Freelance tại Nhật – Cách kiếm thêm thu nhập hợp pháp

Ngày nay, trong bối cảnh chi phí sinh hoạt tại Nhật ngày càng gia tăng, nhu cầu của nhiều người Việt Nam đang sinh sống và học tập nơi đây về những cách để tăng thêm thu nhập cũng dần tăng lên. Vì vậy, freelance (làm việc tự do) trở thành một lựa chọn được nhiều người quan tâm bởi sự linh hoạt về thời gian và địa điểm làm việc, đa dạng trong công việc và khả năng tận dụng thế mạnh của bản thân. Bạn có thể nhận những công việc như thiết kế, viết nội dung, dịch thuật, marketing, lập trình,… Bất kể bạn có khả năng trong lĩnh vực gì bạn cũng có thể nhận công việc tự do tại nhà hoặc bất cứ đâu. Tuy nhiên, sự hấp dẫn kể trên cũng đi kèm với những ràng buộc pháp lý mà nếu bạn không biết rõ, rất có thể bạn sẽ rơi vào tình trạng vi phạm pháp luật của Nhật bản mà không hề hay biết đó nha!

Khác với suy nghĩ của nhiều người, Nhật Bản không phát hành một loại visa riêng biệt nào cho người làm công việc tự do (freelancer) bởi đây chỉ như một cách thức làm việc. Muốn làm việc một cách hợp pháp, bạn cần hiểu rõ tư cách lưu trú (在留資格 – zairyū shikaku) của mình cho phép làm những gì, được làm công việc ở lĩnh vực nào, có cần xin thêm giấy phép hay không và nghĩa vụ nộp thuế và bảo hiểm của bạn là như thế nào khi đã có thêm thu nhập từ freelance. Ngoài ra, nếu bạn làm thường xuyên và có mức thu nhập tương đối, việc đăng ký cá nhân kinh doanh (個人事業主 – kojinjigyōshu), lập hợp đồng dịch vụ, xuất hóa đơn theo chuẩn mới và quyết toán thuế cũng là những yếu tố quan trọng giúp bạn duy trì hoạt động lâu dài, tránh những rắc rối pháp lý đáng tiếc.

Thông qua bài viết này, hãy cùng Sống Nhật tìm hiểu tất tần tật về freelance tại Nhật Bản nhé. Bên cạnh việc tăng thêm thu nhập cho bản thân, công việc này còn có thể trở thành cơ hội để bạn tích lũy kinh nghiệm, mở rộng vòng tròn quan hệ và xây dựng sự nghiệp cho tương lai. Đây có thể được coi là con đường mà bạn vừa được thử sức với khả năng cũng như đam mê của bản thân mà vẫn an tâm vì mọi hoạt động đều hợp pháp.

Tư cách lưu trú và điều kiện để làm freelance

Để làm freelance một cách hợp pháp tại Nhật, điều đầu tiên và quan trọng nhất bạn cần làm là kiểm tra tư cách lưu trú của bản thân. Visa Nhật không có một loại riêng biệt dành cho người làm công việc tự do, bạn cần dựa vào tư cách hiện có trên visa (ví dụ: vĩnh trú, lao động, bảo lãnh,…) để biết được tư cách làm việc của bản thân. Người có tư cách tự do lao động (vĩnh trú, định cư lâu dài, vợ/chồng là người Nhật hoặc vĩnh trú) có thể làm các công việc freelance mà không bị giới hạn ngành nghề. Ngược lại, người có visa có yêu cầu về giới hạn nội dung công việc (kỹ sư, nhân văn, quốc tế,…) sẽ chỉ được làm những công việc đúng phạm vi chuyên môn ghi trong tư cách. 

Tại Nhật, chính phủ không áp dụng cơ chế tự bảo lãnh visa, bạn sẽ không thể xin được visa làm freelance độc lập mà cần có hợp đồng dịch vụ phù hợp với tư cách hoặc xét các lộ tuyến khác như Kinh doanh – Quản lý (経営・管理 – keiei・ kanri) khi tự mình mở công ty. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn tại đây.

Nếu bạn thuộc diện visa Du học (留学 – ryūgaku) hoặc Phụ thuộc/Du lịch (家族滞在 – kazoku ryokō), bạn sẽ không tự động được làm thêm mà cần phải xin cấp phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú chính (資格外活動許可 – shikakugaikatsudōkyoka) trước khi bắt đầu bất cứ một công việc nào. Với du học sinh, bên cạnh giấy phép làm thêm, bạn cần phải lưu ý về giới hạn giờ làm việc. Một số dạng freelance, làm việc từ xa hay nhận hoa hồng có thể bị yêu cầu giải trình cụ thể về nội dung công việc hay cách kiểm soát giờ làm việc,… Thời gian xử lý những đơn giải trình này thường kéo dài từ vài tuần đến vài tháng, vì vậy bạn cần chú ý đến những điều trên để đảm bảo công việc của bản thân. 

Đăng ký cá nhân kinh doanh (個人事業主) & bước mở hoạt động

Nếu bạn là một freelancer toàn thời gian hoặc thường xuyên, nhận nhiều hợp đồng hoặc bắt đầu có doanh thu ổn định và tự chịu trách nhiệm thu chi,… việc nộp thông báo bắt đầu kinh doanh (開業届 – kaigyō todoke) tại chi cục thuế nơi bạn đang cư trú là bước cần thiết để hợp thức hóa hoạt động. 

Khác với các công việc làm công ăn lương bình thường, bên cạnh việc tự chịu trách nhiệm về dòng tiền, freelancer còn cần tự chịu trách nhiệm về việc xuất hóa đơn, nộp thuế và tham gia bảo hiểm. Sau khi nộp, bạn sẽ chính thức được coi là một chủ kinh doanh cá nhân (個人事業主 – Kojinjigyōshu), không cần thành lập công ty. Đây là thủ tục hoàn toàn miễn phí, thời gian xử lý nhanh chóng, giúp bạn dễ dàng trong việc quyết toán thuế, khấu trừ chi phí cũng như tạo uy tín với khách hàng bằng thương hiệu riêng.

