Mầm non ở Nhật dễ thôi: Bí kíp hồ sơ Hoikuen/Youchien cho bố mẹ bận rộn (2025)

Bạn đang sống ở Nhật và muốn đăng ký gửi con đi học? Bạn đang xoay như chong chóng giữa công việc, con nhỏ và một “rừng” giấy tờ tiếng Nhật? Bạn đang không phân biệt được Hoikuen (保育園 – nhà trẻ/điểm trông trẻ), Yōchien (幼稚園 – mẫu giáo), và Nintei Kodomoen (認定こども園 – mô hình tích hợp), cũng như đang mơ hồ trong việc chuẩn bị hồ sơ, mốc thời gian, cách tính điểm xét tuyển (利用調整), mức phí – miễn giảm (幼児教育・保育の無償化. Những thuật ngữ như 1号/2号/3号, 願書 (đơn trường), 就労証明書 (xác nhận làm việc) nghe rất “khó nhằn”, nhưng thật ra chỉ cần hiểu đúng và làm theo từng bước là ổn.

Phân biệt nhanh các hệ: Hoikuen・Youchien・Nintei Kodomoen

– Hoikuen (保育園): phục vụ từ 0–5 tuổi, trọng tâm là “chăm sóc – trông giữ” các bé khi cha mẹ bận rộn (đi làm, mang thai/ sinh nở, điều trị…); muốn vào hoikuen bạn phải được thành phố/quận xác nhận “có nhu cầu gửi” (保育の必要性). Có nhiều loại: 認可保育所 (được chính quyền cấp phép), nhóm nhỏ 小規模保育, 保育ママ (家庭的保育), 事業所内保育…

– Youchien (幼稚園): chủ yếu cho 3–5 tuổi, trọng tâm là “giáo dục”, thời gian trẻ ở trường sẽ là nửa ngày (khoảng 4 giờ chuẩn), nộp hồ sơ trực tiếp cho trường; nhiều nơi có buổi trải nghiệm/ phỏng vấn/ bốc thăm.

– Nintei Kodomoen (認定こども園): mô hình tích hợp (vừa giáo dục kiểu 幼稚園, vừa trông giữ kiểu 保育園). Con đường nộp hồ sơ chia theo ‘認定’:

• 1号認定 (giáo dục chuẩn – trẻ đủ 3 tuổi): nộp trực tiếp cho youchien; youchien hỗ trợ xin giấy 認定 với thành phố.
• 2号・3号認定 (cần trông giữ – 3 tuổi trở lên/dưới 3 tuổi): nộp qua thành phố như hoikuen và được xét ‘利用調整’ nếu quá đông.

Tiêu chí	Hoikuen (保育園)	Youchien (幼稚園)	Nintei Kodomoen (認定こども園)
Cơ quan quản lý	こども家庭庁/ chính quyền địa phương	MEXT / chính quyền địa phương	Mô hình tích hợp: theo từng khối (giáo dục/trông giữ)
Độ tuổi chính	0–5 tuổi (lớp 0–2 thường cạnh tranh)	3–5 tuổi	1号: 3–5 / 2・3号: 0–5
Điều kiện để vào	Cần “nhu cầu gửi” (保育の必要性): bố/mẹ đi làm, mang thai/sinh nở, điều trị, chăm sóc thân nhân…	Không cần “nhu cầu gửi”	1号: như youchien; 2・3号: như hoikuen
Cách nộp hồ sơ	Nộp qua quận/TP (区・市)	Nộp trực tiếp cho trường (願書)	1号: nộp trực tiếp; 2・3号: nộp qua quận/TP
Thời gian giữ trẻ	Dài giờ: thường 8–11 giờ/ngày (tùy loại)	Chuẩn ~4 giờ/ngày; có 預かり保育 (giữ thêm)	Theo loại đăng ký (2・3号 thường dài giờ)
Học phí / miễn giảm	Từ 0-3 tuổi tính theo thu nhập hộ; trẻ 3–5 tuổi thuộc diện miễn học phí theo chính sách quốc gia (vẫn đóng bữa ăn, v.v.)	Miễn học phí với trần ~25,700¥/tháng; vẫn đóng ăn, đồng phục, xe bus…	Theo khối đăng ký: 1号 theo youchien; 2・3号 theo hoikuen
Cách tuyển	利用調整 (xét điểm): điểm cơ bản + điều chỉnh (giờ làm, anh/chị em, đang gửi認可外…)	Trường tự xét: phỏng vấn/bốc thăm/quan sát	Theo luồng 1号 hoặc 2・3号 tương ứng
Phù hợp với gia đình	Cả bố mẹ đi làm, cần gửi dài giờ, con nhỏ (0–2)	Một phụ huynh ở nhà, ưu tiên giáo dục nửa ngày	Cần linh hoạt: vừa giáo dục vừa trông giữ trong một cơ sở
Ghi chú	Có loại 認可, 小規模, 事業所内…	Thường có đồng phục, sự kiện, xe đưa đón	Xin 認定: 1号 (giáo dục), 2号/3号 (trông giữ)

Mẹo chọn mô hình: Nếu gia đình cần gửi dài giờ do cả bố mẹ đi làm, ưu tiên hoikuen/ kodomoen (2・3号). Nếu một phụ huynh ở nhà và muốn con đi nửa ngày để phát triển kỹ năng, youchien/ kodomoen (1号) sẽ phù hợp hơn.

