú – 永住権 2025: Điều kiện, hồ sơ, thời gian xét – nói ngắn gọn, làm đúng chuẩn

Bạn đã ở Nhật nhiều năm, đóng thuế đầy đủ, cuộc sống dần ổn định… và giờ muốn “lên đời” vĩnh trú (永住権) để yên tâm làm việc, nuôi dạy con? Vấn đề là… bắt đầu từ đâu, cần giấy gì, có “mức lương tối thiểu” không, có bắt buộc “đủ 10 năm” cho mọi trường hợp? Thực tế, ISA đánh giá hồ sơ theo 3 nhóm: tuân thủ pháp luật – tài chính ổn định – phù hợp lợi ích quốc gia, và có ngoại lệ rõ ràng cho vợ/chồng người Nhật/PR hay diện HSP. Chỉ cần chuẩn bị kĩ hồ sơ, giấy tờ thuyết phục tỉ lệ đậu của bạn sẽ cao hơn và không mất công đi lại nhiều lần.

Vĩnh trú (永住) là gì? Quyền lợi & nghĩa vụ cơ bản

“Vĩnh trú/永住” là tư cách cho phép bạn cư trú không thời hạn tại Nhật Bản. So với các tư cách làm việc thông thường (kỹ sư/nhân văn/quốc tế, kỹ năng đặc định, v.v.), người có vĩnh trú không bị giới hạn ngành nghề; việc đổi nơi làm việc không cần xin thay đổi tư cách lưu trú. Tuy nhiên, vĩnh trú không đồng nghĩa với quốc tịch Nhật: bạn vẫn là công dân nước ngoài và phải tuân thủ chế độ quản lý cư trú (mang thẻ zairyū, đăng ký địa chỉ, chấp hành thuế – bảo hiểm…).

Điều kiện xét duyệt – tóm lược theo “Hướng dẫn về cấp phép vĩnh trú”

Ba nhóm điều kiện cốt lõi để được cấp visa vĩnh trú:

(a) tư cách đạo đức/tuân thủ pháp luật (素行善良),
(b) khả năng tự lập kinh tế (独立生計),
(c) phù hợp lợi ích quốc gia (国益適合).

Khung chung thường gặp là đã cư trú liên tục tại Nhật từ khoảng 10 năm trở lên, trong đó có thời gian làm việc hoặc cư trú ổn định, nộp thuế – bảo hiểm đầy đủ, và tuân thủ pháp luật. Tuy vậy, có nhiều ngoại lệ rút ngắn mốc thời gian, ví dụ: vợ/chồng hoặc con của người Nhật/永住者/特別永住者; người thuộc diện高度専門職 (Highly Skilled Professional); hoặc người có đóng góp đặc biệt cho Nhật Bản.

• Tuân thủ pháp luật và nghĩa vụ hành chính: không có tiền án, không vi phạm nghiêm trọng luật giao thông; không nợ thuế địa phương, thuế thu nhập; đóng đầy đủ bảo hiểm y tế/quốc dân hoặc xã hội; đóng lương hưu đúng quy định (nếu thuộc diện).
• Kinh tế ổn định: có thu nhập ổn định đủ nuôi sống bản thân và gia đình; không phụ thuộc vào trợ cấp phúc lợi công (生活保護). ISA không công bố “mức lương tối thiểu” cụ thể cho vĩnh trú; họ đánh giá tổng thể hồ sơ và hoàn cảnh.
• Cư trú liên tục và hợp pháp: hầu hết trường hợp cần quá trình cư trú dài hạn (thường nêu mốc ~10 năm), trong đó có thời gian làm việc và đóng góp ổn định. Lưu ý thời gian du lịch/ra ngoài Nhật quá dài có thể bị trừ khỏi ‘liên tục’.
• Ngoại lệ về thời gian: vợ/chồng hoặc con của người Nhật/PR có thể không cần đáp ứng một số điều kiện; người diện 高度専門職 (đạt ngưỡng điểm nhất định trong thời gian quy định) có cơ chế xét vĩnh trú sớm hơn; người có “đóng góp cho Nhật” theo hướng dẫn riêng có thể được cân nhắc đặc biệt.