Các bước thực hiện chi tiết

Chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Mẫu thông báo khởi nghiệp kinh doanh (開業届). Bạn có thể tải mẫu này từ website của Cơ quan thuế quốc gia hoặc đến lấy trực tiếp tại sở thuế ở địa phương.
• Giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ cư trú, hộ chiếu và thẻ mã số cá nhân (マイナンバー – My number).
• Thông tin về ngành nghề mà bạn dự định kinh doanh (dịch thuật, tư vấn, thiết kế, lập trình,…).
• Thời gian bắt đầu hoạt động kinh doanh (bạn có thể chọn đúng ngày kinh doanh nếu khai báo sớm, ngày hiện tại hoặc một ngày gần với lúc đăng ký).
• Con dấu cá nhân (印鑑 – inkan). Tuy không bắt buộc nhưng nhiều nơi vẫn khuyến nghị người làm thủ tục sử dụng.

Nộp hồ sơ kèm với “Đăng ký khai xanh” (青色申告承認申請書)

Đây là một lựa chọn vô cùng quan trọng và có ích cho hoạt động kinh doanh của bạn. Nếu đơn xin phê duyệt của bạn được chấp thuận, bạn có thể khai báo thuế theo hình thức “khai xanh” thay vì “khai trắng”, có nghĩa là bạn sẽ được hưởng lợi ích về mức khấu trừ thuế tối đa 650.000 yên/năm, miễn là bạn đáp ứng đủ các điều kiện như ghi chép sổ sách đúng chuẩn và chính xác (ghi sổ kép), lưu giữ chứng từ và nộp qua hệ thống điện tử (e-Tax). Đây chính là phương thức hợp pháp để giảm số tiền thuế phải nộp mà hầu hết các freelancer tại Nhật đều sử dụng. 

Lưu trữ chứng từ ngay từ ngày bắt đầu

Bạn hãy lưu ý rằng, ngay từ khi bắt đầu hoạt động kinh doanh cá nhân của mình, bạn phải giữ lại toàn bộ tất cả các hợp đồng, báo giá, hóa đơn, biên lai và các sổ sách chi tiêu liên quan. Những chứng từ này sẽ được dùng để hạch toán chi phí hợp lệ, có thể giúp bạn giảm một phần thu nhập chịu thuế. Ví dụ, tiền mua máy tính, phần mềm, chi phí internet hoặc chi phí đi lại gặp khách hàng và các chi phí liên quan đều có thể kê khai nếu bạn có chứng từ hợp lệ.

Một số mẹo hữu ích

Đăng ký cá nhân kinh doanh là bước làm cần thiết và rất quan trọng giúp bạn hợp thức hóa công việc freelance của bản thân, nhưng để quản lý thuận lợi và duy trì lâu dài lại không chỉ dừng lại ở việc nộp đơn. Nhiều người mới bắt đầu công việc tự do này thường không chú ý đến những chi tiết nhỏ nhưng lại có ảnh hưởng lớn đến việc xây dựng thương hiệu, quản lý tài chính hay cập nhập thông tin về hộ kinh doanh với cơ quan thuế. 

Những mẹo dưới đây có thể giúp bạn vừa tạo được hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, vừa tránh rắc rối trong khâu giải quyết giấy tờ hành chính. Dù những việc này không bắt buộc nhưng việc tìm hiểu và áp dụng đúng cách sẽ giúp việc hoạt động tự do ở Nhật của bạn trở nên minh bạch và dễ dàng mở rộng quy mô hơn trong tương lai.

• Xây dựng và đặt tên thương hiệu cá nhân (屋号 – Yagō): Việc này không bắt buộc cho việc kinh doanh cá nhân của bạn, thế nhưng có một cái tên cho thương hiệu của bản thân sẽ giúp bạn tạo uy tín hơn khi xuất hóa đơn hành chính với khách hàng. Ví dụ, thay vì chỉ ghi tên cá nhân, bạn có thể đổi thành “Nguyễn A Design Office”.
• Sử dụng tài khoản ngân hàng riêng: Bạn cũng không bắt buộc cần phải mở một tài khoản riêng nhưng việc tách riêng các khoản thu – chi cho công việc freelance khỏi chi tiêu cá nhân hàng ngày sẽ giúp bạn quản lý dòng tiền công việc minh bạch và dễ hạch toán hơn.
• Thời hạn nộp đơn đăng ký: Tốt nhất bạn nên nộp trong vòng 1 tháng sau kể từ ngày bắt đầu kinh doanh. Nhưng nếu bạn đã hoạt động trước đó thì cũng đừng lo lắng bởi bạn vẫn có thể nộp bổ sung và tiếp tục làm việc bình thường.
• Thay đổi thông tin: Nếu bạn muốn đổi ngành nghề, chuyển nhà hoặc dừng không kinh doanh nữa, bạn cần phải nộp giấy thông báo thay đổi hoặc thông báo đóng cửa hoạt động cho sở thuế địa phương trước khi chuyển đi hoặc dừng hẳn. 

Những lợi ích khi đăng ký cá nhân kinh doanh

• Được công nhận kinh doanh hợp pháp, bạn có thể dễ dàng có được cơ hội trao đổi cũng như ký hợp đồng lớn với các công ty Nhật.
• Có thể khấu trừ chi phí kinh doanh, giảm gánh nặng thuế.
• Dễ dàng đăng ký vay vốn hoặc mở tài khoản doanh nghiệp tại ngân hàng trong trường hợp cần thiết.
• Xây dựng cho bản thân bạn uy tín cũng như thương hiệu cá nhân lâu dài.