“認定” là gì? 1号・2号・3号 – bố mẹ cần hiểu để nộp đúng cửa

– 1号認定: “Giáo dục chuẩn” (教育標準時間) – áp dụng cho trẻ từ 3–5 tuổi, không cần chứng minh “có nhu cầu gửi”. Áp dụng khi học 幼稚園 hoặc 認定こども園 (khối giáo dục). Nộp trực tiếp cho trường, sau khi đậu, trường hướng dẫn làm thủ tục nhận chứng nhận từ thành phố.

– 2号認定: “Có nhu cầu giữ trẻ” (保育認定) – áp dụng cho trẻ 3–5 tuổi. Phải chứng minh nhu cầu gửi (ví dụ: bố/mẹ đi làm ≥64 giờ/tháng, mang thai/sinh nở, bệnh tật, chăm sóc người thân…). Nộp tại quận/TP; nếu số hồ sơ vượt chỉ tiêu, thành phố sẽ ‘利用調整’ theo điểm ưu tiên.

– 3号認定: Áp dụng cho trẻ dưới 3 tuổi cho ba mẹ có nhu cầu trông giữ. Thủ tục và nguyên tắc giống 2号.

Gợi ý nhanh: Gia đình làm toàn thời gian thường có điểm ưu tiên cao khi xét hoikuen, đặc biệt lớp 0–2 tuổi thường cạnh tranh.

Lịch nộp hồ sơ: mốc “kinh điển” cần nhớ (ví dụ Tokyo & nhiều nơi)

– Hoikuen (đợt nhập học tháng 4): đa số địa phương phát hành ‘Hướng dẫn tuyển sinh năm tài chính mới’ vào mùa thu; nhận hồ sơ từ khoảng tháng 10–12 hằng năm; kết quả thường công bố từ tháng 1–2; nhập học tháng 4. Ngoài ra có tuyển bổ sung/ tuyển giữa năm theo từng tháng.

– Youchien (tư thục ở Tokyo): thông lệ phổ biến là phát đơn vào 15/10 và nhận hồ sơ từ 1/11. Tuy nhiên từng trường có thể điều chỉnh; bạn cần kiểm tra web/trường để biết lịch cụ thể.

– Kodomoen: làm theo luồng 1号 (trường) hoặc 2・3号 (thành phố) tương ứng.

Tip: Bạn có thể bắt đầu đi tham quan trường, dự ‘説明会’, và sưu tầm đơn từ tháng 9–10 để kịp mốc 10–12 (hoikuen) và 1/11 (youchien).

Hồ sơ – giấy tờ chuẩn bị (mẫu chung, xem hướng dẫn địa phương để chắc chắn)

Với Hoikuen / Kodomoen (2・3号認定): nộp cho quận/TP

• Đơn xin sử dụng cơ sở保育 (入所申込書/利用申込書)
• Đơn xin 認定 (子どものための教育・保育給付認定申請書)
• Chứng minh ‘có nhu cầu gửi’ 就労証明書: do công ty ký, nêu giờ làm, hoặc giấy tờ tương đương nếu là tự doanh, nội trợ nhận việc, sắp đi làm, mang thai/ sinh nở, điều trị bệnh, chăm sóc người thân…
• Giấy thuế 課税証明書/市民税課税 (非課税）証明書: của bố/mẹ (để tính phí & miễn giảm)
• Xác minh 本人確認 và 個人番号 (My Number) theo yêu cầu địa phương
• Trẻ đang đi cơ sở 認可外 (nếu có): ‘証明書’ chứng minh thời lượng gửi
• Một số nơi bổ sung: bản sao 在留カード, 住民票, giấy chứng nhận khuyết tật/đơn thân… (nếu áp dụng)

Với Youchien / Kodomoen (1号認定): nộp trực tiếp cho trường

• Nhận và điền ‘願書’; tham gia phỏng vấn/ quan sát (nếu yêu cầu)
• Đậu vòng tuyển sinh → trường hướng dẫn nộp hồ sơ xin ‘1号認定’ tại địa phương (thường trường hỗ trợ chuyển tiếp)
• Đóng các khoản: nhập học, đồng phục, tài liệu theo hướng dẫn của trường

Quan trọng: Hãy kiểm tra kỹ hạn chót (締切) và ngày hiệu lực (証明日の有効期間) của ‘就労証明書/各証明’. Nhiều quận quy định chỉ chấp nhận giấy xác nhận được ký trong một khoảng thời gian gần (ví dụ sau 15/9 cho kỳ tháng 4 năm sau).