 Lưu ý rằng, ISA không đưa ra con số cứng về mức thu nhập cho điều kiện “khả năng tự lập kinh tế”. Một số văn phòng hỗ trợ khuyến khích việc có tài sản/ khoản tiết kiệm có thể làm đẹp hồ sơ, nhưng trọng số thường nghiêng về thu nhập ổn định và 履行 nghĩa vụ thuế/bảo hiểm. Vì vậy khi làm hồ sơ nên ưu tiên thu nhập ổn định nhiều năm kèm 課税/納税証明, lịch sử bảo hiểm–lương hưu đầy đủ; tài sản/tiết kiệm chỉ có tính bổ trợ. Nếu thu nhập đang sát ngưỡng, có thể tính thêm thu nhập của vợ/chồng, hoặc điều chỉnh lại người phụ thuộc cho đúng thực tế, để thể hiện bức tranh tài chính vững chắc và minh bạch.

Lệ phí & thời gian xét duyệt (cập nhật 2025)

Lệ phí (thu khi được chấp thuận): Từ ngày 01/04/2025, lệ phí cho thủ tục “cấp phép vĩnh trú” được điều chỉnh lên 10.000 yên.

Thời gian xử lý tiêu chuẩn (標準処理期間): ISA công bố mốc tham khảo khoảng 4–6 tháng. Tuy nhiên, thực tế có thể dài hơn nếu cần xác minh bổ sung, thời điểm cao điểm, hay khác biệt giữa các địa phương.

Bạn thuộc nhóm nào? – Chọn đúng bộ hồ sơ “cần nộp”

Tùy theo loại visa bạn sở hữu, ngoài những loại giấy tờ cơ bản, có chứng minh một số loại giấy tờ khác. Vì vậy bạn cần xác định rõ bạn thuộc nhóm visa nào.

Bộ giấy tờ “CƠ BẢN” (đa số hồ sơ đều cần)

 Đơn xin vĩnh trú (永住許可申請書) + ảnh 4×3cm mới chụp trong 6 tháng.
 Hộ chiếu, Thẻ cư trú (bản gốc + bản sao).
 住民票 (có đủ thông tin hộ), 課税（所得）証明書 và 納税証明書 (1–3 năm gần nhất, do quận/xã cấp).
 Chứng minh việc làm/thu nhập: 在職証明書, 源泉徴収票 hoặc bảng lương gần đây; với người tự doanh: giấy 確定申告.
 Xác nhận tham gia bảo hiểm (健康保険/国民健康保険・厚生年金/国民年金) và lịch sử nộp.
 身元保証書 (giấy bảo lãnh).
 申請人の親族一覧表 (bảng liệt kê thân nhân) nếu trang thủ tục yêu cầu.

 Lưu ý: giấy tờ cấp tại Nhật phải trong vòng 3 tháng; giấy tờ tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Nhật.

Nhóm đang làm việc theo tư cách lao động (技術・人文知識・国際業務…)

 Bộ giấy tờ Cơ bản ở trên.
 Trọng tâm bổ sung:
 在職証明書, hợp đồng lao động, mô tả công việc hiện tại.
 Chứng cứ thu nhập ổn định (源泉徴収票, bảng lương; với chuyển việc gần đây thì nộp cả cũ + mới).
 Bằng cấp/chứng chỉ nghề (nếu phù hợp).
 (Tùy nơi) 理由書 nêu lý do xin PR, kế hoạch đóng góp/lâu dài.

Vợ/chồng hoặc con của người Nhật/永住者/特別永住者

Nhóm này được miễn áp dụng một phần điều kiện về thời gian/kinh tế trong khung chung. Hồ sơ trọng tâm là chứng minh mối quan hệ hôn nhân/gia đình thực tế và cuộc sống ổn định tại Nhật.

 Bộ giấy tờ Cơ bản.
 戸籍謄本 phía người Nhật: 婚姻証明書 (nếu đăng ký ngoài Nhật) + dịch.
 Chứng cứ sống chung thực tế: hợp đồng nhà, hóa đơn sinh hoạt, ảnh gia đình…
 Thu nhập/thuế của cả hai vợ chồng (khi cần để chứng minh độc lập kinh tế cấp hộ).