Mẫu từ vựng trong đơn đăng ký thông báo bắt đầu kinh doanh

Trường trong form (tiếng Nhật)	Ý nghĩa (tiếng Việt)	Ví dụ cách điền, lưu ý
納税地 (のうぜいち)	Nơi nộp thuế/Địa chỉ cư trú	東京都新宿区… (Tokyo, Shinjuku, địa chỉ đầy đủ theo thẻ cư trú)
氏名 (しめい)・印 (いん)	Họ tên, con dấu	NGUYEN VAN A (ghi bằng alphabet hoặc katakana), đóng dấu cá nhân nếu có
生年月日 (せいねんがっぴ)	Ngày tháng năm sinh	19xx年09月05日
職業 (しょくぎょう)	Nghề nghiệp kinh doanh	翻訳業 (ngành dịch thuật), デザイン業 (ngành thiết kế), ITサービス業 (dịch vụ IT),…
屋号 (やごう)	Tên thương hiệu (nếu có)	Nguyen A Translation Office (có thể bỏ trống nếu chỉ dùng tên cá nhân),…
開業日 (かいぎょうび)	Ngày bắt đầu kinh doanh	2025年01月01日
開業に至った理由 (かいぎょうにいたったりゆう)	Lý do bắt đầu kinh doanh	通訳・翻訳の仕事を受けるため (Để nhận công việc phiên dịch/dịch thuật)
給与の支払の状況 (きゅうよのしはらいのじょうきょう)	Tình trạng trả lương cho nhân viên	従業員なし (Không có nhân viên)
所得の種類 (しょとくのしゅるい)	Loại thu nhập	事業所得 (Thu nhập kinh doanh)
青色申告承認申請書 (あおいろしんこくしょうにんしんせいしょ)	Đăng ký khai xanh (tùy chọn nộp kèm hoặc không)	Đánh dấu ✓ để hưởng khấu trừ tối đa 650,000 yên

Thuế – bảo hiểm căn bản cho freelancer 

Một trong những việc quan trọng nhất không thể thiếu mà bạn cần lưu ý khi làm bất cứ một công việc nào tại Nhật Bản chính là tuân thủ quy định của luật thuế. Kể cả bạn làm công việc tự do và không có hợp đồng dài hạn hay có một hợp đồng chính thức lâu dài thì việc khai báo thu nhập và chi phí đều là bắt buộc, điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tình trạng pháp lý và tài chính của bạn. Hiện nay, Nhật Bản áp dụng hệ thống thuế thu nhập lũy tiến, nghĩa là thu nhập của bạn càng cao, mức thuế bạn phải trả càng lớn. Ngoài ra, freelancer cũng cần phải đóng thuế tiêu dùng nếu doanh thu của họ vượt quá ngưỡng quy định đề ra. Để giảm thiểu gánh nặng thuế, nhiều freelancer lựa chọn phương thức khai thuế “khai xanh”, phương thức này giúp khấu trừ chi phí hợp lý và tối ưu hóa số thuế người lao động phải nộp.

Trong phần tiếp theo, Sống Nhật sẽ cùng bạn đọc đi sâu vào các hình thức khai thuế và các nghĩa vụ mà người làm freelance tại Nhật cần biết, từ thuế thu nhập cá nhân, thuế tiêu dùng cho đến những chế độ hóa đơn đủ điều kiện và bảo hiểm cho freelancer.

Thuế thu nhập cá nhân

• Bao gồm thuế thu nhập lũy tiến (quốc gia) và thuế cư trú địa phương. Freelancer tự quyết toán hàng năm và có thể nộp điện tử (e-Tax) bằng thẻ My Number.
• Nếu bạn thuộc diện Khai trắng (白色申告): ghi chép đơn giản, chỉ yêu cầu những sổ sách cơ bản, không quá cầu kỳ.
• Nếu bạn thuộc diện Khai xanh (青色申告): yêu cầu phải ghi chép đầy đủ và chuẩn xác thông tin (ghi sổ kép), có thể được khấu trừ thuế tối đa 650.000 yên nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về sổ sách, hạn nộp, nộp bằng e-Tax hoặc ghi chép trên sổ điện tử. Đây là một quyền lợi để giảm thuế thu nhập cá nhân vô cùng tiết kiệm đối với các freelancer vậy nên bạn có thể cân nhắc.

Thuế tiêu dùng và chế độ “hóa đơn đủ điều kiện”

• Ngưỡng miễn thuế tiêu dùng: Cá nhân kinh doanh có doanh số dưới 10 triệu yên ở kỳ gốc thì sẽ được miễn nghĩa vụ nộp thuế tiêu dùng trong kỳ hiện tại (tuy nhiên vẫn có ngoại lệ và những lưu ý liên quan, bạn có thể đọc kỹ hướng dẫn chính thức tại đây).
• Chế độ hóa đơn đủ điều kiện (適格請求書) đã được áp dụng toàn quốc từ đầu tháng 10 năm 2023. Để khách hàng được khấu trừ thuế tiêu dùng, người bán (freelancer, hay là bạn) phải đăng ký mã số nhà phát hành hóa đơn đủ điều kiện. Nhiều khách hàng doanh nghiệp cũng yêu cầu điều kiện này ngay cả khi bạn ở dưới ngưỡng yêu cầu, bạn nên lưu ý và cân nhắc hai mặt lợi – hại trước khi tự nguyện đăng ký chế độ này.

Bảo hiểm – Hưu trí

Các cá nhân kinh doanh thường tham gia Bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険 – kokumin kenko hoken) và Bảo hiểm lương hưu quốc dân (国民年金 – kokumin nenkin) tại quận/huyện mà họ đang cư trú. Đây là hai loại bảo hiểm mà bạn bắt buộc phải tham gia khi sinh sống và làm việc tại Nhật Bản. Mức đóng bảo hiểm sẽ tham chiếu từ thu nhập năm trước, bạn có thể liên hệ địa phương mình đang sống để biết thêm thông tin cụ thể hơn.

Hợp đồng, báo giá, hóa đơn: làm chuyên nghiệp để bền lâu

Làm công việc freelance lâu dài ở Nhật, chắc hẳn bạn cũng sẽ trở nên “thạo nghề” hơn và tiến tới bước kinh doanh chuyên nghiệp hoặc mở rộng quy mô. Nhiều người thường chú trọng vào việc tìm khách hàng và nâng cao trình độ chuyên môn mà lại quên mất rằng phần hành chính và giấy tờ cũng là điều tất yếu. Bạn cần nắm rõ rằng mọi điều khoản quan trọng cần được thỏa thuận bằng văn bản trước khi bắt tay vào làm. Ở Nhật, mọi thứ đều được làm việc dựa trên tiêu chí minh bạch, do đó việc chỉ thỏa thuận miệng là vô cùng rủi ro. 