Cách xét tuyển vào hoikuen (‘利用調整’): hiểu đúng ‘điểm’ để tăng cơ hội

Khi số hồ sơ vượt chỉ tiêu, quận/TP xếp hạng theo ‘điểm’:

• “Điểm cơ bản” (基本点数): phản ánh mức độ cần gửi – ví dụ bố/mẹ đi làm toàn thời gian (tuần ≥5 ngày × ngày ≥8 giờ) thường được điểm cao; các trường hợp mang thai/ sau sinh, điều trị bệnh, khuyết tật, chăm sóc người thân… cũng có quy định điểm tương ứng.
• “Điểm điều chỉnh” (調整指数): cộng/ trừ theo tình huống, như: có anh/chị đang học cùng hệ; đi làm cả bố lẫn mẹ; đang gửi 認可外 với thời lượng đủ; chuyển nhà; đơn thân…
• Nguyên tắc khi bằng điểm: áp dụng thứ tự ưu tiên (順位表) riêng của địa phương.

Lưu ý: Tiêu chí, thang điểm và giấy chứng minh đi kèm khác nhau theo từng địa phương. Hãy đọc kỹ ‘利用調整基準’ trong ‘Hướng dẫn nhập học’ của quận/TP bạn cư trú.

Phí – miễn giảm: ‘幼児教育・保育の無償化’ áp dụng thế nào?

• Trẻ 3–5 tuổi đang học 幼稚園・保育所・認定こども園 (kể cả cơ sở型 địa phương認可) được “miễn học phí” theo chính sách quốc gia. Với 幼稚園, mức miễn có trần (hiện hành khoảng 25,700 yên/tháng).
• Trẻ 0–2 tuổi thuộc hộ ‘miễn/ không phải nộp thuế cư trú’ (住民税非課税世帯) được miễn học phí.
• Không nằm trong diện miễn: chi phí bữa ăn (đặc biệt là ‘副食費’), đồng phục, tài liệu, xe đưa đón, phí sự kiện… Một số nhóm (hộ thu nhập ~≤3.6 triệu yên, con thứ 3 trở đi) được miễn ‘副食費’. Chi tiết thực hiện có thể khác nhau đôi chút giữa các địa phương.

Gợi ý: Khi nộp hồ sơ, hãy chuẩn bị sẵn ‘課税証明書’/‘非課税証明書’ để địa phương xác định đúng mức phí/ miễn giảm cho gia đình.

Quy trình từng bước – làm sao để ‘bách phát bách trúng’?

Nếu mục tiêu là Hoikuen (giữ dài giờ)

Bước 1 – Khảo sát nhu cầu và xếp hạng ưu tiên: chọn 6–10 cơ sở (hoặc hơn nếu địa phương cho phép), trong bán kính đi lại hợp lý; tìm hiểu lịch mở cửa, có nhận trẻ 0–2 tuổi không, có suất cho dị ứng thực phẩm, hỗ trợ gửi dài giờ/ thứ bảy…

Bước 2 – Tự đánh giá ‘điểm’: cả hai bố mẹ đi làm toàn thời gian? trẻ có anh/chị đang học? đang gửi認可外? Nếu điểm không cao, thêm lựa chọn 小規模保育/事業所内保育 hoặc nộp nhiều vòng, tăng cơ hội.

Bước 3 – Chuẩn bị giấy tờ: xin ‘就労証明書’ sớm; nếu tự kinh doanh nhớ kèm ‘確定申告書/開業届’; chuẩn bị ‘課税証明書’; chụp sẵn mặt trước/ sau ‘在留カード’; kiểm tra yêu cầu ‘個人番号’.

Bước 4 – Nộp đúng hạn: nhiều nơi nộp tháng 10–12 cho kỳ tháng 4; giữa năm nộp theo lịch từng tháng (thường chốt trước ngày 7–10 của tháng trước). Nộp xong, giữ liên hệ và cập nhật nếu có thay đổi việc làm/ giờ làm.

Bước 5 – Nhận kết quả và ‘慣らし保育’: khi có nội định (内定), hoàn tất phỏng vấn/ khám sức khỏe ở trường; chuẩn bị giai đoạn “làm quen” 1–2 tuần đầu.