Người diện 高度専門職（Highly Skilled Professional）

Với HSP, thời gian yêu cầu để xét vĩnh trú có thể ngắn hơn theo chế độ điểm và thành tích. Bạn cần nộp kèm các chứng cứ về điểm (học vị, kinh nghiệm, thu nhập, nghiên cứu, v.v.) và xác nhận của cơ quan/đơn vị. So với hai nhóm trên, nhóm này đòi hỏi hồ sơ phức tạp hơn, vì vậy bạn cần kiểm tra danh sách hồ sơ cần thiết.

 Bộ giấy tờ Cơ bản.
 Bảng tính điểm theo HSP tại thời điểm nộp (70 điểm/80 điểm tùy lộ trình), kèm chứng cứ cho từng hạng mục điểm (bằng cấp, kinh nghiệm, thu nhập, nghiên cứu…).
 Chứng minh duy trì điểm theo năm/tháng như hướng dẫn (ví dụ: ≥80 điểm duy trì ≥1 năm; hoặc ≥70 điểm với điều kiện tương ứng).
 在職証明書/契約書, thuế/bảo hiểm.

Trường hợp có “đóng góp cho Nhật Bản” (我が国への貢献)

Nhóm này thuộc những trường hợp được công nhận có đóng góp nổi bật (khoa học – công nghệ, văn hóa – thể thao, ngoại giao – hợp tác…). Nếu thuộc trường hợp này, bạn cần tập hợp hồ sơ thành tích, thư xác nhận/đánh giá từ cơ quan có thẩm quyền theo mẫu/điều kiện quy định.

 Bộ giấy tờ Cơ bản.
 Hồ sơ thành tích/đóng góp (khoa học–công nghệ, văn hoá–thể thao, ngoại giao…), thư xác nhận/đánh giá từ cơ quan có thẩm quyền theo guideline chuyên biệt.

Quy trình nộp hồ sơ – từng bước, dễ làm theo

Bước 1 – Tự đánh giá điều kiện: Đối chiếu “Guidelines” để nhìn tổng thể 3 nhóm điều kiện. Nếu có khoảng trống (ví dụ thiếu vài tháng cư trú liên tục, hoặc có nợ thuế), hãy khắc phục rồi mới nộp.

Bước 2 – Chọn đúng “bảng hồ sơ” theo nhóm: Tải danh sách giấy tờ mới nhất.

Bước 3 – Xin giấy tờ tại địa phương và nơi làm việc: 住民票; 課税（所得）証明書 và 納税証明書; 在職証明書; xác nhận đóng bảo hiểm; bảng lương/源泉徴収票; các giấy tờ hôn nhân (nếu áp dụng).

Bước 4 – Điền đơn xin vĩnh trú + chuẩn bị ảnh: In đúng khổ A4, viết đầy đủ. Chuẩn bị ‘身元保証書’ (người bảo lãnh là người Nhật hoặc PR; thường là sếp/người thân/đồng nghiệp).

Bước 5 – Nộp tại Cục/Chi cục Xuất nhập cảnh quản lý nơi cư trú: Lấy số thứ tự, nộp toàn bộ hồ sơ. Bạn sẽ nhận ‘phiếu tiếp nhận’ (受付票) như nộp hồ sơ xin gia hạn visa.

Bước 6 – Theo dõi và phản hồi yêu cầu bổ sung: Nếu ISA gửi “thông báo nộp bổ sung” (追加資料提出通知), hãy chuẩn bị và nộp nhanh. Giữ liên lạc, cập nhật địa chỉ nếu chuyển nhà.

Bước 7 – Nhận kết quả: Khi được “cho phép”, bạn đến nộp lệ phí bằng tem doanh thu (収入印紙) trị giá 10.000 yên và nhận thẻ mới. Nếu “không cho phép”, bạn có thể cân nhắc thời điểm – hướng khắc phục để nộp lại.

Mẫu ‘理由書’ (thư nêu lý do xin vĩnh trú) – tham khảo

Nguyên tắc vàng (đừng bỏ qua)

1. Ngắn gọn 1–2 trang A4, bám đúng 3 trụ cột ISA kiểm tra:
   (a) Tuân thủ pháp luật → thuế/bảo hiểm/vi phạm giao thông;
   (b) Tự lập kinh tế → thu nhập/việc làm ổn định, hoặc thu nhập hộ gia đình (nếu diện hôn nhân);
   (c) Phù hợp lợi ích quốc gia → gắn bó dài hạn, đóng góp, không dùng trợ cấp công.
2. Viết theo dữ kiện định lượng (số năm cư trú, năm nộp thuế, tháng đóng lương hưu, JLPT, không vi phạm) – hạn chế cảm tính.
3. Gắn “chứng cứ” ngay trong câu (ghi rõ “đính kèm tài liệu số …”) để cán bộ tra nhanh.
4. Đúng ngôi – đúng tông: です・ます調, lịch sự, không khoa trương, tránh kể lể dài.
5. Bản đồ rõ ràng: chia mục 1→7, mỗi mục 3–5 câu là đủ.