Ba loại giấy tờ cần thiết và cốt yếu nhất chính là hợp đồng dịch vụ (業務委託契約 – Gyōmu itaku keiyaku), báo giá (見積書 – Mitsumorisho) và hóa đơn (請求書 – Seikyūsho). Mỗi loại tài liệu đều có vai trò riêng: hợp đồng là bản minh chứng cho sự ràng buộc về mặt pháp lý, báo giá giúp khách hàng hiểu rõ về chi phí một cách minh bạch và công khai, còn hóa đơn là căn cứ để bạn được nhận tiền và khách hạch toán.

Hợp đồng dịch vụ – những nội dung cần có

• Phạm vi công việc (業務内容): Bao gồm các đầu mục mô tả cụ thể sản phẩm hoặc dịch vụ bàn giao (ví dụ đầy đủ: thiết kế logo thương mại với tông màu chủ đạo xanh dương với các yếu tố ly nước, trái cây,…, giao 2 lần chỉnh sửa, giao file thiết kế dưới dạng png và jpg,…). Bạn nên ghi rõ ràng hết mức có thể, tránh ghi chung chung bởi như vậy dễ sinh tranh chấp giữa các bên.
• Tiến độ & lịch nghiệm thu (納期・検収): Ghi chú rõ thời hạn làm việc, mốc giao, mốc nghiệm thu, tiêu chí chấp nhận (ví dụ: đo theo checklist 15 mục, khách hàng có 3 ngày để phản hồi,…). Nếu khách hàng không phản hồi trong thời gian đã đề ra có thể mặc định là đã nghiệm thu.
• Giá cả & phương thức thanh toán (報酬・支払方法): Bạn cần nêu rõ đơn giá cho dịch vụ/sản phẩm, phụ phí (phí đi lại, phí cấp phép hình ảnh, phí bản quyền,…), tiền đặt cọc (nếu có), kỳ thanh toán (ví dụ: trong vòng 30 ngày sau hóa đơn). Nếu thanh toán theo hình thức chuyển khoản, hãy ghi rõ số tài khoản nhận tiền của bạn và phương thức, phương tiện chuyển khoản mà bạn chấp nhận.
• Bản quyền & quyền sử dụng (著作権・使用権): Đây là bản quy định ai sẽ sở hữu bản quyền sau khi thanh toán và phạm vi sử dụng (quốc gia, thời hạn, chuyển nhượng) của dịch vụ/sản phẩm (thường là sản phẩm). Ví dụ: bản quyền chuyển giao cho bên X (khách hàng) sau khi thanh toán đầy đủ cho mục đích sử dụng trong Nhật Bản, thời hạn vĩnh viễn.
• Bảo mật (秘密保持): Nếu xử lý thông tin nhạy cảm hoặc thông tin cá nhân, cần ghi rõ điều khoản bảo mật (thời hạn, hình thức xử lý dữ liệu, phạt vi phạm).
• Phạt vi phạm & hủy hợp đồng (違約金・契約解除): Đây là đầu mục cam kết giữa các bên về quy định phạt khi chậm trễ tiến độ hay phạt khi hủy hợp đồng đột ngột và điều kiện hoàn tiền đặt cọc.
• Giải quyết tranh chấp (紛争解決): Chọn luật áp dụng và tòa án địa phương (ví dụ: nếu phát sinh tranh chấp giữa các bên liên quan, ưu tiên thương lượng. Nếu không thể, tòa án thành phố Tokyo giải quyết).

Báo giá – cách trình bày đầy đủ và chuyên nghiệp

• Tiêu đề, số báo giá, ngày phát hành báo giá.
• Liệt kê hạng mục công việc, khối lượng, thời gian, đơn giá, tổng cộng, thuế tiêu dùng nếu có.
• Ghi rõ thời hạn báo giá có hiệu lực (ví dụ: giá hiệu lực trong 30 ngày).
• Ghi kèm điều kiện thanh toán (tạm ứng, phần còn lại sau nghiệm thu/đã thanh toán đủ/…)

Hóa đơn – thông tin bắt buộc và cách lưu trữ

• Ngày phát hành, số hóa đơn liên tục, thông tin bên bán (bao gồm tên, địa chỉ, mã số phát hành hóa đơn nếu đã đăng ký 適格請求書発行事業者番号 – số doanh nghiệp phát hành hóa đơn đủ điều kiện), thông tin bên mua, nội dung dịch vụ trao đổi giữa hai bên, số tiền, thuế tiêu dùng, điều khoản thanh toán, thông tin chuyển khoản.
• Bạn phải lưu trữ bản sao hóa đơn, biên lai chuyển khoản và thư điện tử xác nhận giao dịch nhằm mục đích quyết toán hàng tháng.
• Lưu ý về thuế khấu trừ (源泉徴収 – genzenchōshū): trong một số trường hợp công ty trả tiền cho cá nhân có thể sẽ khấu trừ thuế tại nguồn. Khi nhận thanh toán, bạn nên ghi rõ trên hợp đồng ai sẽ chịu phần khấu trừ này và cách thanh toán bù trừ để tránh xảy ra tranh cãi và giảm độ uy tín.

Các lộ tuyến freelance theo từng tư cách cư trú

Là những người nước ngoài sinh sống tại Nhật Bản, không phải ai cũng có quyền tự do làm mọi công việc, mọi ngành nghề nơi đây. Thay vào đó, tư cách lưu trú trên visa của bạn sẽ quyết định công việc bạn được phép làm. Có những loại cho phép bạn tự do làm mọi ngành nghề, nhưng cũng có những loại giới hạn phạm vi rất chặt chẽ, yêu cầu bạn chỉ được làm những việc liên quan tới ngành nghề chuyên môn. Tìm hiểu kỹ, hiểu rõ và hiểu đúng sẽ giúp bạn tránh rủi ro lớn trong quá trình tìm và làm việc. Dưới đây là những lộ tuyến phổ biến và lưu ý cho từng loại tư cách giúp bạn hiểu rõ hơn trước khi bắt đầu con đường làm freelance.

Vĩnh trú/Vợ hoặc chồng là người Nhật/Định cư lâu dài (永住者・日本人の配偶者等・定住者)

• Bạn được phép ứng tuyển và làm việc ở bất cứ ngành nghề nào, tự do ký hợp đồng, mở công ty hay tuyển dụng nhân viên.
• Nếu muốn mở rộng quy mô, bạn có thể chuyển từ kinh doanh cá nhân sang công ty cổ phần và chuẩn hóa thông tin trong sổ sách thuế để vay vốn hoặc vay ngân hàng một cách dễ dàng.