Nếu mục tiêu là Youchien (giáo dục nửa ngày)

Bước 1 – Chọn trường và dự ‘説明会’: bắt đầu từ tháng 9–10; hỏi rõ chương trình, thời gian giữ trẻ ngoài giờ (預かり保育), mức phí, đồng phục, xe bus…

Bước 2 – Lấy và nộp ‘願書’: phổ biến phát đơn 15/10 và nhận 1/11 (ở Tokyo); có thể phỏng vấn/ bốc thăm – xem kỹ hướng dẫn từng trường.

Bước 3 – Hoàn tất thủ tục nhập học: đóng lệ phí/ đồng phục/ sách vở; theo hướng dẫn của trường làm thủ tục xin ‘1号認定’ để hưởng miễn giảm theo chính sách quốc gia.

Trường hợp đặc biệt – chuyển nhà, sinh con, đi làm lại…

• Chuyển nhà sang quận/TP khác: cần làm thủ tục theo nơi ở mới; nhiều nơi vẫn cho đăng ký giữa năm (随時) nếu còn chỉ tiêu; nên nộp ngay trong tháng chuyển đến để kịp vòng xét gần nhất.
• Mẹ/ bố sắp đi làm (内定) hoặc chuẩn bị khởi nghiệp: đính kèm ‘内定通知書/開業届/契約/経費明細’ theo yêu cầu địa phương.
• Đang nghỉ thai sản/育休 và muốn giữ suất anh/chị: nhiều nơi cho tiếp tục sử dụng đến khi em tròn 1 tuổi (theo điều kiện); nhưng nhớ nộp ‘復職（予定）証明書’ đúng hạn.
• Đã nộp nhưng bị ‘保留’ (chưa có chỗ): phần lớn địa phương sẽ tự động đưa vào xét hàng tháng đến hết năm tài chính; bạn có thể cập nhật thêm nguyện vọng/ tài liệu để tăng cơ hội.

FAQ (Trả lời nhanh gọn)

Q1. Nhà mình không có ai đi làm toàn thời gian, có xin hoikuen được không?
A1. Tuỳ địa phương, nhưng nếu không chứng minh ‘có nhu cầu gửi’ (ví dụ đi làm ≥64 giờ/tháng, mang thai, điều trị bệnh…), khả năng trúng hoikuen thấp. Có thể cân nhắc youchien hoặc kodomoen (1号), hoặc dịch vụ gửi theo giờ.

Q2. Mình nộp trễ mốc tháng 10–12 thì có hết cơ hội?
A2. Không. Ngoài đợt chính, nhiều nơi có tuyển giữa năm từng tháng (随時). Hãy nộp ngay để vào vòng xét tiếp theo.

Q3. Khi nào con được miễn học phí?
A3. Trẻ 3–5 tuổi học các cơ sở trong hệ thống sẽ được miễn học phí; với 幼稚園 có trần mức miễn (~25,700 yên/tháng). Trẻ 0–2 tuổi thuộc hộ ‘không phải nộp thuế cư trú’ được miễn.

Q4. Khác gì giữa 認可 và 認可外?
A4. 認可 cơ sở đáp ứng tiêu chuẩn nhà nước và được chính quyền tài trợ; phí tính theo thu nhập hộ gia đình. 認可外 tự đặt mức phí, cách tuyển; khi xin hoikuen, việc đang gửi認可外 có thể được tính điểm cộng (tuỳ địa phương, cần đủ thời lượng gửi).

Q5. Có cần sổ tiêm chủng để nộp hồ sơ không?
A5. Khi nhập học, trường sẽ kiểm tra lịch tiêm/ khám; giấy nộp ban đầu chủ yếu là hồ sơ hành chính và chứng minh ‘nhu cầu gửi’/ thu nhập. Hãy theo dõi hướng dẫn trường/ địa phương.

Kết luận

Đăng ký Hoikuen/Youchien không còn “mê cung” khi ba mẹ nắm vững 3 điểm: chọn đúng mô hình (giữ dài giờ hay giáo dục nửa ngày), hiểu rõ 1号・2号・3号/新2号 để nộp đúng cửa, và bám sát mốc thời gian của địa phương. Từ đó, phần còn lại chỉ là kỷ luật trong chuẩn bị giấy tờ (就労証明書, 課税証明書, MyNumber…), sắp xếp thứ tự nguyện vọng hợp lý và giữ liên lạc với trường/phòng trẻ em. Đừng quá lo nếu trượt đợt chính: nhiều nơi có tuyển giữa năm xét hàng tháng; đồng thời các chính sách như miễn học phí 3–5 tuổi hay hỗ trợ 新2号 cho預かり保育 giúp gia đình nhẹ gánh tài chính khi lựa chọn phương án phù hợp.