Cấu trúc 7 mục (áp dụng mọi diện)

1. 在留経緯 (quá trình cư trú): vào Nhật năm nào, tư cách hiện tại, thay đổi việc/đơn vị (nếu có), tổng năm cư trú liên tục.
2. 就労・収入の安定性: nơi làm, vị trí, hợp đồng, mức/độ ổn định thu nhập; nếu diện hôn nhân, nêu thu nhập hộ gia đình.
3. 納税・社会保険の履行: đã nộp thuế mấy năm, không nợ; tham gia và đóng bảo hiểm/y tế/lương hưu đầy đủ.
4. 家族・生活基盤: tình trạng hôn nhân, con cái/học hành, địa chỉ cư trú ổn định, tham gia cộng đồng/khu phố.
5. 日本への貢献・今後の計画: công việc chuyên môn, nghiên cứu, tình nguyện, kế hoạch dài hạn (ổn định gia đình, mua nhà, phát triển nghề).
6. 遵法意識・再入国: tuân thủ luật (không/tối thiểu vi phạm giao thông), dùng 特別再入国許可 đúng quy định khi xuất cảnh.
7. 結び: cam kết tiếp tục tuân thủ, cảm ơn và kính đề nghị xem xét.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) – ngắn gọn, dễ hiểu

• Tôi có thể nộp online không?
  Hiện tại thủ tục xin vĩnh trú nói chung vẫn nộp trực tiếp tại cơ quan xuất nhập cảnh. ISA có hệ thống ‘オンライン申請’ cho nhiều thủ tục khác, nhưng vĩnh trú chưa được hỗ trợ rộng rãi. Luôn kiểm tra trang chính thức mới nhất trước khi đi.

• Có mức lương tối thiểu để đậu vĩnh trú không?
  ISA không công bố con số ‘mức lương tối thiểu’. Họ đánh giá tổng thể tính ổn định tài chính, lịch sử đóng thuế – bảo hiểm, tình trạng gia đình, thời gian cư trú, v.v.

• Trong thời gian chờ kết quả, tôi đổi việc hoặc chuyển nhà có sao không?
  Bạn có thể đổi việc/chuyển nhà, nhưng phải đảm bảo tư cách lưu trú hiện tại còn hiệu lực, tiếp tục đóng thuế – bảo hiểm đầy đủ. Hãy cập nhật địa chỉ ngay với chính quyền địa phương và thẻ cư trú.

• Tôi có thể ra nước ngoài dài ngày khi hồ sơ đang xét?
  Nên hạn chế đi dài ngày. Nếu bắt buộc, hãy dùng ‘特別再入国許可’ khi xuất cảnh và đảm bảo còn trong thời hạn quay lại. Tránh thay đổi lớn ảnh hưởng tính ‘cư trú liên tục’ ngay trước – sau khi nộp.

• Bị ‘không cho phép’ thì bao lâu nộp lại?
  Không có mốc cố định, nhưng hãy đọc kỹ lý do, khắc phục thiếu sót (thuế, bảo hiểm, thời gian cư trú…) rồi nộp lại khi hồ sơ đã “đủ”.

Kết luận

Xin vĩnh trú là cột mốc quan trọng cho hành trình sống – làm việc lâu dài tại Nhật. Nếu bạn chuẩn bị ‘sạch – gọn – đúng mẫu’ và duy trì lịch sử tuân thủ tốt (thuế/bảo hiểm/luật pháp), khả năng thành công sẽ cao. Hãy dựa trên các bảng hồ sơ chính thức mới nhất của ISA, đừng vội nộp khi còn thiếu và luôn giữ lại bản sao mọi giấy tờ. Chúc bạn hoàn tất hồ sơ thuận lợi và sớm đón thẻ vĩnh trú!