Kỹ sư – Nhân văn – Quốc tế (技術・人文知識・国際業務)

• Với tư cách này, bạn có thể nhận nhiều hợp đồng công việc nếu nội dung của chúng phù hợp với chuyên môn được ghi trong visa (ví dụ: kỹ sư phần mềm làm nhiều dự án phát triển).
• Lưu ý, nếu công việc bạn nhận không đúng theo chuyên môn được ghi trong tư cách cư trú (ví dụ, bạn làm lập trình nhưng lại nhận job dịch thuật) thì có thể bị xem là hoạt động ngoài tư cách. Nếu không đăng ký giấy tờ đầy đủ, bạn có thể bị coi là đang phạm luật, vì vậy cần làm đơn xin cho phép hoạt động ngoài tư cách (資格外活動許可) hoặc chuyển sang tư cách phù hợp nếu định làm đa ngành lâu dài.

Du học sinh (留学) & Phụ thuộc (家族滞在)

• Bạn phải được cấp phép tham gia các hoạt động khác (thường được in ở mặt sau thẻ cư trú khi mới nhập cảnh) trước khi nhận bất cứ một công việc freelance nào ngoài phạm vi visa, du học sinh chỉ được phép làm việc tối đa 28 giờ 1 tuần trong học kỳ.
• Một điểm đáng lưu tâm chính là công việc bạn nhận không được ảnh hưởng đến học tập. Các công việc “giải trí”, nhạy cảm hay ở những nơi giới hạn độ tuổi có thể bị cấm. Về hồ sơ xin phép có thể nộp tại cơ quan xuất nhập cảnh kèm thư giải trình công việc, hợp đồng mẫu và lịch làm việc dự kiến.

Kinh doanh – Quản lý (経営・管理)

• Những người thuộc diện visa này được phép làm việc kinh doanh toàn thời gian, thường dành cho những ai muốn lập nghiệp, tự mở công ty và quản lý.
• Trước khi bắt đầu, bạn cần chứng minh kế hoạch kinh doanh, vốn đầu tư tối thiểu, cơ sở vật chất (văn phòng làm việc) và cách tuyển dụng nhân viên.
• Nếu bạn muốn phát triển quy mô lớn hơn (từ freelance sang doanh nghiệp), hãy cân nhắc chuyển sang tư cách cư trú này để hợp thức hóa cho các hoạt động tuyển dụng và mở rộng.

Những ngành freelance nổi bật và cách kiểm tra tính hợp pháp

Nếu đã đọc đến đây, có lẽ sẽ có một câu hỏi chung mà nhiều người quan tâm về việc freelance ở Nhật là: “Ngành nào dễ bắt đầu mà không vi phạm pháp luật?”. Câu trả lời phụ thuộc vào kỹ năng và trình độ chuyên môn của bạn, nhưng nhìn chung cũng có một số lĩnh vực được nhiều người lựa chọn khi mới bắt đầu bởi chúng phù hợp với hầu hết các loại tư cách lưu trú và có ít rào cản thủ tục. Ví dụ, biên tập nội dung, dịch thuật hay làm cộng tác viên là những công việc phổ biến với du học sinh và những người có khả năng về ngôn ngữ. Lập trình, thiết kế hoặc marketing lại là thế mạnh của những người có chuyên môn sâu hơn, giỏi công nghệ và đã có kinh nghiệm hoặc luyện tập trước đó. Ngoài ra, việc gia sư trực tuyến hoặc dạy chuyên môn, làm trợ giảng tại trường đại học,… cũng là một nguồn thu nhập ổn định nếu bạn làm đúng quy định. 

Tuy nhiên, tính hợp pháp của từng công việc so với tư cách lưu trú luôn phải đặt lên hàng đầu bởi nếu làm sai và bị phát hiện có thể dẫn đến rủi ro rất lớn, thậm chí bạn có thể bị mất visa và cấm nhập cảnh. Do đó, trước khi nhận bất kỳ dự án nào, hãy cân nhắc kỹ: công việc đó có nằm trong phạm vi ngành nghề cho phép không? Có cần xin thêm giấy phép không? Một freelancer chuyên nghiệp và lâu dài không chỉ cần giỏi nghề mà còn cần biết cách tự bảo vệ mình bằng việc tuân thủ pháp luật của đất nước mà mình đang sinh sống và làm việc.

Những ngành nghề freelance cho người mới bắt đầu

Dịch thuật – Biên tập nội dung

• Công việc dịch thuật là một trong những công việc phổ biến đối với “giới” freelance tại Nhật. Đây là công việc không yêu cầu phải làm việc ở địa điểm cố định nên bạn có thể làm việc từ xa cũng như dễ dàng sắp xếp lịch trình sao cho phù hợp bởi khối lượng công việc tùy theo dự án mà bạn nhận.
• Với visa ràng buộc chuyên môn, công việc dịch thuật thường phù hợp với những người thuộc lĩnh vực chuyên môn liên quan hay du học sinh có giới hạn giờ làm việc.
• Tuy nhiên, công việc này cũng yêu cầu sự tỉ mỉ và chính xác. Bạn cần lưu ý những quy định về ngôn ngữ mục tiêu, phong cách diễn đạt, số lần sửa bản dịch và nghĩa vụ bảo mật tài liệu khách hàng được ghi trong hợp đồng. 

Lập trình – Thiết kế – Vận hành quảng cáo số

• Nhu cầu dành cho những ngành nghề này khá lớn nên cơ hội công việc dành cho bạn cũng sẽ cao. Giống với dịch thuật, bạn có thể triển khai làm việc từ xa cũng như nhận thanh toán bằng chuyển khoản.
• Khi làm những công việc thuộc các ngành nghề lập trình, thiết kế hay vận hành quảng cáo số, bạn cần kiểm soát rủi ro thật cẩn thận. Ví dụ, ghi rõ KPI trước khi bắt đầu dự án, số lần sửa, quyền truy cập tài khoản khách hàng, trách nhiệm bảo mật hay phong cách bàn giao mã nguồn,…

Gia sư trực tuyến & Giảng dạy chuyên môn

• Công việc này sẽ phù hợp với du học sinh hoặc những ai có trình độ chuyên môn về một lĩnh vực nào đó, thường là tiếng Anh hoặc tiếng Việt đối với người Việt. Lưu ý, nếu là du học sinh, bạn cần phải tuân thủ quy định về giờ làm.
• Một số trường hợp giáo dục trực tuyến cho tổ chức có thể cần hợp đồng rõ ràng để tránh hiểu lầm bạn đang làm việc toàn thời gian. 

Nhiếp ảnh – Quay dựng

• Về vấn đề bản quyền và quyền sử dụng, hãy nhớ rằng bạn luôn cần quy định quyền sử dụng hình ảnh (về thời hạn, phạm vi, quyền sử dụng thương mại, độc quyền hay có thể đăng công khai,…). Nếu bạn quay chụp người mẫu cần có sự cho phép của họ trước khi bắt đầu (モデルリリース).
• Trong quá trình làm việc có thể sẽ phát sinh một số chi phí khác chi phí chụp ảnh hoặc quay dựng. Bạn nên làm rõ chi phí di chuyển, phí thuê thiết bị, phí phát hành bổ sung,… với khách hàng ngay trong hợp đồng.

Tư vấn chuyên môn

• Tư vấn chuyên môn thường không quá phổ biến với người Việt làm freelance tại Nhật, tuy nhiên nếu bạn có cơ hội, đây cũng là một công việc tốt có thể thử.
• Nếu bạn có tư cách ràng buộc theo chuyên môn, phạm vi tư vấn của bạn phải nằm trong phạm vi chuyên môn đó, ngoài ra còn cần điều khoản giới hạn trách nhiệm (責任制限) được ghi rõ trong hợp đồng.

Cách kiểm tra tính hợp pháp cho từng công việc

• Đọc kỹ mô tả công việc và đối chiếu với mục đích được phép ghi trong tư cách lưu trú trước khi nhận việc và ký hợp đồng.
• Nếu không chắc chắn về tính hợp pháp, bạn có thể hỏi cơ quan xuất nhập cảnh hoặc luật sư hành chính. Với du học sinh, bạn có thể hỏi giáo viên hoặc cố vấn tại trường trước khi nhận việc.
• Trong hợp đồng cần ghi rõ “công việc thuộc phạm vi được phép theo tư cách A” để minh bạch với bên đối tác cũng như rõ ràng mục đích với cục xuất nhập cảnh.

Quy trình từng bước: từ ý tưởng đến tiền về tài khoản

Freelance nghe tuy đơn giản nhưng lại không chỉ dừng lại ở việc nhận việc, thực hiện rồi nhận tiền. Nếu coi freelance là một công việc nghiêm túc, bạn cần lên cho mình một kế hoạch cụ thể giống như vận hành một doanh nghiệp nhỏ, bao gồm một quy trình bài bản, từ việc kiểm tra tính hợp pháp cho đến quản lý tài chính. 

Đầu tiên, bạn cần chắc chắn rằng mình được phép nhận loại công việc định làm bằng cách kiểm tra tư cách lưu trú. Tiếp theo, bạn nên nghiên cứu thị trường, hiểu và định vị bản thân, sau đó thiết lập bảng giá hợp lý, phù hợp với thị trường. Kế tiếp là chuẩn bị báo giá, ký hợp đồng, và nếu bạn làm thường xuyên, hãy đăng ký kinh doanh cá nhân để hợp thức hóa hoạt động của bạn. Trong quá trình thực hiện, đừng quên báo cáo tiến độ thường xuyên với khách hàng để giữ uy tín và tạo cho khách hàng cảm giác yên tâm. Sau khi bàn giao và nghiệm thu, bạn phải xuất hóa đơn đúng chuẩn và lưu giữ mọi chứng từ cần thiết. Cuối cùng, đến kỳ quyết toán thuế, bạn hãy nộp các bằng chứng đầy đủ để tránh rắc rối về sau. Nghe có vẻ rắc rối nhưng khi bạn làm được tất cả các bước này, tiền vào tài khoản không còn là sự may rủi nữa, đó chính là kết quả của một hệ thống làm việc khoa học và chuyên nghiệp, đồng thời cũng xây dựng thương hiệu uy tín của bản thân bạn với khách hàng.

• Kiểm tra tư cách cư trú và pháp lý
  • Xác định tư cách trong visa (ví dụ: phụ thuộc, du học, kỹ sư,…) và những giới hạn liên quan. Nếu cần thiết, bạn phải xin 資格外活動許可 trước khi làm việc.

• Nghiên cứu thị trường và định vị
  • Sau khi quyết định lĩnh vực mình sẽ làm, xác định tệp khách hàng mục tiêu của bạn và những vấn đề mà họ cần giải quyết. Bạn có thể khảo sát mặt bằng giá chung trên thị trường và thiết lập một bảng giá hợp lý cho dịch vụ của mình.

• Lập báo giá, ký hợp đồng
  • Sau khi có khách hàng, hãy gửi báo giá chi tiết và rõ ràng. Khi khách hàng đồng ý với bảng giá và dịch vụ của bạn, thỏa thuận, lập hợp đồng cho đôi bên và ký. 
  • Hãy ghi rõ tạm ứng, lịch hoàn thiện, chi phí phát sinh và điều khoản bản quyền,…

• Chuẩn bị hạ tầng hành chính
  • Nếu làm công việc freelance thường xuyên, hãy nộp đơn đăng ký kinh doanh cá nhân và khai xanh nếu muốn tối ưu thuế. 
  • Mở sổ ghi chép thu chi riêng cho hoạt động kinh doanh của bản thân. Nếu muốn rõ ràng hơn có thể lập một tài khoản ngân hàng mới dành riêng cho công việc.

• Thực hiện và báo cáo tiến độ
  • Giữ lịch cập nhật tiến độ định kỳ với khách hàng để họ có thể nắm được bạn đang làm việc đến đâu (ví dụ, mỗi tuần một lần, hai tuần một lần,…).
  • Lưu mọi trao đổi bằng email, tin nhắn SMS hoặc thông qua mạng xã hội để làm bằng chứng rõ ràng trong trường hợp cần thiết.

• Nghiệm thu và xuất hóa đơn
  • Sau khi nghiệm thu, bạn hãy gửi hóa đơn cho khách hàng theo điều khoản hợp đồng. Ghi rõ số hóa đơn, ngày xuất hóa đơn và ngày đến hạn.

• Thu tiền, quản lý chứng từ
  • Lưu lại biên lai chuyển khoản của khách hàng, hóa đơn đầu vào (chi phí) để hạch toán; sau đó nhập số liệu vào phần mềm kế toán hoặc sổ tay để lưu trữ cũng như quản lý.

• Quyết toán, đóng thuế
  • Đến cuối năm, cuối quý hoặc đến kỳ quyết toán, bạn cần phải tiến hành khai báo và nộp thuế. Việc này bao gồm khai thu nhập, khai chi phí, tính thuế thu nhập và thuế cư trú. Sau khi đã kiểm tra và khai xong hết các mục, tiến hành nộp qua e-Tax bằng mã số và thẻ My Number hoặc nộp tiền ngay tại chi cục thuế địa phương.

Bảng tóm tắt về thuế & chứng từ cho freelancer

Nội dung	Bạn cần làm gì	Ghi chú
Mở hoạt động	Nộp đơn thông báo khởi nghiệp kinh doanh cá nhân 開業届 tại Chi cục Thuế	Miễn phí, nộp sớm để hợp thức sổ sách.
Quyết toán	Chọn 白色申告 (khai trắng) hoặc 青色申告 (khai xanh)	Nếu khai xanh đủ điều kiện, bạn có thể được khấu trừ đến 650.000 yên.
Thuế tiêu dùng	Nếu doanh số kỳ gốc ít hơn hoặc bằng 10 triệu yên thường được miễn. Nếu lớn hơn bạn cần thu thuế tiêu dùng khi xuất hóa đơn (thường là 10% hoặc 8% đối với thực phẩm hoặc đồ uống mang đi)	Dù miễn, khách B2B có thể yêu cầu bạn đăng ký hóa đơn đủ điều kiện.
Hóa đơn	Xuất hóa đơn tiêu chuẩn (適格請求書) theo điều kiện ở chế độ mới	Bắt đầu từ 1/10/2023, cần mã số nhà phát hành để khách khấu trừ.
Nộp điện tử	Nộp qua e-Tax bằng My Number	Nhanh, có thể được khấu trừ tối đa khi khai xanh.

Rủi ro pháp lý và thuế khóa thường gặp. Cách phòng tránh

Làm việc tự do ở Nhật có thể mang đến cho bạn một nguồn thu nhập đáng kể nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và thuế khóa nếu bạn không nắm rõ luật hoặc chủ quan. Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần nhận việc, làm rồi sau đó nhận tiền là xong, trên thực tế, nếu không nắm vững quy tắc, luật lệ, bạn có thể rơi vào những tình huống nguy hiểm.

Về thuế, nhiều freelancer không đăng ký hóa đơn đủ điều kiện do chủ quan hoặc nghĩ chúng không quan trọng dẫn đến mất nhiều khách hàng doanh nghiệp tiềm năng vì họ không thể khấu trừ thuế. Một lỗi khách là quản lý sổ sách khá sơ sài, qua loa và không đầy đủ, làm mất quyền khấu trừ thuế khi khai xanh và khiến bạn phải chịu mức thuế cao hơn so với dự định. Ngay cả việc chậm trễ trong việc nộp thuế hay không tham gia bảo hiểm đầy đủ cũng là những rủi ro nghiêm trọng.

Do đó, nếu bạn nắm rõ quy định, những điều kể trên hoàn toàn có thể tránh được một cách đơn giản. Đây là một lợi thế cho bạn, giúp bạn làm việc ổn định và lâu dài. Hãy nhớ kỹ, bạn nên chuẩn bị sổ sách cẩn thận và chủ động xin tư vấn khi cần. Làm freelance không chỉ là kiếm tiền mà còn là quản lý chính bản thân bạn như điều hành một doanh nghiệp nhỏ, trong đó, sự tuân thủ pháp luật chính là nền tảng bền vững nhất.

Nhận việc trước khi có phép (với diện cần 資格外活動許可)

• Rủi ro: Bạn sẽ bị coi là hoạt động ngoài tư cách cho phép, có thể bị phạt, thu hồi tư cách lưu trú của bạn hoặc tệ hơn là bị trục xuất khỏi Nhật.
• Cách phòng tránh: Nếu visa của bạn không cho phép, không nhận công việc cho tới khi bạn đã được cấp phép. Thay vào đó, bạn có thể tìm kiếm những công việc khác trong tư cách hoặc đơn giản là chờ đợi. Hãy lưu bản sao giấy phép kèm hợp đồng công việc. 

Lẫn lộn phạm vi công việc so với tư cách

• Rủi ro: Làm việc trái chuyên môn được ghi trong phạm vi visa của bạn sẽ bị cảnh cáo.
• Cách phòng tránh: Trong hợp đồng, bạn hãy luôn luôn ghi rõ: “Nội dung công việc thuộc phạm vi tư cách A”. Nếu muốn mở rộng sang các loại công việc khác, xin phép xuất nhập cảnh hoặc chuyển tư cách. 

Không đăng ký hóa đơn đủ điều kiện (適格請求書) khi làm B2B

• Rủi ro: Khách hàng doanh nghiệp sẽ không thể khấu trừ thuế tiêu dùng, từ đó dễ bị họ yêu cầu giảm giá hoặc thậm chí là hủy, không hợp tác cùng.
• Cách phòng tránh: Nếu khách hàng chính là doanh nghiệp lớn, bạn có thể cân nhắc đăng ký nhà phát hành hóa đơn đủ điều kiện. Nếu chưa đăng ký, hãy thỏa thuận rõ ràng để khách hàng biết trước.

Sổ sách sơ sài dẫn đến mất cơ hội khai xanh

• Rủi ro: Mất đi quyền lợi được khấu trừ thuế, bị thanh tra và phạt hành chính.
• Cách phòng tránh: Dùng các phần mềm kế toán đơn giản, có thể là Excel hoặc những phần mềm Nhật Bản phổ biến để lưu lại mọi chứng từ, hóa đơn và đối chiếu với ngân hàng hàng tháng.

Nộp thuế muộn hoặc không nộp

• Rủi ro: Bạn sẽ phải nộp thêm lãi phạt, bị truy thu thuế ảnh hưởng tới hồ sơ vay vốn trong tương lai.
• Cách phòng tránh: Đặt lịch nhắc nhở quyết toán và nộp trước thời hạn. Khi có khó khăn tài chính, bạn có thể liên hệ với chi cục thuế để xin hỗ trợ hoặc chia nhỏ khoản nợ. Tuy nhiên bạn không nên lạm dụng điều đó quá nhiều.

Không tham gia bảo hiểm đầy đủ

• Rủi ro: Thiếu bảo hiểm y tế hoặc lương hưu gây rủi ro lớn cho sức khỏe và tương lai của bạn.
• Cách phòng tránh: Đăng ký bảo hiểm y tế quốc dân và bảo hiểm lương hưu quốc dân khi ở Nhật. Nếu trước đó bạn là nhân viên công ty và đã được đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, hãy hỏi rõ thủ tục chuyển đổi trước khi đăng ký kinh doanh cá nhân.

Khi nào bạn nên tìm chuyên gia?

Khi gặp vấn đề chưa biết, bạn có thể liên lạc với các chuyên gia để nhờ họ tư vấn về con đường tiếp theo. Câu trả lời cho câu hỏi “Khi nào nên tìm chuyên gia” chính là khi doanh thu của bạn đã tăng ổn định, bạn có một nguồn thu nhập nhất định hoặc muốn chuyển sang hình thức làm công ty, hãy tìm tới Chuyên gia thuế (税理士) để giảm tối đa mức thuế bạn phải nộp và Luật sư/Thư ký hành chính (弁護士/行政書士) khi có vấn đề về tư cách lưu trú hay hợp đồng phức tạp.

Một số mẫu câu và từ vựng tiếng Nhật hữu ích

Một số từ vựng cần thiết với freelancer

• 資格外活動許可 (Shikakugai Katsudō Kyoka): Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (xin trước khi làm thêm/trái ngành). Thường du học sinh hoặc người phụ thuộc xin để được làm thêm.
• 個人事業主 (Kojin Jigyonushi): Cá nhân kinh doanh (freelancer mở hoạt động), hợp thức hóa khi khai thuế.
• 開業届 (Kaigyō Todoke): Thông báo bắt đầu kinh doanh (nộp tại sở thuế địa phương).
• 青色申告 / 白色申告 (Aoiro Shinkoku/Shiroiro Shinkoku): Khai xanh/Khai trắng khi quyết toán thuế.
• 適格請求書 (Tekikaku Seikyūsho): Hóa đơn đủ điều kiện (theo hệ thống hóa đơn mới).
• 業務委託契約 (Gyōmu Itaku Keiyaku): Hợp đồng dịch vụ, dạng hợp đồng phổ biến cho freelancer.
• 源泉徴収 (Gensen Chōshū): Khấu trừ thuế tại nguồn (thường khi công ty trả cho cá nhân).
• 確定申告 (Kakutei Shinkoku): Quyết toán thuế hằng năm.
• 所得税 (Shotokuzei): Thuế thu nhập cá nhân.
• 住民税 (Jūminzei): Thuế cư trú địa phương.
• 国民健康保険 (Kokumin Kenkō Hoken): Bảo hiểm y tế quốc dân.
  国民年金 (Kokumin Nenkin): Niên kim quốc dân (bảo hiểm lương hưu).
• 廃業届 (Haigyō Todoke): Giấy thông báo ngừng kinh doanh.

Những mẫu câu hữu dụng

• この仕事は在留資格の範囲内ですか？ (Kono shigoto wa zairyū shikaku no hani nai desu ka?)
  → Công việc này có nằm trong phạm vi tư cách lưu trú không?

• 源泉徴収はありますか？ (Gensen chōshū wa arimasu ka?)
  → Khoản thanh toán này có bị khấu trừ thuế tại nguồn không?
  
• 見積書を送っていただけますか？ (Mitsumori-sho o okutte itadakemasu ka?)
  → Anh/chị có thể gửi cho tôi báo giá không?
  
• 請求書を発行してもよろしいでしょうか？ (Seikyūsho o hakkō shite mo yoroshii deshō ka?)
  → Tôi có thể phát hành hóa đơn cho khoản thanh toán này không?
  
• 振込予定日を教えていただけますか？ (Furikomi yoteibi o oshiete itadakemasu ka?)
  → Anh/chị có thể cho tôi biết ngày dự kiến chuyển khoản không?

Kết luận

Làm freelance ở Nhật là một hành trình tự do nhưng vẫn trong khuôn khổ. Bạn có thể tự do chọn việc, tự do quản lý thời gian và nơi làm việc nhưng vẫn phải kỷ luật trong việc tuân thủ luật lệ của đất nước Nhật Bản về phạm vi công việc, sổ sách, chứng từ, thuế hay hóa đơn. Khi bạn đã hiểu rõ luật pháp và biết mình được phép làm gì theo tư cách, thông báo hoạt động đúng thủ tục và xây dựng một hệ thống hợp đồng – hóa đơn – sổ sách bài bản, hợp lý thì mỗi dự án bạn nhận không chỉ mang lại thu nhập mà còn tích lũy cho thương hiệu của bạn sự uy tín và lịch sử thuế minh bạch. Đây là hai loại “tài sản vô hình” cực kỳ quan trọng để bạn nâng tầm giá trị doanh nghiệp và mở rộng phạm vi khách hàng về lâu dài. 

Đừng vội vàng vì những lợi ích trước mắt. Hãy bắt đầu từ những bước đi nhỏ đầu tiên: kiểm tra tư cách lưu trú cẩn thận, nộp thông báo khởi nghiệp kinh doanh, soạn mẫu hợp đồng, chọn phương án khai xanh và kiên trì chuẩn hóa quy trình làm việc của bạn. 

Hiểu sâu và chuẩn bị kỹ lưỡng từng bước một, bạn sẽ thấy con đường freelance ở Nhật không hề mơ hồ và khó khăn, mà đó là một công việc rõ ràng, khả thi, bền vững và rộng mở cho tất cả mọi người.